After 5 EventsРешите, где именно происходит церемония
Здание — это содержание, но редко оно готово для гостей полностью. Определите заранее: где будет разрезана лента, где выступит директор, куда пройдёт экскурсия и где останутся гости после официальной части. Если помещение ещё пахнет краской, основную программу переносят на улицу перед входом или на площадку рядом. Если сезон холодный, экскурсия короче, а фуршет переносят в офисную часть или в отдельный шатёр.
Учтите, что парковка для грузовиков и парковка для гостей — это разные зоны, и их нужно разделить физически. Если объект рабочий, движение техники на время мероприятия останавливают или выделяют отдельный въезд.
Составьте список гостей по функциям
На открытии присутствуют представители власти, пресса, партнёры, соседи и собственный коллектив. Эти группы приходят в разное время, ожидают разного и покидают мероприятие по разным причинам. Чиновники остаются на речь и ленту, уходят до фуршета. Журналисты снимают церемонию и берут комментарий — им нужен пресс-кит и тихое место для интервью. Партнёры задерживаются на выпивку. Сотрудники приходят последними и остаются дольше всех.
Если коллектив работает посменно — водители, диспетчеры, складские бригады — учтите, что не все смогут приехать одновременно. Либо планируйте два захода, либо сокращайте официальную часть до той, на которой присутствие обязательно.
Привезите всё энергоснабжение
Новое здание обычно подключено к сети формально, но распределительные щиты могут быть не промаркированы, автоматы не настроены, а нагрузка не проверена. Звук, свет и оборудование для трансляции питаются от генератора или от временного щита, который ставят специально.
Если церемония на улице, мощность рассчитывают на микрофоны, колонки и свет по периметру. Если внутри — добавляют проектор, экран и освещение зоны фуршета. Если здание большое, а гостей больше сотни, закладывают резервный источник: отключение в момент речи директора — это то, что запоминают.
Спланируйте звук под открытое пространство или пустое помещение
Склад без товара, ангар без стеллажей, терминал без техники — это коробка, которая отражает звук от всех поверхностей одновременно. Речь читается с трудом, музыка превращается в гул. Если потолок высокий и стены голые, микрофон ставят направленный, колонки размещают ближе к людям, громкость держат ниже, чем кажется нужным.
На улице звук уходит, и его приходится компенсировать мощностью. Если рядом жилые дома или работающие объекты, согласуйте уровень шума заранее и завершите programme до того времени, когда это станет проблемой.
Учтите, что люди приедут на машинах
В логистической компании почти никто не пользуется общественным транспортом, и вечером, после фуршета, все поедут сами. Если алкоголь подаётся, организуйте трезвого водителя на каждую машину или закажите развозку. Если объект за городом, а автобусы не ходят, это не опция — это обязательная строка в бюджете.
Парковку размечают заранее, с запасом по площади. Если гости приедут на легковых, а на территории обычно стоят фуры, разница в габаритах создаст путаницу.
Согласуйте программу со стройкой
Дата открытия назначается за месяцы до события, но строители сдают объект в последний день, иногда в последний час. Обход с техникой планируют за день до мероприятия; если доступ невозможен, оборудование завозят утром в день церемонии, и это сдвигает всё расписание.
Печать пригласительных и пресс-релиз выходят до того, как известно, будет ли достроена лестница на второй этаж. Экскурсионный маршрут прокладывают по тем зонам, которые точно будут закончены, и делают его коротким. Если что-то не готово, гостей туда не ведут — лучше сократить показ, чем показывать стройку.
Два способа организовать мероприятие
Одни агентства планируют концепцию, затем отправляют бриф субподрядчикам, с которыми никогда не работали вместе, и зарабатывают на каждой строке. Другие приезжают своей бригадой — те же люди делают смету, привозят оборудование, собирают конструкции и ведут вечер.
Для открытия, где здание не готово, а гости разношёрстные, важнее второе. Логистика мероприятия сложнее программы, и если человек, который quoted sound, не тот, кто его подключает на месте, любая нестандартная ситуация решается через переписку.
Этот гид подготовлен After 5 Events — бригадой, которая строит мероприятия на объектах, где электрика появляется в день события.
Что решить до звонка
Какая часть программы происходит внутри здания, а какая — снаружи. Сколько гостей придёт на церемонию и сколько останется на фуршет. Будет ли доступ к объекту за день до мероприятия. Как гости доберутся обратно, если часть из них выпьет. Остальное обсуждается при осмотре места.