After 5 EventsДата диктует всё остальное
Начните с календаря. Последние две пятницы перед Рождеством и первая после Нового года — это четыре вечера, на которые приходится половина корпоративов страны. Площадки бронируют в сентябре. Хорошие кавер-бэнды заняты ещё раньше.
Если руководство хочет пятницу, но ещё не назвало число, ваша задача — получить решение в письменном виде до того, как вы начнёте обсуждать что-то ещё. Среда дешевле и свободнее, но это надо согласовать, потому что отменить бронь за три недели — значит потерять аванс целиком.
Количество гостей определяет зал, а зал определяет бюджет
Ужин на семьдесят человек и фуршет на семьдесят требуют разных помещений. Первое — это столы, рассадка, официанты на каждые двенадцать гостей, микрофон, который должен работать, пока люди едят и разговаривают. Второе — стойки, свободное движение, меньше стульев, другая акустика.
Вы не знаете точное число, пока не закроется регистрация, но зал бронируется по максимальной вместимости. Если пригласили сто, а придёт восемьдесят — нормально. Если пригласили сто, забронировали на восемьдесят, а пришло девяносто — у вас проблема, которую уже не решить.
Площадка стоит столько, сколько стоит. Звук, свет, сцена, мебель, кейтеринг — каждая строка зависит от того, что происходит в зале и сколько это длится. Если ужин идёт три часа, музыка начинается поздно, и половина гостей уезжает до того, как танцпол заполнится — это не провал, но это надо было заложить в тайминг.
Звук для речей — это не тот же звук, что для группы
Гендиректор встаёт, берёт микрофон, зал полон, и если его не слышно в дальнем углу или если каждое слово отражается от стеклянных стен — вы это запомните надолго.
Речь идёт в заполненном зале, где люди ещё едят, разговаривают, двигают стульями. Это другая акустика, чем пустое помещение, которое вы осматривали неделю назад. Микрофон должен быть отстроен под голос, колонки расставлены так, чтобы звук шёл вперёд, а не бился о стены, и кто-то должен стоять за пультом, пока идёт речь — не уйти курить, не отвлечься на телефон.
Есть два типа подрядчиков. Один принимает заявку, пересылает её людям, с которыми никогда не работал бок о бок, и зарабатывает на каждой строке сметы. Другой — его собственная бригада приезжает, вешает свет, настраивает звук и остаётся до конца вечера. После 5 Events — второй тип. Это одни и те же люди на оценке, на монтаже и на самом мероприятии.
Программа вечера — это последовательность форматов, не список номеров
Классический корпоратив делится на три части: приём гостей с лёгкими закусками, ужин с речами, танцпол. Переход между ними должен быть явным — свет меняется, столы отодвигаются, музыка становится громче.
Проблема начинается, когда ужин затягивается. Четыре тоста вместо двух, награждение каждого отдела отдельно, десерт подают поздно — и вот уже одиннадцать вечера, а танцпол ещё не открылся. Люди начинают уходить, потому что у них няня до полуночи или завтра рабочий день. Группа отыграет положенное, но перед пустым залом.
Решите заранее: сколько длится официальная часть и во сколько начинается музыка. Напишите это в тайминге, покажите руководству, получите согласие. Если кто-то захочет добавить ещё одну речь уже на месте — у вас будет основание сказать «нет» вежливо.
Декабрь — это короткий день и холод на входе
В шестнадцать ноль-ноль уже темно. Если вход в здание плохо освещён или гости выходят из машин прямо в лужу — это первое, что они запомнят, до того как увидят зал.
Проверьте, как выглядит путь от парковки до двери вечером. Если там нет света — привезите свой. Если гардероб маленький и сто человек будут стоять в очереди в пальто — заложите лишние пятнадцать минут на приём гостей или договоритесь с площадкой о втором гардеробщике.
Что решить до звонка
Дата, подтверждённая письменно. Максимальное количество гостей — не ожидаемое, а то, под которое бронируете зал. Формат вечера: сидячий ужин или фуршет, живая группа или диджей, во сколько заканчивается официальная часть. Нужна ли сцена для награждений, экран для презентации, второй микрофон для ведущего.
Всё остальное уточняется, но эти четыре вещи определяют смету и доступность. Если вы звоните без них — разговор будет общим. Если называете их сразу — получите ответ в тот же день.