After 5 EventsПервое решение: останавливать производство или нет
Если завод работает в три смены, треть коллектива будет на линии в любой момент летнего дня. Варианта три: остановить производство на сутки и вывезти всех одновременно, провести два одинаковых выезда с разницей в неделю, либо сделать вечеринку на территории после смены для тех, кто остаётся.
Первое стоит дороже — простой плюс полная программа. Второе размывает бюджет, но не останавливает работу. Третье отменяет ночёвку, экономит на базе и транспорте, но требует сцену, шатёр и генератор на своей территории.
Решение принимает производство, не отдел кадров. Согласуйте это до того, как искать площадку.
Площадка: крыша решает всё
Лучшие базы отдыха бронируют в феврале-марте. К маю остаются либо дорогие, либо далёкие, либо без помещения на случай дождя.
Дождь в Эстонии летом — не риск, а переменная. Если программа на улице, у вас должен быть зал или шатёр на ту же вместимость. Шатры ставят за день до, и их нужно заказывать у того, кто привезёт, поставит и заберёт — не у базы, которая сдаёт "шатёр в комплекте", а потом выясняется, что монтаж за ваш счёт и людей нет.
Расстояние от Таллинна меняет транспорт. До пятидесяти километров — автобус туда и обратно в тот же день, ночёвка по желанию. Дальше — или спите на месте, или теряете половину вечера на дорогу.
Проверьте мощность. База на двести человек не всегда даёт киловатты на концертный звук и свет. Если помещение — бывший коровник или летний навес — электричество подводят отдельно или везут генератор.
Две группы, две программы
В заводском коллективе говорят на эстонском и русском, возраст от двадцати до шестидесяти, интересы не пересекаются. Вечером все хотят одного — поесть, послушать музыку, которую знают, и чтобы громкость позволяла говорить.
Днём делите программу. Квесты, верёвочный парк, сапбординг — для тех, кому до сорока. Настольные игры, викторины, спокойная прогулка — для остальных. Принудительное участие убивает день быстрее, чем плохая погода.
Еда — три момента: обед по приезду, ужин перед вечерней частью, завтрак перед отъездом. Шведский стол на двести человек требует либо кухню на месте, либо кейтеринг с разогревом. Холодный фуршет летом на улице — это мухи и час до того, как салаты перестанут быть безопасными.
Вечерняя часть: звук, свет, сцена
Коровник, сарай, шатёр — это всегда акустика, с которой нужно работать. Жёсткие стены бросают звук обратно, высокие потолки его съедают, брезент вообще ничего не держит. Если помещение не строили под мероприятия, звук проектируют под него, а не ставят типовой комплект.
Сцены в таких залах нет. Её привозят: подиум, задник, свет на фермах. Если артист — диджей, нужен стол, две колонки на стойках, микшер и свет в лицо, чтобы его было видно. Если группа — минимум четыре квадратных метра, мониторы, линии для инструментов и микрофонов.
Свет — не украшение, а способ показать, что происходит. В помещении без окон или в шатре после десяти вечера темнота полная. Сцену подсвечивают, зал — нет, иначе никто не смотрит на сцену.
Транспорт и время
Автобус на пятьдесят мест выходит дешевле трёх микроавтобусов, но если половина коллектива на машинах, переплачивать не за что. Спросите заранее, кто едет сам — это меняет заказ.
Выезд утром — сбор в восемь, отправление в девять, прибытие к одиннадцати. Если ехать дальше ста километров, обед сдвигается на час позже, и программа дня сжимается.
Обратно — либо в тот же вечер после программы, либо на следующий день после завтрака. Второе требует ночёвку, первое — трезвого водителя и согласие, что после полуночи музыка кончается.
Два типа подрядчиков
Есть агентства, которые принимают заявку, рисуют программу и раздают задачи дальше: транспорт — одной компании, питание — другой, звук — третьей, артистов — четвёртой. Вы платите одному, но на площадке четыре бригады, которые друг друга не знают и вопросы переадресуют обратно агентству.
Есть бригады, которые приезжают своим составом: тот, кто продал услугу, привозит оборудование, ставит звук и ведёт вечер. Если что-то идёт не так, решают на месте, потому что все свои.
Разница проявляется не в смете, а в восемь вечера, когда микрофон молчит и выясняется, что звуковики уехали, потому что их наняли до семи.
Наша бригада — After 5 Events — работает вторым способом. Тот, кто согласует техническое задание, ставит звук и управляет светом в зале. Если артист — с нашего ростера, он знает оборудование и площадку до приезда.
Что решить до звонка
Вы звоните, когда знаете: дату или хотя бы неделю, количество человек с разбросом в двадцать, бюджет общий или на человека, остановка производства или два выезда, своя территория или база за городом.
Остальное — место, программа, артисты, меню — обсуждается после. Но если дата в июне, а звоните в мае, выбор площадок будет в три раза уже.