After 5 EventsМесто выбирается по крыше, питанию и потолку
Загородный центр летом бронируется в феврале или марте. К маю остаются даты, которые кто-то отменил, и площадки, где что-то не так. Что именно — узнаётся при осмотре.
Крыша. Эстонский июнь может дать двадцать градусов и солнце до одиннадцати вечера, а может дать четырнадцать и дождь. Шатёр ставится за день, стоит дорого, и всё равно нужен, если крытого зала нет. Амбар, усадебный зал, крытая терраса — всё, что держит сто человек под одной конструкцией, уже лучше.
Питание. Вечером играет диджей, работает свет, стоят экраны — всё вместе тянет больше, чем даёт розетка в стене. Если на участке нет трёхфазного ввода, придётся везти генератор, прокладывать кабель и закладывать на это половину дня и отдельную строку в бюджете. Спросите у площадки, сколько киловатт они дают и где щиток. Если ответа нет — там никто не ставил концерт, и первым разом лучше не быть вашим.
Потолок. Высота балки определяет, можно ли повесить свет так, чтобы он освещал людей, а не слепил их. Два с половиной метра — это склад. Четыре — уже можно работать. Если зал низкий, свет ставится на стойки по краям, и середина остаётся тёмной.
Удалённая половина команды подключается через экран, который они видят
Когда треть коллектива сидит в Таллинне, треть — в Польше, а остальные — где придётся, вечер строится вокруг того, что часть людей физически в другом месте. Игнорировать это — значит провести корпоратив для тех, кто приехал, и созвон для остальных.
Экран нужен такой, который виден с последнего ряда при свете, а не проектор, который выцветает, как только включается люстра. Светодиодная панель, широкоформатный дисплей на стойке — что угодно, что даёт яркую картинку при освещении зала. Камера направляется в зал, а не на сцену, и звук с микрофона идёт в трансляцию. Люди на экране должны видеть тех, кто говорит, а не затылки.
Часовые пояса. Если кто-то подключается из Азии, вечерняя программа в Эстонии для них — глубокая ночь. Решите заранее, идёте ли вы навстречу всем зонам или делаете вечер под Таллинн, а удалённым даёте запись утром. Второе честнее, чем программа в шесть вечера, которая неудобна всем.
Вечер начинается в момент, когда люди решают, приезжать или нет
Айти-компания обычно не страдает от бюджета. Она страдает от явки. Сотрудники молоды, заняты, работают удалённо, и у них нет обязательства провести субботу на корпоративе, если программа выглядит как презентация с фуршетом.
Что работает: музыка, которую можно не слушать, но которая хорошо звучит. Бар, а не стол с напитками. Свет, который меняет помещение. Активности, в которых можно не участвовать без чувства вины — настолки, аэрохоккей, зона у костра. Вечер, который позволяет разговаривать и не требует внимания к сцене.
Что не работает: долгая официальная часть. Речи, которые можно было отправить письмом. Программа, где нужно сидеть и смотреть. Игры, где объясняют правила в микрофон. Любая фраза "а теперь все делимся на команды".
Если планируется семейный формат, решите сразу: дети приезжают со взрослыми и находятся рядом весь день, или для них отдельная зона с аниматором. Смешанный формат, где дети формально приглашены, но программы для них нет, проигрывает обоим.
Звук и свет — это не опция, если вечером сто человек в одном помещении
В зале, где говорят и танцуют сто человек, шум голосов без усиления делает невозможным разговор дальше метра. Микрофон нужен не для того, чтобы было громче, а для того, чтобы было слышно. Колонки ставятся по углам или по длинным стенам, и звук распределяется так, чтобы у бара и у сцены громкость была примерно одна.
Если диджей играет со своей колонки, половина зала его не слышит, а вторая стоит в двух метрах от динамика и не может говорить. Профессиональный звук — это когда музыка есть везде и не мешает нигде.
Свет. Обычное освещение зала — потолочные светильники — превращает вечеринку в совещание. Цветной заливной свет, приборы на стойках, диммеры на основном освещении — минимум, который отделяет вечер от рабочего дня. Если бюджет позволяет, добавляется динамический свет — приборы, которые двигаются, строят лучи, меняют насыщенность.
Айтишники замечают технику. Если звук фонит, экран тормозит, свет мигает не в такт — это обсуждается в понедельник в чате. Если всё работает ровно, никто ничего не говорит, и это хороший знак.
Подрядчик, который пересылает заказ дальше, и подрядчик, чья бригада приезжает сама
Существуют два способа организовать техническую часть вечера. Первый: агентство принимает бриф, накидывает маржу на каждую строку и отправляет заказ субподрядчикам — одни привозят звук, другие — свет, третьи — экран. Координация остаётся на бумаге, а на площадке выясняется, что кабели не подходят и никто не знал про генератор.
Второй: команда, которая оценивает, грузит, монтирует, запускает и уезжает в два ночи, — одна и та же. Оборудование своё, люди работали вместе, и если что-то идёт не так, решение принимается на месте, а не через переписку.
After 5 Events — второй вариант. Бригада, которая отвечает на бриф, приезжает с грузовиком. Диджеи и музыканты — из того же юрлица, они знают звукорежиссёра и знают зал. Смета читается основателем, который подписывает счета и понимает, за что платит компания.
Что решить до звонка
Перед тем как звонить кому-либо, соберите три вещи: дату или две возможные даты, примерное число людей на месте и понимание, будет ли ночёвка. Это определяет тип площадки.
Дальше: нужен ли экран для удалённых, планируется ли диджей вечером, есть ли официальная часть длиннее двадцати минут. Из этого складывается техническое задание.
Последнее: кто едет смотреть место. Площадка выбирается не по фотографиям на сайте, а после того, как кто-то из организаторов провёл там полчаса, нашёл электрощиток, посмотрел на потолок и прикинул, где встанет грузовик.
После этого можно звонить.