After 5 EventsСначала формат, потом помещение
Большинство начинает с поиска площадки. Это ошибка. Помещение должно следовать за форматом, а формат определяется тремя вещами: сколько времени люди проводят стоя, есть ли выступающие и нужна ли сцена.
Если вечер начинается с короткой программы — речь руководителя, презентация результатов, награждение — понадобится микрофон, экран и место, откуда все это видно. Если после программы включается музыка и люди остаются до полуночи, помещение должно работать в двух режимах: сначала как зал, потом как пространство, где удобно стоять с бокалом. Если это просто вечеринка без программы, главное — акустика и расположение бара.
Решите это до звонка на площадку. Вопрос «а у вас есть сцена?» имеет смысл только если вы уже знаете, зачем она нужна.
Что на самом деле означает «у нас есть звук»
Почти каждое помещение утверждает, что звук у них есть. Уточните, что именно. Потолочный динамик для фоновой музыки — это не то, что выдержит диджея в пятницу вечером. Микрофон на стойке — не то, что нужно, если спикер ходит по сцене. Пульт в углу — бесполезен, если его некому настроить.
Задайте три вопроса: можно ли подключить собственный источник звука, где находится пульт и кто им управляет. Если ответ на последний вопрос — «вы сами», либо закладывайте время на обучение, либо привозите своего звукорежиссера.
Обычно проще и надежнее привезти всю технику с нуля. Тогда звук настраивается под помещение, а не подстраивается под то, что в нем осталось с прошлого мероприятия.
Свет — это не люстры
Если вечер включает программу или танцы, верхний свет не справится. Он либо слишком яркий для атмосферы, либо слишком тусклый для сцены. Сценический свет — это отдельная система, которую привозят, подвешивают и направляют.
Это занимает время. Монтаж света для зала на сто человек — от двух до четырех часов, в зависимости от высоты потолков и количества точек подвеса. Договоритесь с площадкой о доступе заранее: если зал открывается в шесть вечера, а гости приходят в семь, времени не хватит.
Уточните, есть ли в помещении фермы или точки крепления. Если нет — свет ставят на стойки, и это меняет планировку.
Электричество: мощность, а не розетки
Звук, свет и проектор потребляют больше, чем офисная техника. Недостаточно, чтобы в зале были розетки — нужно, чтобы сеть выдержала одновременную нагрузку.
Попросите у площадки схему электропитания или хотя бы информацию о том, сколько киловатт доступно в зале. Если помещение старое или находится в историческом здании, может понадобиться генератор. Его привозят, но это добавляет к бюджету и требует согласования с управляющим.
Если программа включает видео, уточните, где проектор будет стоять и откуда пойдет кабель. Удлинители через весь зал — это риск, что кто-то запнется, и гарантия, что картинка в какой-то момент пропадет.
График загрузки: кто приезжает и когда
В день мероприятия в помещение приедут несколько бригад: техника, декор, кейтеринг, возможно музыканты. У каждой — свое время сборки, и они могут мешать друг другу.
Составьте график доступа. Сначала — сцена и фермы, если они нужны. Потом — звук и свет. Декор — когда техника на месте. Кейтеринг — последним, за час-полтора до гостей. Если все приедут одновременно, половина времени уйдет на ожидание, пока кто-то другой освободит проход.
Узнайте у площадки, где находится грузовой вход, есть ли грузовой лифт и можно ли парковаться для разгрузки. Это мелочи, которые либо добавляют час к монтажу, либо отнимают его.
Два вида агентств
Существует два способа организовать техническую часть. Первый — агентство, которое принимает заявку, составляет смету и рассылает задачи субподрядчикам: одни привезут звук, другие — свет, третьи пришлют диджея, которого видят впервые. Агентство зарабатывает на каждой строке, но в день мероприятия его представителя в зале нет.
Второй способ — команда, у которой собственные склады, техники и артисты. Тот, кто составляет смету, знает оборудование лично. Тот, кто монтирует звук, останется до конца вечера. Диджей и звукорежиссер работали вместе раньше и понимают друг друга без объяснений.
Разница проявляется не в цене — она примерно одинакова — а в том, что происходит, когда что-то идет не по плану. В первом случае ответственность размывается между несколькими компаниями. Во втором — все вопросы решаются на месте людьми, которые знают и оборудование, и друг друга.
Что решить до первого звонка
Прежде чем связываться с кем-либо, зафиксируйте три вещи: формат вечера, количество гостей и бюджетный диапазон. Не точную сумму — диапазон, в котором можно двигаться.
Решите, будет ли программа, и если да — сколько человек выступает и как долго. Это определяет, нужна ли сцена, экран и сколько микрофонов.
Решите, что происходит после программы. Если люди расходятся — одно. Если остаются танцевать до часу ночи — совсем другое, и это меняет требования к звуку, свету и планировке.
Решите, кто отвечает за координацию в день мероприятия. Если это вы — закладывайте время. Если внешний координатор — уточните, входит ли это в услугу или оплачивается отдельно.
Те, кто пишет этот текст — бригада After 5 Events, те самые люди, которые приедут в семь утра, найдут силовую, повесят фермы и уедут в два ночи, когда последний кейс вернется в машину. Сейчас перед вами выбор: организовывать каждую часть отдельно или позвонить тем, кто соберет весь вечер под одной ответственностью. Второе быстрее и безопаснее. Но прежде чем звонить кому-либо, решите формат.