After 5 EventsСначала — формат участия, потом зал
Половина команды в Таллинне, остальные удалённо или в другой стране. Конференция либо гибридная с самого начала, либо присутственная с видеозаписью — но не наоборот. Livestream добавляют не в день мероприятия: он требует отдельной камеры, отдельного микшера, отдельного человека и проверки канала до первого доклада. Если удалённая аудитория может задавать вопросы, в зале должен быть модератор с ноутбуком, который видит чат.
Зал выбирают под это решение. Комната на тридцать человек с одним проектором работает для локальной встречи, но разваливается, когда половина смотрит через Zoom и не слышит вопросы из зала.
Звук и экран — это то, что оценивает ваша аудитория профессионально
Разработчики и продактменеджеры замечают плохой звук в первые тридцать секунд и запоминают его на весь день. Петличный микрофон, который хрипит, слайды, которые не читаются с третьего ряда, и докладчик, который отворачивается от микрофона — это три способа потерять внимание.
Вам нужны: петличные микрофоны по числу одновременных спикеров плюс один ручной для вопросов из зала, экран или проектор с разрешением, которое читается с последнего ряда, и звукорежиссёр, который сидит в зале весь день. Не у сцены — в середине аудитории, где слышно то же, что слышат гости.
Если конференция на английском, что обычно, микрофоны настраивают под голоса с акцентом. Это не очевидно, пока кто-то не начал говорить.
Переходы между докладчиками — это место, где программа ломается
Программа на шесть докладчиков умещается в четыре часа, если каждый переход занимает две минуты. Он занимает пятнадцать, если у каждого свой ноутбук, свой формат слайдов и свои настройки микрофона.
Что сокращает время: все презентации заранее на одном компьютере, подключённом к проектору; микрофоны, которые не надо каждый раз заново надевать; один человек, который переключает слайды по знаку спикера, а не сам спикер с кликером, который сел.
Что его увеличивает: живые демо с переключением между экранами, видео, которое не проверили до начала, и любой доклад, который зависит от интернета в зале.
Кофе-брейки закладывают в расписание, но забывают заложить в зал
Перерыв на двадцать минут работает, если люди могут выйти из аудитории, взять кофе и вернуться, не теряя место и не перекрывая проход. Это требует: стол с кофе вне комнаты, достаточно стульев, чтобы треть могла встать, и коридор, который не превращается в очередь.
Если конференция идёт до обеда, обед планируют не в той же комнате. Люди устали сидеть.
Вечерняя часть — это отдельное мероприятие с той же бригадой
День закончился, все устали, половина уже мысленно уехала. Вечер — это либо продолжение с едой и музыкой, либо его нет. Сидячий ужин с речами после шести часов докладов — это способ гарантировать, что половина уйдёт до десерта.
Что работает: переход в другое пространство или хотя бы убранные стулья, еда, которую можно брать стоя, музыка, под которую не обязательно разговаривать. Диджей, который ставит фон в начале и поднимает громкость к десяти, когда остались те, кто хочет остаться.
Что не работает: долгие тосты, обязательная развлекательная программа, всё, что называется тимбилдингом и требует участия.
Гибридный формат вечером почти невозможен
Удалённая команда видела доклады, это технически решаемо. Удалённая команда смотрит, как локальная команда ужинает и танцует — это просто неловко. Livestream вечерней части имеет смысл только если для удалённых запланирована параллельная активность: квиз в Zoom, конкурс в чате, что-то, что происходит с ними, а не транслируется в одну сторону.
Чаще разумнее записать highlights и выложить на следующий день.
Два вида подрядчика
Один планирует программу и пересылает бриф субподрядчикам: звуковикам, которых он нанял на день, кейтерингу, с которым работает впервые. Он зарабатывает на каждой строке сметы, и его люди встречаются утром у входа.
Другой — это бригада, которая приезжает, строит, озвучивает и разбирает сама. Тот же человек, который дал цену за звук, стоит за пультом. Тот же, кто обещал livestream, настраивает камеру.
Разница не в цене. Она в том, кто отвечает, когда микрофон сел в середине доклада.
Этот гид написала команда After 5 Events — та часть компании, которая строит залы и ведёт мероприятия. Не планировщики, которые передают бриф дальше; бригада, которая выгружает кейсы в семь утра и грузит их обратно в два ночи.
Что решить до звонка
Формат участия: только локально, гибридная конференция или запись. Примерная дата и число гостей в зале. Есть ли вечерняя часть и должна ли она быть в том же месте. Бюджет, который выглядит разумным в отчёте — потому что фаундер прочитает каждую строку.
Остальное обсуждается, когда понятно, какую комнату искать.