After 5 EventsС чего начинается планирование
Первый вопрос — где именно пройдёт мероприятие. Если на территории завода, то это либо столовая, либо цех, где можно остановить линию, либо шатёр снаружи. У каждого варианта свои ограничения: в столовой низкие потолки и нет возможности затемнить помещение, в цеху — промышленное освещение и требования по технике безопасности, в шатре — зависимость от погоды и необходимость подводить электричество.
Второй вопрос — сколько человек придёт и когда. Если завод работает круглосуточно, то часть коллектива в момент праздника находится на смене. Либо останавливается производство на несколько часов, либо проводится два мероприятия подряд — для дневной и ночной смены. Это влияет на график подготовки: монтаж должен закончиться до начала первого захода, а между заходами остаётся час на уборку и перезагрузку кухни.
Помещение и что в него войдёт
Заводское помещение изначально не рассчитано на мероприятия. Сцена строится из подиумов, свет монтируется на фермах или подвешивается к балкам, звук настраивается так, чтобы бетонные стены и металлические конструкции не давали эха. Если помещение большое и пустое, его зонируют: еда — в одном углу, сцена — в другом, зона отдыха — между ними.
Для съёмки важно, чтобы свет был направленным — общее промышленное освещение делает кадр плоским и показывает всё, что обычно скрыто: провода, старую краску на стенах, пожарные шланги. Световое оформление создаёт объём и позволяет убрать из кадра всё лишнее, оставив только сцену, логотип и людей.
Если мероприятие проходит в шатре, туда заводится генератор, строится пол, прокладываются кабели. Шатёр даёт свободу в планировке, но требует больше времени на подготовку и чувствителен к ветру и дождю.
Техническая сторона для камеры и зала
Маркетинг-менеджер думает о мероприятии как о контенте: оно должно хорошо выглядеть в кадре, попасть в корпоративные соцсети, показать продукт или логотип там, где это уместно. Это значит, что техническая часть работает на две аудитории: на тех, кто в зале, и на тех, кто потом увидит запись.
Для съёмки нужен свет, который не слепит гостей, но даёт достаточно яркости для камеры. Нужен звук, который пишется чисто — без гула вентиляции и эха от стен. Нужна сцена, которая читается в кадре: контрастная, с фоном, с местом для логотипа или баннера.
Если планируется прямая трансляция — для тех, кто на смене, или для филиалов в других городах — это добавляет ещё одну линию: отдельный микшер, камеру, интернет-канал. Трансляция пишется с тем же светом и звуком, что и основное мероприятие, но требует проверки за день до события: на заводе интернет не всегда стабилен, и резервный канал настраивается заранее.
График дня
Монтаж начинается утром, обычно часов в семь. Завозится оборудование, строится сцена, подвешивается свет, прокладываются кабели, настраивается звук. К обеду проходит саундчек: музыканты или диджей проверяют, как звучит помещение, регулируется баланс между сценой и залом.
Еда приезжает за час до начала. Если гостей больше двухсот человек, работает несколько раздаточных линий — иначе очередь растянется на полчаса. Горячее подаётся сразу, холодные закуски и десерты стоят на отдельных столах.
Само мероприятие длится три-четыре часа: приветственное слово, ужин, выступление, танцы. Если есть два захода, между ними — час на уборку, перезагрузку кухни и повторный саундчек. Демонтаж начинается, когда последний гость уходит, и занимает столько же времени, сколько монтаж.
Подрядчики: кто что делает
Есть два способа организовать мероприятие. Первый: агентство принимает заказ, рисует концепцию, затем отправляет заявки субподрядчикам — одни привозят свет, другие звук, третьи — еду, четвёртые — музыкантов. Агентство координирует, но его собственные люди на площадке не работают. Каждый субподрядчик закладывает свою маржу, агентство — свою, и в итоге бюджет растёт на каждой строке.
Второй способ: команда, которая сама строит, озвучивает и ведёт вечер. Смету составляет тот же человек, который потом монтирует оборудование. Музыканты и техники — из одной компании, звук и свет настроены под конкретных исполнителей, потому что они работают вместе регулярно. Это не ускоряет процесс, но убирает этап согласований и снижает риск, что в день события выяснится, что звук рассчитан на другое помещение.
Что решить до звонка
Перед тем как обращаться к подрядчикам, нужно зафиксировать три вещи. Первая — помещение: где именно пройдёт мероприятие, какие там потолки, есть ли возможность подключить оборудование к стационарной электросети или понадобится генератор. Вторая — количество людей и график: один заход или два, нужно ли кормить всех одновременно или можно пустить потоком. Третья — съёмка: будет ли фотограф, видео, прямая трансляция, и если да, то куда пойдёт контент и в каком качестве его ждут.
Остальное обсуждается на встрече. Этот текст написала команда After 5 Events — те, кто приезжает с оборудованием, строит сцену и остаётся до конца вечера.