After 5 EventsЧто на самом деле значит «своими силами»
Провести мероприятие самому — это не значит расставить стулья. Это значит: найти площадку и договориться об условиях, заказать кейтеринг и уточнить время подачи, снять ведущего или диджея, проверить, есть ли в зале микрофон и кто его включает, составить тайминг вечера, разослать его всем, кто должен появиться в нужное время, и в день мероприятия быть тем человеком, к которому подходят с вопросами. Если что-то идёт не так — звук пропал, гости пришли раньше, официанты опаздывают — решать будете вы, во время своего же корпоратива.
Для небольшого мероприятия в знакомом месте это выполнимо. Для чего-то большего — уже риск.
Где кончается «сами» и начинается подрядчик
Граница проходит там, где появляется сцена, несколько поставщиков и необходимость координировать их в один день.
Если нужен свет, звук, экран для презентаций — это уже три разных человека, каждый со своим графиком монтажа. Если площадка пустая и её надо одеть — добавьте декоратора. Если программа длиннее двух часов и в ней выступления, конкурсы, смена блюд — кто-то должен вести тайминг и знать, кому дать знак. Организатор может попытаться делать это сам, но тогда он проведёт вечер с телефоном в руке, а не с коллегами.
Вторая граница — риск. Если микрофон не работает в ресторане на тридцать человек, неловко, но поправимо. Если звук пропадает на сцене перед сотней гостей в середине выступления директора — это уже инцидент, и его надо было предотвратить за три часа до начала, на звукопроверке.
Два типа агентств, которые выглядят одинаково на сайте
Есть агентство, которое планирует мероприятие, собирает пожелания, составляет смету и затем отправляет бриф субподрядчикам, с которыми никогда не работало вместе. Оно зарабатывает на каждой строке, часто не называя наценку. Вы платите за координацию, но в день мероприятия бригада, которая пришла ставить звук, видит площадку в первый раз, а человек, который должен был всё свести, находится в другом городе.
Есть другой тип: бригада, которая сама даёт расчёт, сама строит, сама ведёт вечер. Одни и те же люди монтируют свет утром и управляют им вечером. Звукорежиссёр, который настраивал микрофоны, стоит за пультом во время программы. Если что-то идёт не по плану, решение принимает тот, кто знает, как эта площадка устроена, потому что он её собрал.
Разница не в цене — она часто сопоставима. Разница в том, что происходит, когда план встречается с залом.
Откуда берётся стоимость и что на неё влияет
Самая большая статья — это не оборудование, а люди и время. Монтаж света в зале с низкими потолками занимает три часа, с высокими и сложной развеской — восемь. Если площадка в центре Таллинна, бригада приезжает один раз. Если она в полутора часах от города, добавьте ещё одну поездку на звукопроверку и заложите топливо.
Количество приборов растёт не от амбиций, а от задачи. Подсветить сцену — четыре прибора. Выделить светом три зоны, сделать динамику под музыку и отдельно осветить фуршетную — уже пятнадцать. Если в программе видео, нужен проектор и экран. Если выступает группа, нужна линия для инструментов, а это другой комплект.
Сэкономить можно, если честно назвать, что необходимо, а от чего можно отказаться. Декоративный свет красив, но если бюджет ограничен, а программа важна — сначала звук, потом всё остальное.
Ваш вечер: гость или диспетчер
Если вы организуете сами, вы проведёте мероприятие в режиме дежурного. К вам подойдут с вопросом про wifi, про время подачи десерта, про то, когда начинать следующий блок. Это не обязательно плохо, если вы к этому готовы, но это точно не отдых.
Если вы наняли агентство-посредника, у вас будет контактное лицо, но в день мероприятия этот человек тоже будет координировать несколько бригад, которые не привыкли работать вместе.
Если вы наняли бригаду напрямую, вечером вы гость. Тайминг ведёт тот, кто его вёл сто раз. Звук регулирует тот, кто его настроил. Свет меняется по программе, которую обсудили заранее. Вопросы решаются без вас, потому что их решает тот, кто знает, где лежит запасной кабель.
Что решить до звонка
Прежде чем звонить кому-либо — агентству или бригаде — ответьте на три вопроса.
Первое: сколько человек и что происходит в зале. Не «корпоратив», а конкретно: выступает ли кто-то, нужна ли музыка фоном или для танцев, будет ли показ видео, сколько длится программа.
Второе: площадка своя или вы её ищете. Если своя — есть ли там штатный звук, кто его обслуживает, можно ли подвесить приборы. Если ищете — решите сначала город и примерное число гостей, остальное можно уточнить.
Третье: кто в день мероприятия отвечает за то, чтобы всё шло по плану. Если вы хотите быть гостем — вам нужна бригада, которая ведёт вечер. Если готовы координировать — можно нанять отдельно звук, свет и ведущего, но тогда закладывайте время на то, чтобы свести их всех за день до.
Это пишет бригада After 5 Events — та, что приезжает в семь утра с грузовиком, находит розетки, вешает свет и остаётся до двух ночи, пока последний кейс не вернётся обратно. Мы не планируем мероприятия за вас, но если вы уже знаете, что нужно, мы строим зал и ведём вечер своими людьми.