After 5 EventsДата и площадка — до всего остального
Последние две пятницы декабря и первая января уходят к августу. Если компания хочет конкретный день — бронируйте зал, не дожидаясь утверждения бюджета. Отменить проще, чем объяснять, почему корпоратив в среду.
Площадка диктует всё: сколько гостей поместится за столами, где встанет сцена, откуда идёт питание. Уточните три вещи сразу:
- Вмещаемость при рассадке за столами — не при коктейле стоя.
- Есть ли сцена или подиум, и если нет — можно ли привезти.
- Что входит в «техническое оснащение». Часто это потолочный динамик и проектор — не то, что нужно для живой музыки.
Тайминг вечера
Пять часов — стандартный корпоратив. Гости приходят к семи, ужин до десяти, музыка до часу ночи. Проблема всегда одна: ужин затягивается, речи идут слишком долго, музыка начинается поздно, и половина зала уже ушла.
Постройте вечер от конца. Если танцы должны начаться в десять, ужин заканчивается в половину десятого, речи — не позже девяти. Музыканты приезжают за час до выступления для звуковой проверки; если зал ещё занят гостями, проверка не состоится, и первая песня станет пробой звука при всех.
Звук для речей и звук для музыки — не одно и то же
В пустом зале слышно всё. В полном, когда сто человек разговаривают за столами, встроенные динамики теряются через три метра. Речь гендиректора должна быть слышна в дальнем углу — для этого нужны микрофоны, пульт и колонки, расставленные под акустику конкретного помещения.
Если площадка говорит «у нас есть звук» — уточните, что именно. Один ручной микрофон и колонка у сцены работают для караоке в баре, но не для official программы на сто гостей. Тот же пульт, который ведёт речи, потом переключается на музыку — если это делает один человек, переход занимает минуту, если разные подрядчики встречаются впервые, переход занимает двадцать.
Свет
Если в зале люстры и больше ничего — вечер выглядит как продолжение ужина. Свет не украшение; свет говорит гостям, что программа сменилась.
Минимум: приглушить общий свет, подсветить сцену, добавить цвет на танцпол. Если площадка не предоставляет управляемый свет — его привозят. Установка занимает пару часов, поэтому монтаж идёт днём, до прихода гостей.
Музыка — живая или диджей
Живая группа звучит громче, требует сцену и звуковую проверку, работает сетами по сорок минут с перерывами. Диджей компактнее, гибче по времени и держит танцпол без пауз.
Часто делают комбо: живая музыка на час-полтора, потом диджей до закрытия. Если площадка далеко от города — уточните, входит ли трансфер музыкантов в стоимость или считается отдельно.
Бронируйте музыку сразу после площадки. Декабрь — три выступления за вечер для любой приличной группы, и расписание заполняется месяца за два.
Кейтеринг и бар
Большинство площадок работают либо со своей кухней, либо с эксклюзивным подрядчиком — внешний кейтеринг запрещён договором. Выясните это до подписания.
Бар — отдельная статья. Открытый бар звучит щедро и съедает бюджет к половине одиннадцатого; лимит на человека или винная карта по меню даёт контроль. Если гости сами платят за крепкое — предупредите заранее, чтобы избежать сцен у стойки.
Декор: когда он нужен и когда нет
Красивая площадка не требует декора. Зал с белыми стенами и линолеумом — требует. Ёлка, гирлянды, текстиль на столах, входная зона — всё это либо поставляет площадка, либо привозит декоратор, либо не появляется вообще.
Декор монтируется днём. Если приходит несколько подрядчиков — свет, звук, декор, кейтеринг — кто-то координирует доступ и порядок сборки. Обычно это либо менеджер площадки, либо человек от продакшена, который ведёт весь вечер.
Один подрядчик или несколько
Можно собрать вечер из отдельных поставщиков: площадку нашли сами, музыкантов через знакомых, свет через интернет, звук предоставит venue. К вечеру приезжают люди, которые друг друга не знают, работают на разном оборудовании и выясняют, кто за что отвечает, уже при гостях.
Можно работать с продакшеном, чья бригада делает всё: привозит звук, вешает свет, ставит сцену, ведёт вечер от начала до конца. Разница не в цене — разница в том, что оборудование совместимо, люди знают, кто ставит первым, и если что-то идёт не так, решает один человек, а не чат из пяти номеров.
After 5 Events — это вторая модель. Та же бригада, которая даёт коммерческое, строит зал и остаётся до последнего кейса.
Что решить до звонка
Дата. Примерное количество гостей. Город или район, если площадка ещё не выбрана. Нужна ли живая музыка. Есть ли речи, награждения, презентация — всё, что требует микрофона и экрана.
Остальное уточняется в разговоре, но эти четыре пункта определяют, с чего начинается планирование и сколько времени на него есть.