After 5 EventsС чего начинается день для участника
Гость приезжает к месту сбора, получает приветственный кофе и ждёт остальных. Первые двадцать минут проходят в коридоре или на стоянке — это время, которое никто не планирует, но все чувствуют. Если там нет ни туалета, ни навеса, ни понимания, куда идти дальше, день начался плохо.
Трансфер — если он нужен — уезжает строго по расписанию, и кто-то всегда опаздывает. Решите заранее: ждать или нет, и кто сообщает опоздавшему, как добраться самостоятельно. Это вопрос не к координатору активности, а к вам.
Активность занимает три-четыре часа, её ведёт внешний провайдер. Ваша часть — что происходит до, между и после. Обед, если он есть, должен быть заложен в расписание с запасом: квесты редко заканчиваются вовремя, и голодные люди становятся проблемой быстрее, чем кажется.
Вечер — то, что запомнят
Активность забывается через неделю. Ужин — нет. Это момент, когда команда наконец разговаривает, и это же момент, когда руководитель обращается к залу. Если микрофон свистит или экран показывает не тот слайд, это единственное, что увидят гости из головного офиса.
Закладывайте тридцать минут на то, чтобы люди пришли с активности, переоделись и уселись за столы. Если ужин в том же месте — проще. Если нужен переезд, добавьте ещё сорок минут и учтите, что часть группы захочет заехать в отель.
Рассадка имеет значение, если в зале сидят и коллеги, и клиенты, и совет директоров. Решите это заранее и передайте список метрдотелю в письменном виде. Таблички с именами убирают вопросы.
Речь руководителя — ваша зона риска
Директор встаёт, берёт микрофон, начинает говорить — и зал его не слышит. Или слышит с эхом. Или экран за его спиной показывает заставку, а не первый слайд презентации. Это происходит на каждом втором мероприятии, где звук и свет заказали как дополнение к банкету, а не как отдельную позицию с отдельной бригадой.
Попросите у подрядчика план расстановки: где пульт, где колонки, кто будет переключать слайды и включать микрофон. Если ответ расплывчатый — это проблема. Если вам говорят, что микрофон «будет на столе» — уточните, кто его включит и проверит до того, как директор к нему подойдёт.
Заложите десять минут на саундчек перед началом ужина, когда зал ещё пустой. Это не ваша работа, но вопрос задать нужно.
Два типа подрядчиков
Есть агентства, которые принимают бриф, планируют мероприятие и пересылают задачи субподрядчикам: одни привозят мебель, другие — звук, третьи — еду. Агентство зарабатывает на каждой строке и уходит до начала вечера. Если что-то идёт не так, вы звоните координатору, координатор звоните субподрядчику, а субподрядчик отвечает, что это не его зона ответственности.
Есть бригады, которые сами считают, сами строят, сами стоят у пульта. Если микрофон не работает, человек, который его настраивал, стоит в трёх метрах. Разница не в цене — разница в том, кто отвечает, когда plan A ломается.
При выборе подрядчика спросите: кто будет на месте в день мероприятия, и те ли это люди, которые готовили смету. Если ответ уклончивый, это ответ.
Что решить до первого звонка
Дата и примерное количество человек — это минимум. Но полезно зафиксировать ещё три вещи:
- Будет ли речь руководителя, и если да — нужен ли экран.
- Ужин в том же месте, где активность, или переезд.
- Есть ли в группе иностранные гости или члены правления, для которых план Б должен быть готов заранее, без согласования в день события.
Если бриф от руководителя состоит из двух предложений, это нормально. Но три вопроса выше лучше закрыть письменно, потому что устные договорённости исчезают ровно тогда, когда они нужны.
Расписание должно быть на бумаге и в телефоне у всех, кто отвечает за любую часть дня: координатора активности, метрдотеля, звукорежиссёра, водителя. Один документ, одна версия, разосланная накануне.
Чего ждать в день мероприятия
Что-то пойдёт не по плану. Кто-то опоздает, активность затянется, погода изменится. План Б — это не запасное место проведения, а зазор в расписании и человек на месте, который может принять решение без звонка вам.
Ваша задача — чтобы директор вышел к микрофону, зал его услышал, слайды переключились вовремя, и никто из гостей не заметил, что квест закончился на двадцать минут позже. Всё остальное — детали, которые помнит только бригада.
Команда After 5 Events — это бригада, которая считает, строит и стоит у пульта. Не планировщики, которые пересылают задачи дальше.
Что зафиксировать перед звонком подрядчику
Дата, количество человек, нужен ли экран для выступления. Будет ли переезд между активностью и ужином, или всё в одном месте. Есть ли в группе люди, ради которых план Б нужно готовить заранее — члены правления, иностранные партнёры, клиенты, перед которыми руководитель не может позволить себе импровизацию.
Остальное выясняется в разговоре. Но эти три вопроса стоит закрыть до первого звонка, потому что от них зависит, какая бригада вам нужна.