After 5 EventsProbleem ei ole ruum, vaid järjestus
Konverents pole üks sündmus, vaid kaks: päevaprogramm ja õhtu. Esimene nõuab tööd enne ukseavamist — heli, pilt, valgus paika, iga sessiooni jaoks eelseadistus, livestream'i testimine — ja teine vajab detsibelle ja õiget tuju, kui päev on väsitanud. Enamik korraldajaid kulutab aega esimesele ja unustab, et teine pole kinnitatav kahe tunni ette.
Mis muutub, kui osa meeskonnast ei ole ruumis? Iga otsus peab läbima kahe vaatenurga testi: kuidas see näeb välja eesreas ja kuidas see näeb välja läbi ühe ekraani kodust. Heli, mida kohapeal keegi ei märka, võib kaugel olla kuulmatu. Slaid, mis saalis loetav, ei pruugi stream'is välja tulla.
Tehniline kontroll enne seda, kui keegi saabub
Load-in algab siis, kui ruum on veel tühi. Mitte hommikul enne esimest sessiooni, vaid eelmisel õhtul või tunde varem, sõltuvalt sellest, kui palju tuleb üles seada. Projektori asend, kõlarite paigutus ja mikrofonivahetuse kiirus määravad selle, kuidas päev voolab.
Iga ettekandja kasutab erinevat sülearvutit, erinevat slaidiformaati ja erineva loogikaga klikkijat. See tähendab, et vahetus peab toimima viie minutiga, mitte veerand tunniga. HDMI ja USB-C, kaks varukaablit, ja keegi, kes jälgib iga vahetust, mitte usaldab seda saali.
Livestream või salvestus tähendab kahte asja: stabiilset netti ja kellegi käes olevat kaadrit. Automaatne kaamera jätab vahele kõik esimesed kümme sekundit iga küsimuse järel. Keegi peab seda jälgima reaalajas.
Kaugtöötajad pole publik number kaks
Kui pool meeskonda vaatab ekraani kaudu, nad kuulevad kõike teravamalt ja näevad vähem. Heli peab olema puhas ruumis, aga stream'is ta korrutatakse — iga kohin, iga kaja tuleb välja. See ei tähenda paremat mikrofoni ruumi, vaid teistsugust ruumi: akustika, mis ei viska kõike seinte pealt tagasi.
Küsimused-vastused on kõige raskem osa. Keegi saalis küsib midagi ilma mikrofonita, ettekandja vastab, ja distantsist kuuleb pool lausest. Käsimikrofon peab liikuma, ja seda peab keegi käes hoidma.
Slaidid: kui need toimivad saalis, nad ei pruugi toimida stream'is, kus kirjasuurus kokku surutakse ja värvikontrastsus kaob. Test seda ette, kahel ekraanil, mitte arvutiekraanil.
Vaheajad on programmi osa, mitte paus
Kohvivaheaeg kell üksteist peab toimuma kell üksteist, mitte veerand üle. Kui eelmine sessioon venib, kõik järgmine nihkub, ja õhtusöök toimub ajal, mil inimesed on juba väsinud. See tähendab, et moderaator vajab kella ja õigust lõpetada küsimused.
Eine ei ole vaid toit. See on ainus hetk, kui inimesed räägivad omavahel, ja kui ruum on vale — liiga kitsas, liiga kaugel, katki voolav — see vestlus ei toimu. Arvutage ruutmeetrid peopesa kohta ja liikumistee lauda.
Õhtu on teine brief
Päev lõpeb kell kuus ja ametlik osa on läbi. Mis nüüd? Kui vastus on "läheme õhtusöögile restorani", siis kaugtöötajad logib välja ja õhtu kaotab poole osalusest. Kui vastus on DJ ja mingisugune põhjus jääda, siis meeleolu nihkub.
See ei tähenda sundi. IT-meeskond tunneb sundi ära esimesest lausest. See tähendab valikut: kes tahab, jääb, kes ei taha, ei pea. Aga need, kes jäävad, peavad leidma midagi muud kui tooli ja jutuajamist, mis vajub vaikseks pool tundi hiljem.
DJ töötab, kui heli on õige. Mitte foonil mürin, vaid midagi, mille peale saab liikuda, kui keegi tahab, ja mille kõrval saab rääkida, kui keegi ei taha. Detsibellid määravad tuju, mitte muusika.
Ühe agentsuse probleem
On kaks viisi seda korraldada. Esimene: broneeri eventifirma, kes planeerib ja edastab briefi edasi alltöövõtjatele, kellega nad pole kunagi koos töötanud, ja teenib igalt realt peale. Tulemus on korralik, aga iga viga läheb üle kahe vahendaja.
Teine: need, kes tsiteerivad, on samad, kes üles seavad, jooksevad heli ja on saalis, kui midagi läheb valesti. Mitte kiht, vaid meeskond. Ei ole vahendajat, kes edastab midagi valesti.
Erinevus ei paista broneerimisel. See paistub kell pool üheksa õhtul, kui projektor kustub ja keegi jookseb seda parandama, mitte helistab kellelegi, kes ei vasta.
Mida otsustada enne kõnet
Mitu sessiooni, kui palju kohti, kas livestream või salvestus. Kas õhtu on sama ruumis või mujal, ja mis kell see algab. Need on numbrid, mis muudavad hinnapakkumise, ja neid ei saa tagantjärele muuta.
Kui eelarve on heaks kiidetud kvartali kohta ja iga arve loetakse, siis see, mida vajate, on jaotus, mida saab põhjendada: heli, valgus, personal, livestream ja õhtuprogramm eraldi ridadel, mitte üks summa ilma selgituseta.
Kell seitse hommikul tuleb koormatega meeskond, leiab voolud, riputab valgustid ja on ikka veel kohal kell kaks, kui viimane kast läheb tagasi peale. See on After 5 Events. Mitte turundus, vaid inimesed, kes seda ehitavad.