After 5 EventsДата решается раньше всего остального
В декабре четыре пятницы, и на каждую из них претендует половина компаний города. Площадки и музыканты уходят за два-три месяца до события, иногда раньше. Если дату выбирают в ноябре, выбор уже не из десяти вариантов, а из двух.
Первые дни января — альтернатива с меньшей конкуренцией, но часть команды может быть в отпуске, и это нужно проверить до того, как дату объявят.
Площадка: парковка важнее интерьера
В логистике на работу едут на машине. Если корпоратив в старом городе, это значит: оставить машину где-то далеко, идти пешком в пальто, или искать такси обратно ночью, когда их нет.
Площадка рядом с терминалом или на выезде из города с собственной парковкой снимает этот вопрос. Люди приезжают после смены, переодеваются на месте, остаются до конца. Организованный трансфер домой после полуночи работает, если точка сбора одна и маршрут известен заранее.
Потолки и несущие конструкции имеют значение, если планируется сцена и свет. Зал с низким подвесным потолком не даст повесить приборы так, чтобы они светили, а не слепили. Бетонные стены и стеклянные перегородки отражают звук — в пустом зале это не слышно, в полном это гул, который забивает речь.
Акустика для речей — отдельная задача
Речи произносят в зале, где сидит сто или двести человек, которые уже поели, разговаривают и наливают. Без микрофона и усиления директора не слышно дальше третьего стола. С микрофоном, но без того, кто умеет его настроить под помещение, голос либо тонет, либо звенит.
Колонки ставят так, чтобы звук шёл от сцены в зал, а не отражался от стен обратно. Микрофон — проводной, если человек стоит за трибуной, радио-петличка, если ходит. Радиомикрофон нужно проверить в том же зале за день до события: в одних помещениях он ловит помехи от Wi-Fi, в других — от металлоконструкций.
Если вечером будет живая музыка, звук для неё и звук для речей — это одна система, но настроенная по-разному. Группа приезжает с собственным комплектом, но микшируют её те, кто знает, как ведёт себя конкретный зал.
Форма вечера: ужин, речи, музыка — в таком порядке
Классическая ошибка — ужин затягивается, речи начинаются в десять, музыка — в одиннадцать, и к тому времени половина уже ушла.
Рабочий график: сбор гостей в семь, ужин до девяти, речи и награждения сразу после горячего, музыка начинается не позже половины десятого. Танцевальная часть идёт два-три часа, бар работает до закрытия.
Если формат — фуршет, а не банкет, люди стоят, двигаются, и музыку можно начинать раньше. Но фуршет требует больше официантов и больше места под барные зоны.
Два типа подрядчиков
Одни агентства планируют мероприятие и передают бриф субподрядчикам: одни привозят свет, другие звук, третьи — кейтеринг. Каждый работает по своей смете, технический райдер согласовывается через переписку, и вечером на площадке встречаются люди, которые не знают, как работает сосед.
Другие — это бригада, которая сама даёт оценку, сама грузит оборудование, сама крутит пульт. Тот, кто вечером стоит за светом, утром осматривал потолок. Когда что-то идёт не так — а что-то всегда идёт не так, — решение принимается на месте, без звонков.
Разница не в цене. Разница в том, что происходит в восемь вечера, когда зал полон.
Музыка: группа или диджей
Группа играет час-полтора, делает перерыв, играет ещё час. Это живой звук, движение на сцене, и атмосфера, которую диджей не создаст. Но группе нужна сцена, нужен звукорежиссёр, и нужно время на установку — если площадку открывают в шесть вечера, монтаж начинается днём.
Диджей работает с меньшим комплектом, ставится быстрее, играет без перерывов и держит темп под настроение зала. Для аудитории, которая пришла танцевать, это работает. Для вечера, где важна картинка и энергия на сцене, нет.
В логистической компании аудитория привычна к прямоте и ценит вещи, которые делают своё дело без лишнего. Это верно и для музыки.
Что решить до звонка
Дату. Список площадок сужается каждую неделю, и без даты разговор не начинается.
Формат: банкет или фуршет, сколько человек, будут ли речи.
Место: центр или периферия, своя парковка или нет.
Всё остальное — акустика, свет, транспорт, музыка — настраивается после того, как помещение известно. Этот текст пишет бригада After 5 Events: та же команда, что монтирует конструкции, настраивает звук и стоит на вечере до последнего гостя.