Firmaürituste korraldamine — juhiabi juhend avalikus sektoris

Alusta ruumist, mitte programmist

Tavaline viga on kirjutada kava ja seejärel otsida ruumi, kuhu see ära mahub. Õige järjekord on vastupidine: ruum dikteerib, mis seal üldse võimalik on. Ministeeriumide ja ametite oma saalid on sageli päris head — heli ei põrga nii palju kui klaasseinaga konverentsikeskuses, istekohti on piisavalt ja tehniline taristu on juba olemas. Aga need ruumid on ka broneeritud kuus nädalat ette, neil on oma AV-tehnik, kes peab olema kohal, ja keegi ei luba seal midagi lae külge kinnitada.

Kui saal on väljaspool maja, siis otsusta see enne, kui räägid programmist. Ruum määrab ära, kas saad kahte keelt korraga tõlkida, kas tahvlile joonistatud lava mahub päriselt sinna nurka, kas köök suudab sooja toitu anda kahesajale inimesele poole tunni jooksul.

Tehniline külg on see, mis kutsutud näevad

Keegi ei mäleta kaunist kutset. Kõik mäletavad mikrofoni, mis praksus, või slaidi, mis jäi eelmise ettekande peale. Avaliku sektori üritustel on tehnika nähtav seetõttu, et programm on ametlik: ministri kõne, tervitussõnad kahes keeles, ettekanne slaidiga. Iga minut sellest peab töötama.

Olulised küsimused tehnilisest küljest:

• Kas ruum vajab helivõimendust? Reeglina jah, kui saalis on rohkem kui viiskümmend inimest või kui ruum on piklik.
• Kas ekraan on piisavalt suur ja piisavalt kõrgel, et viimane rida näeb? Ekraani suurus tuleb ruumist, mitte eelarveridadest.
• Kas kõnelejad saavad eelnevalt mikrofoni testida? Peaksid saama. Esimest korda mikrofoni hoidev inimene räägib kas liiga vaikselt või liiga lähedale.
• Kas keegi jookseb tehnilise poole käest läbi programmi koos slaidide ja videoklippidega enne, kui ukse taga seisab esimene külaline?

Hange versus koostööleping

Kui summa ületab riigihanke piirmäära, siis tegemist on vähemalt nädal või kaks aeglasem ja palju dokumenteeritum. Aga enamik avaliku sektori üritusi jääb alla selle piiri ning siis on küsimus, kas läheb pakkumismenetlus või otseleping.

Mõlemal juhul on vaja kirjalikku pakkumist, kus on lahti, mis on kaasas ja mis tuleb juurde osta. See pole bürokratism niisama — see on su kaitse, kui keegi küsib hiljem, miks lillede eest maksti eraldi või miks helirežii sisaldas ainult kaht mikrofoni.

Pole vahet, kas tegu on ühe ettevõttega, kes korraldab ja teostab, või turundusagentuuriga, kes edastab tellimuse allhankijatele, keda pole ise kunagi näinud. Esimene variant on kiirem, odavam ja sa räägid inimesega, kes on seal saalis. Teine variant lisab iga rea peale marginaali ja tähendab seda, et ürituse päeval kohad sa kedagi esimest korda.

Programm on poliitika, mitte meelelahutus

Avalik sektor tähistab ametlikult: asutuse aastapäev, rahvusvaheline külastus, ministri ametisseastumine, projekti lõpetamine, mida rahastas Euroopa Liit. Need pole peod — need on protokoll, mille käigus pakutakse klaasi veini.

See tähendab:

• Kõnesid on rohkem kui erasektor talub, ja need on pikemad.
• Kava peab olema kirjas ja kinnitatud, sest keegi peab selle alusel ajakirjanikule seletama, mida tähistati.
• Alkoholi on vähe või pole üldse. Kui on, siis üks klaas vastuvõtul ja mitte kunagi enne kõnesid.
• Kõik peab olema kaasav. See ei tähenda üldist soovi olla kena, vaid konkreetset nõuet: kas ratastoolis inimene pääseb saali, kas on tõlge vene keelde, kas menüü arvestab dieete.

Kaadrid ja lepingud

Ürituse personal pole meeskond, keda sa valid — see on ettevõte, keda tellid ja kes saadab oma inimesed. Küsimus on, kas nad on varem koos töötanud. Firma, mis saadab kolm inimest, kes kohtuvad esimest korda su vastuvõtul, on probleem. Firma, mille meeskond teab, kes seab lauda ja kes jälgib ajakava, on see, mida valid.

Pole oluline, kas kelner on sümpaatne. Oluline on, kas ta teab, millal täita klaase ja millal mitte, ning kas ta mõistab, et avaliku sektori üritusel ei tohi juua külalised enne, kui on joonud peakülaline.

Mis läheb valesti ja kuidas seda ette näha

Tavaliselt läheb valesti see, mida ei harjutatud:

• Slaidid on vales järjekorras, sest keegi ei käinud neid tehnikuga läbi.
• Mikrofon lakkab töötamast keset kõnet, sest keegi ei kontrollinud patareisid.
• Toit lõpeb poolel saalil, sest ettetellitud kogus ei vastanud tegelikule külaliste arvule.
• Ajakava veereb laiali, sest esimene kõneleja rääkis kümme minutit kauem kui kokku lepitud.

Kõik neist on välditud ühe asjaga: keegi peab kogu kava läbi käima koos nende inimestega, kes seda tegelikult teostavad. Mitte nädal enne, vaid hommikul enne ust.

Otsus, mille pead tegema

Sa pead otsustama, kas organiseerid ise ja tellid ainult üksikud osad — ruumi, toidu, helitehnika — või kas tellid kellegi, kelle meeskond ehitab, testib ja jookseb õhtul ajakava.

Esimene variant on odavam paberil, aga aeglasem ja riskantsem, sest sina pead koordineerima viit ettevõtet, kes ei tea üksteisest. Teine variant on üks leping, üks kontakt, üks meeskond.

Enne kui helistad, pead teadma: kuupäev, umbkaudne külaliste arv, kas programm sisaldab kõnesid ja kas ruumi soovid oma või pead otsima. Ülejäänu võib veel lahtine olla, aga need neli annavad sulle pakkumise, millel on numbrid, mitte umbmääraseid vahemikke.

Selle juhendi on kirjutanud After 5 Events — meeskond, kes ehitab saali hommikul seitsme paiku.