After 5 EventsKülaliste saabumine ja esimesed viis minutit
Külalised sõidavad parkimisplatsi peale, mis tavaliselt teenindab veokeid. See tähendab, et nad saabuvad hämaruses, ilma viitadeta ja ilma inimeseta, kes ütleks, kuhu auto jätta. Esimene mulje kujuneb mitte ruumist, vaid sellest, kas keegi seda on mõelnud.
Parklast ukseni peab olema valgustatud ja talvel lume alt puhastatud. Tehasevärav vajab kedagi, kes teab, et külalistega tuleb ukseavaja, ja et kontsaga naine ei liigu kruusaõue üle. Kui üritust filmitakse või pildistakse, siis kaamera näeb seda kõike — hallid konteinerid, kaubaaluse virnad, turvapiire — ja turundusinimene otsustab kas enne, et see ei tohiks kaadris olla, või päev hiljem, et välisküljed jäävad kasutamata.
Ruum, mis ei ole üritus-ruum
Söökla, komplekteerimisosakond, tootmishall — ruumid, mis päeval teevad midagi muud. Neil puudub lava, puudub heli süsteem, puudub valgus, mis ei ole neoontorud kolme meetri kõrgusel, ja puudub koht, kuhu keegi kuueks tunniks võiks riideid riputada.
Kõik see tuleb kohale tuua ja ära viia samal ööl. See tähendab: tehnilise meeskonna sisenemine hommikul seitse, kui vahetuse vahetus lõpeb ja ruum vabaneb. Helipult ja valguspult, lava kui seda on, istumisala kui seda ei ole. Kaabel läheb põrandale teibiga, sest lae alla seda kinnitada ei saa, ja kaabli kohale läheb kate, sest keegi astub sinna nagunii.
Kui kontseptsioon ütleb, et lava taga on LED-sein või projektorpind, siis ruum peab seda mahutama — mitte slaidil, vaid meetrites. LED-paneel on kolmkümmend sentimeetrit sügav, vajab raamistust ja toitekaableid, ja kui tahad, et külalised seda näevad, mitte selja tagant, siis nende istekoht peab olema seitse meetrit eemal. Sööklal, kus seinad on kuus meetrit üksteisest, seda mahtu ei ole.
Kui ruum on hall ilma laeta, siis kõik valgusribalad rippuvad traversidest, ja need püstitatakse põrandalt. See tähendab põrandapinda ja kõrgust, mitte soovi.
Heli ja mikrofon, kui keegi räägib
Tootmisruumi akustika on see, mille vastu soojustus ja kurikaitse võitlevad: kõva pind tagastab heli otse tagasi. Õhuke sein laseb selle naabersaalini. See ei ole midagi, mille kallal puldimees saaks keerata — ruum on juba otsustanud, kas ta heli hoiab või ei hoia.
Kõne korral on mikrofon kohustuslik, isegi kui saalis on ainult viiskümmend inimest. Suletud mikrofon peamikri jaoks, lavaliir artistile või bändile, traadita kui keegi liigub. Mikrofoni otsustab stsenaarium — kes räägib, kust ja kui kaua — ja seda ei saa otsustada päev varem.
Kui üritus läheb otse-eetrisse või salvestatakse, siis heli läheb kahte kohta: saali ja salvestusse. Helirežissöör kuulab eemalolija kõrvadega, mitte saalist, ja see tähendab täiendavat miksi. Livestream ei anna andeks müra ega kajakaid, mida saalis istuv inimene ei märka.
Valgus fotole ja videole
Fotograaf tuleb oma seadmetega, aga ei tule oma valgusega. Kui lava valgustus on üks sinine ja üks punane projektor, siis nägu kaadris on hall või ei ole üldse.
Pildistamiseks on vaja valgust, mis ei vilgu ja ei muuda värvi. Industriaalruum on tavaliselt valgustatud LED-torude või luminofooridega, mõlemad vilguvad sagedusega, mida silm ei näe, aga kaamera näeb. See tähendab: lava peab olema piisavalt valgustatud eraldi vahenditega, et taustavalgus ei määraks tulemust.
Kui tooteesitlus või juhtkonna kõne on üritusel keskne ja see läheb sotsiaalmeediasse, siis valgus tehakse sellele. Kui oluline on tantsuõhtu ja õhkkond, siis valgus tehakse sellele. Mõlemaks on jõudu, aga üks peab olema enne selge.
Söömine ja teenindus, kui rahvast on palju
Kaks- kolmsada inimest ei istu laua taha korraga, välja arvatud juhul, kui saalil on lauad juba olemas või neid tuuakse. Kui neid ei ole, siis söömise asemel on sein, kus on plekid ja toiduletid, ja külalised kannavad ise.
Bufee on kiirem ja võtab vähem ruumi kui laudu ja teenindust, aga ei tundu pidulikuna. Kui üritus on ametlik ja pilt peab seda kinnitama, siis lauad on vajalikud, ja lauad tähendavad teenindust, ja mõlemad tähendavad ruumi, mida tehase saal ei pruugi anda.
Köögikülg sõltub sellest, kas ruumil on köök. Kui on, kas see on sel päeval kasutusel ja kas ta teenindab viitkümmend või kolmsada. Kui ei ole, siis söömine valmib mujal ja tuleb kohale soojana, või telk õues võimaldab grilli ja välikööki.
Lingvistiliselt segatud tööjõu puhul peab menüü olema selge kahes keeles, ja kui eeldus on, et kõik söövad, mitte et osa võtab, siis kogus planeeritakse kõrgema arvu peale. Tootmises töötav inimene tuleb pärast vahetust ega söö tühja.
Bänd, DJ või mõlemad
Kui üritus lõpeb kõnedega, siis külalised lähevad koju poolikuga. Kui see kestab peale südaööd, siis muusika peab kandma.
Bänd või DJ ei ole After 5 Eventsi otsus, vaid eelarve ja publiku oma. Bänd täidab ruumi ja toob kaasa oma heli, DJ mahutub nurka ja ei vaja lava. Mõlemad töötavad kolm tundi järjest, aga ei tööta kuus — kui õhtu algab kuuest ja kestab üheni, siis üks ei kata.
Osa üritusagentuuridest planeerib ja edastab tellimuse ettevõtetele, kellega pole koos tööd teinud, teenides igal real. Teine viis on see, et sama meeskond, kes pani üles helisüsteemi, teab, mis saalil on vaja, sest oli seal hommikul. After 5 Eventsi puhul tulevad tehniline pool ja artistipool samast majast — tootmisüksus ja kaks õebrändi, after5.ee bändi ja dj.after5.ee DJ-de jaoks — mis tähendab, et keegi ei hakka õhtul selgitama teisele, kus pult on.
Vahetused, ajakava ja tõsiasi, et pool töötab
Kui tehas töötab kolmes vahetuses, siis ürituse algusaeg ei saa olla see, mis kõigile sobib. Kas üritus toimub kaks korda — üks hommikusele ja päevasele, teine õhtusele ja öisele — või liin seisab ja kõik on kohal, on küsimus, mille juhtkond otsustab ja mis ülejäänud plaani dikteerib.
Kaks üritust tähendavad sama ruum, sama rig, sama menüü, pool publiku suurust, teist ajakava ja topelt tööd bändile, kui bänd on. See mõjutab hinda ja logistikat, aga mitte ruumi — ruum on ikka sama kolmkümmend ruutmeetrit, millel poolsada inimest ei mahu.
Otsus, mis nüüd seisab
Esimene on koht: kas kohapealne ruum seda üldse võimaldab, või on vaja väljaspool — ja kui väljaspool, siis kas telk või saali rent. Teine on formaat: kas istutud, kas süüakse laudade taga, kas keegi räägib lavalt ja kas seda salvestatakse. Kolmas on number: mitu inimest, mitmes keeles, mitme tunniga.
Need kolm annavad tehnilise pakkumise aluse, ja tehnilise pakkumise kõrval selgub, kas detsembrikuu laupäeval on vara või hilja, ja kas see, mis slaidil ilusasti paistab, seinast seinani ära mahub.
Kui see on selge, siis võib helistada. Kui ei ole, siis enne.
Selle juhendi koostas After 5 Eventsi tehniline meeskond — need, kes hommikul veoauto maha pakivad ja kes öösel viimase kasti tagasi koormavad.