After 5 EventsСначала определите формат отчётности, потом площадку
Если сумма превысит порог закупок, документы поедут в обе стороны: от вас к поставщику и обратно. Это значит, что подрядчик должен уметь детализировать смету по статьям, объяснить каждую позицию и выставить счёт, который пройдёт бухгалтерию без звонка с просьбой переделать.
Решите до звонков: мероприятие пройдёт в вашем здании или в арендованном зале. Если в вашем — проверьте мощность на вводе, высоту потолков в точке подвеса, расстояние от машины до двери, через которую внесут фермы. Если арендуете — узнайте, включён ли технический персонал площадки в стоимость, или его надо оплачивать отдельно. Некоторые залы не разрешают сторонний звук; это режет список подрядчиков до одного.
Две модели работы — узнайте, какая перед вами
Есть компании-координаторы: они собирают бриф, пишут концепцию, а оборудование, кейтеринг, музыку передают субподрядчикам, с которыми сами встречались один раз. Смета выглядит прозрачной, но в день мероприятия вас встречает человек, который не читал переписку и не знает, что поменялось вчера.
Есть бригады, которые делают сами: тот же человек, что выезжал на площадку мерить зал, утром привозит звук, вечером стоит за пультом. Смета короче, изменения вносятся без пересылки брифа третьим лицам, а если что-то идёт не так — кричать не нужно, потому что человек, который может это исправить, стоит в двух метрах.
Узнать разницу просто: спросите, кто именно поедет делать монтаж. Если вам называют имя и этот человек участвовал в обсуждении — вы имеете дело со вторым типом.
Звук для речи — не то же, что звук для музыки
Ваша главная сцена — выступление руководителя. Если зал не слышит спикера, остальное не имеет значения. Микрофон должен быть петличным или головным, если человек ходит по сцене, и проводным настольным, если сидит за столом президиума. Радиомикрофоны удобны, но в государственных зданиях, где три конференции идут одновременно, частоты накладываются. Предусмотрите запасной комплект — не батарейки, а второй микрофон на другой частоте.
Проверьте акустику зала заранее. Помещения с высокими потолками и стеклянными стенами дают эхо; его гасят, расставляя колонки так, чтобы звук шёл к слушателю напрямую, а не бился от стен. Если приглашённых больше пятидесяти и зал вытянутый — нужна линейка, а не две колонны по краям сцены.
Экраны, проектор и человек, который привёз не тот файл
Презентации приходят за час до начала в трёх форматах: PowerPoint, PDF и видео, записанное на телефон. Все три должны открываться на том ноутбуке, что подключён к проектору. Требуйте файлы за сутки и проверяйте на той же машине, с которой пойдёт трансляция. Если спикер принесёт свой ноутбук — заложите пятнадцать минут на то, чтобы его подключить, потому что разрешения не совпадут.
Если мероприятие двуязычное — уточните, будет ли синхронный перевод или субтитры на экране. Перевод требует кабин, наушников, отдельного канала звука и человека, который всё это раздаёт. Субтитры требуют оператора, который вносит текст вживую, или заранее подготовленных слайдов — тогда спикер должен говорить строго по тексту.
Алкоголь, еда и вопрос, который задаст журналист
Государственные мероприятия почти всегда безалкогольные или с символическим бокалом шампанского для тоста. Это упрощает смету и убирает строку, которую сложно обосновать. Если фуршет всё же предусмотрен — выбирайте меню, которое можно описать в двух словах: сэндвичи, канапе, нарезка. Чем проще формулировка, тем легче объяснить позднее.
Укажите в смете количество гостей с запасом, но не больше десяти процентов. Если приглашённых двести, а заказано на двести пятьдесят — разницу заметят. Если заказано на сто восемьдесят, а пришло двести десять — еды не хватит, и это тоже заметят.
Тайминг, который переживёт изменения
Составьте план мероприятия в таблице: время, блок, длительность, кто отвечает. Отправьте его всем, кто выступает, за три дня. Заложите между блоками пять минут на переходы — не для того, чтобы их использовать, а для того, чтобы задержка в одном месте не сломала весь вечер.
Если программу меняют накануне — меняйте в письме, с копией всем, кто должен знать. Не по телефону. Не устно. Руководитель должен получить финальный тайминг в том виде, в котором его можно открыть на экране телефона и сверить с происходящим.
Кто пишет этот текст и что решить до звонка
Это команда After 5 Events — мы везём оборудование, монтируем, работаем за пультом. Те же люди, что обсуждают бриф, стоят в зале в день мероприятия.
Перед тем как звонить кому бы то ни было, решите три вещи: дата и место; формат отчётности, если мероприятие попадает под закупки; есть ли у вас план зала с размерами или нужен выезд для замеров. Всё остальное можно обсудить, но эти три вопроса определяют, с чего начинается разговор.