Agentuur või ise: aus võrdlus

Mis jääb korraldaja enda teha niikuinii

Isegi siis, kui agentuur on peal, ei kao otsused kuhugi. Eelarve kinnitamine, menüü valimine, külaliste arvu kinnitamine ja kellaaeg — need on alati kliendi käes. Agentuur küsib neid asju, aga ei otsusta nende eest.

Ka õhtu sisu jääb korraldaja enda kanda. Kui tahad kõnet, siis keegi peab selle pidama või kirjutama. Kui tahad meeskonnale aktiviteeti, siis keegi peab otsustama, millist. Logistika eest saab maksta; sisu eest ei saa.

Küsimus pole siis mitte see, kas ise teha või mitte. Küsimus on see, milliste otsuste jaoks võtad endale abikäe ja milliste jaoks mitte.

Kui ruum on lihtne

Restoran koos köögiga, ettevalmistatud saal, hotelli konverentsiruum — need ruumid on tehtud selleks, et seal saab korraldada ilma vahendajata. Menüü on olemas, toolid on olemas, valgus põleb, heli toimib. Helistad, lepid kokku, kinnitad numbrid, tuled kohale.

Siin pole agentuuri vaja. Pole mõtet maksta kellelegi selle eest, et ta edastab sinu soovi kohale, kus sina nagunii ise helistad. Mõistlik on rääkida otse kohaga, küsida küsimused ise ära ja jätta vaheaste ära.

See kehtib umbes seitsekümne inimeseni ja seni, kuni sul pole kavas midagi, mida koht ise ei paku. Kui tahad DJ-d või bändi ja koht seda ei anna, siis tuleb hakata otsima. Kui tahad kaunistust, mida seal pole, siis tuleb osta või tellida. Aga kui üritus ise mahub kohta, nagu ruum on, siis mahutad ise ka.

Kui ruum tuleb ise üles ehitada

Üritus tühjas saalis on teine töö. Lae kõrgus määrab, kuhu valgustid ripub. Akustika määrab, kus kõlarid peavad olema. Elektrikilbi asukoht määrab, kust pikendusjuhtmed tulevad. Laadimisala määrab, millal hommikul tuleb alustada, et õhtuks valmis olla.

Siin jõuad esimest korda kohta, kus ise tegemine nõuab rohkem kui aega. See nõuab teadmist, mida sa tõenäoliselt ei oma. Kas see lagi kannab riputust? Kas see vool kannab seda lintarmateeri? Kui kaugel peab kõlar olema, et kõne kuulda aga ei karju?

Saad osta seda teadmist tükkhaaval. Rentida valgustid, rentida lava elemendid, rentida heli, küsida igaühelt eraldi, kuidas ühendada, millal kohale tuua, millal tagasi viia. Selleks kulub sul umbes kaks nädalat — mitte töönädalat, vaid kalendrinädalat, milles sa ka muud teed. Ja õhtul ikkagi läheb keegi paika panema, ning see keegi pole sa, sest sul on külalisi vastu võtta. Palgad heliinseneri või võtad riski, et paneb viltu.

Või annad selle töö kellegi kätte, kes on seda teinud sada korda ja teab, mis mahub kuhu.

Kahe liiki agentuur

Agentuur tähendab kahte erinevat asja.

Esimene on planeerija, kes küsib sinu soovid ära, teeb pakkumised mitmelt alltöövõtjalt, paneb marginaali peale ja saadab sulle arve. Õhtul tulevad firmad, keda pole kunagi näinud koos töötamas, panevad igaüks oma asja üles ja lahkuvad. Koordineerijaks on kas sina või keegi, kellele agentuur leidis kontakti samal põhimõttel.

Teine on meeskond, kes tuleb ise. Hindavad ruumi, sest nemad riputavad valgustid. Teevad pakkumise, sest nemad ostavad riist. Tulevad ise kohale, sest nemad panevad üles. Ja jäävad õhtuks, sest nemad keeravad nuppu, kui midagi läheb valesti.

Esimese eelis on see, et ta tegeleb paberitega ja sina ei pea. Teine eelis on see, et kellelgi on huvi, et töö toimiks, sest nende nimi on uksel.

Kus sa ise õhtul oled

Siit tuleb kolmas otsus, mida alguses ei märka: kas oled õhtul külaliste juures või varustuse juures?

Kui teed ise ja mingit asja ei toiminud, siis sa lahendad. Lähed mikrofonile järele, küsid, kus valgus keeratakse, valid uue lugu, kui eelmine ei töötanud. Teed seda kõike nende inimeste ees, kes tulid sinu kutsel.

Kui oled palganud planeerija, kes edastas tellimuse, aga ei jää kohale, siis helistad sa temale, tema helistab alltöövõtjale, alltöövõtja ütleb, et tuleb poole tunni pärast. Õhtu jookseb.

Kui kohal on meeskond, kes riputas valgustid ise, siis on seal ka inimene, kes teab, milline nurk vastutas mille eest, ja läheb asja õgima enne, kui sina jõuad märgata.

See pole abstraktne kvaliteedilubadus. See on küsimus, millise õhtu sa endale jätad.

Kes seda juhendit kirjutab

See tuleb meist — After 5 Events meeskonnast, kes hommikul veoki peale laob ja õhtul tagasi paneb. Me ei planeerib teiste jaoks, vaid ehitame ise üles. Kui midagi läheb valesti, siis parandame ise, sest me oleme seal.

Otsus, mis jääb

Enne helistamist otsustad kaks asja: kas ruum nõuab ehitamist või mitte, ja kas tahad õhtul ise asju ajada või mitte. Kui ruum on lihtne ja külalisi vähe, siis korraldad otse kohaga. Kui ruum on tühi või tehniline, siis vajad kedagi, kes teab, mida kuhu. Ja kui vajad kedagi, siis otsustad, kas tahad planeerijat või meeskonda.

See otsus on tehtud enne, kui hinda küsid. Hind järgneb valikule, mitte vastupidi.