After 5 EventsПервый разговор с руководством — три вопроса, от которых зависит всё остальное
Прежде чем искать площадку или обзванивать подрядчиков, выясните три вещи. Сколько человек придёт — не примерно, а минимум и максимум, потому что разница между семьюдесятью и ста десятью меняет и помещение, и бюджет, и саму логику вечера. Какой бюджет — и прямо сейчас узнайте, входит ли в него еда, или еда оплачивается отдельной строкой. И что именно должно произойти: ужин с речами, вечеринка с диджеем, тимбилдинг на природе — от ответа зависит, кого вы вообще будете искать.
Запишите ответы в документ, который будет жить до самого мероприятия. Не в переписке, не в голове — в одном файле, куда вы будете добавлять каждое новое решение и каждую договорённость.
Площадка — что спросить до того, как вы её забронируете
Площадка решается раньше всех остальных подрядчиков, потому что она диктует, что вообще возможно. Спросите: какая максимальная мощность для подключения оборудования, есть ли отдельный вход для загрузки техники, во сколько можно начать монтаж и во сколько помещение нужно освободить. Последнее называется curfew — время, после которого музыка и работа прекращаются, и его нарушение стоит денег или скандала.
Узнайте, что входит в аренду: мебель, посуда, базовый свет. Если микрофон или проектор «есть», уточните модель — «есть» не значит «работает под вашу задачу». Спросите, с какими техническими службами или кейтерингом они работают постоянно, и возьмите контакты. Постоянное сотрудничество означает, что люди знают, где розетки, как заносить конструкции и кому звонить, если что-то пошло не так.
Словарь — пять терминов, которые встретятся в любом разговоре с подрядчиками
Райдер — список того, что нужно исполнителю или технической службе: какие микрофоны, сколько розеток, какой свет, где переодеться. Всегда спрашивайте райдер заранее и всегда передавайте его площадке.
Load-in — время загрузки и монтажа оборудования. Если мероприятие начинается в семь вечера, load-in может быть назначен на два часа дня. Техника собирается, проверяется, настраивается — это не пятнадцать минут.
Run-sheet — поминутный план вечера. Во сколько гости приходят, во сколько начинается ужин, когда выступает директор, когда включается музыка. Его составляете вы, его получают все подрядчики, и он должен быть записан, а не пересказан устно.
Sound check — проверка звука перед началом. Музыкантам, ведущим, всем, кто будет говорить в микрофон, нужно время до прихода гостей, чтобы настроить уровни и понять, как звучит помещение.
Curfew — уже назвали выше, но повторим: жёсткое время окончания. Его диктует либо площадка, либо район, либо закон. Его нельзя сдвинуть улыбкой.
Техническая часть — кто что привозит и как понять, что вам нужен продакшн
Если у вас пятьдесят человек, ужин и пара речей — скорее всего, справитесь сами. Если больше ста человек, живая музыка или диджей, сложный свет, экраны, видео — это уже работа для технической бригады.
Существует два типа агентств. Первый — планирует мероприятие и пересылает ваш бриф субподрядчикам, с которыми сам видится впервые в день монтажа, зарабатывая на каждой строке. Второй — это собственная бригада, которая сама даёт смету, сама привозит технику, сама собирает конструкции и сама работает вечером. Разница не в цене. Разница в том, что во втором случае звонок во время мероприятия идёт человеку, который стоит у пульта, а не тому, кто переадресует его дальше.
Когда понимаете, что выходите за рамки своих компетенций, это не провал. Это информация, и чем раньше она пришла, тем лучше.
Что должен содержать первый звонок в продакшн — и что вы должны услышать в ответ
Подготовьте: дату, количество гостей, адрес площадки, формат вечера (ужин, вечеринка, презентация), примерный бюджет. Если уже говорили с площадкой — расскажите, что узнали про мощность, load-in и curfew.
Хороший продакшн в ответ задаст вопросы. Какие выступления планируются, будет ли видео, нужна ли сцена, кто отвечает за еду, есть ли у площадки техническое приложение — plan помещения с разметкой розеток и нагрузок. Если вам сразу называют цифру, не задав ни одного уточнения — это плохой знак. Если первым делом предлагают встречу на площадке — хороший.
После разговора вы должны получить чёткий список: что делаете вы, что делает площадка, что берёт на себя продакшн, и в какой последовательности принимаются следующие решения.
Что решить до звонка
Дата, количество гостей, бюджет, формат. Без этих четырёх пунктов ни одна серьёзная бригада не сможет дать внятный ответ, и вы потратите время на переписку, которая ни к чему не приведёт. Если бюджет пока неизвестен — так и скажите, но назовите хотя бы порядок:十万 евро это одно обсуждение, тысяча — совершенно другое.
Этот текст написала бригада After 5 Events — та часть компании, которая привозит оборудование, монтирует конструкции и работает на самом мероприятии. Мы не продаём вам праздник. Мы строим комнату, в которой он может состояться.