After 5 EventsКрыша решается первой
Эстонская погода в июне ненадёжна. Дождь идёт каждый третий день, и компания из сорока человек, стоящая под навесом, пока ведущий кричит через ветер — это не летние дни, это инцидент.
Площадка с закрытым залом стоит дороже. Площадка с большим шатром тоже. Поляна без крыши дешевле, но тогда нужен запасной план: куда переносится вечерняя часть, если с двух часов дня льёт. Этот вопрос задаётся площадке на первом звонке, потому что ответ меняет весь бюджет.
Сколько времени до дня Х
Если выезд в конце июня, бронировать начинают в феврале. Если в августе — в марте ещё есть варианты. Усадьбы и центры отдыха с ночёвкой уходят быстрее, чем однодневные базы, потому что спрос на них выше, а мест меньше.
После того как площадка забронирована, остаётся организовать: транспорт, активности днём, вечернюю программу и техническую сторону вечера. Транспорт и активности можно закрыть за месяц. Техника — звук, свет, сцена — требует выезда на площадку и согласования с её администрацией, поэтому её закладывают на шесть недель минимум.
Что спросить у площадки сразу
Не все площадки одинаковы, и не все называют одно и то же одним словом. Вот что выясняется до подписания:
- Есть ли закрытое помещение для вечерней программы. Шатёр считается, если у него стены и пол. Навес — нет.
- Сколько человек помещается в этом зале, если там стоит сцена, стол для диджея и люди танцуют.
- Какая мощность электросети. Если администратор не знает цифру в киловаттах, значит, электрик площадки должен присутствовать при монтаже.
- Можно ли завозить оборудование своим транспортом и когда. Некоторые усадьбы не пускают грузовики на газон.
- Во сколько заканчивается аренда. Если в полночь, то демонтаж начинается в полночь, и вечер заканчивается раньше.
- Кто убирает утром. Если площадка, то это часть аренды. Если вы, то это отдельная статья.
Звук, свет и сцена: чего там нет
Большинство загородных площадок пишут в описании «есть звук». Это обычно означает колонку, микрофон и пульт, которым никто не умеет пользоваться. Для фуршета хватит. Для вечера с диджеем и танцами — нет.
Диджею нужна акустика, которая держит низ, пульт, который он знает, и свет, синхронизированный с музыкой. Живой группе нужна сцена — не подиум, а конструкция, на которую можно поставить барабаны и усилители, — плюс мониторы, чтобы музыканты слышали себя. Всё это завозится.
Если площадка в часе езды от Таллинна, бригада приезжает утром в день мероприятия. Если в трёх часах, то накануне вечером. Монтаж занимает от трёх до пяти часов в зависимости от того, что строится.
Программа и люди, которые её ведут
Две модели. Первая: агентство составляет программу, потом ищет подрядчиков на каждый пункт — звук у одних, ведущий у других, диджей у третьих — и берёт процент с каждой строки. Никто из этих людей раньше вместе не работал, и на площадке они встречаются впервые.
Вторая: бригада, которая строит сцену, ставит свет и ведёт звук, и музыканты или диджеи, с которыми эта бригада работает каждые выходные, приезжают одной командой. Саундчек занимает двадцать минут, потому что все знают, что делают. Если что-то идёт не так, решение принимается на месте, без звонков координатору.
Разница проявляется не в презентации. Она проявляется в том, как быстро устраняется проблема, когда микрофон замолкает за минуту до тоста.
Семьи, дети и два параллельных графика
Если летние дни с семьями, программа делится на детскую и взрослую, и это решается на этапе площадки. Детям нужна отдельная зона: аниматоры не работают в том же шатре, где взрослые слушают выступление директора. Вечером, когда начинается часть с алкоголем и громкой музыкой, дети либо уже спят в номерах под присмотром, либо их увезли родители, которые уехали раньше.
Это меняет логистику: нужно два автобуса или автобус, который ходит по расписанию.
Еда, алкоголь и утро после
Площадка часто настаивает на своём кейтеринге. Это прописано в договоре аренды, и обсуждению не подлежит. Если можно завозить своё, это дешевле, но требует холодильника, посуды и человека, который следит за столом.
Алкоголь: или ограниченный бар, где каждому выдаётся определённое количество напитков, или открытый, где люди берут сколько хотят. Второе удобнее для гостей и дороже для компании. Третье решение: бар работает до определённого часа, потом закрывается.
Утром нужен завтрак и трезвый водитель. Если автобус заказан на десять утра, а половина людей встала в девять, они сидят голодные и злые. Завтрак должен быть накрыт к девяти, и его время согласуется с площадкой заранее.
Что решить, прежде чем звонить кому-либо
Дата. Количество человек — точное, не примерное, потому что от этого зависит автобус и зал. Бюджет: хотя бы диапазон, потому что предложение для тридцати человек с ночёвкой в усадьбе и для ста человек одним днём на базе отдыха — это разные документы.
Если программа вечером включает живую музыку, диджея или ведущего, это называется сразу. Если техника завозится, площадка должна об этом знать до того, как договор подписан.
Это пишет бригада After 5 Events — те, кто приезжает в семь утра, находит электрощиток и уезжает после двух ночи, когда последний кейс погружен обратно.