After 5 EventsСначала выясните, когда именно получите помещение
Строители называют срок сдачи объекта; событие назначают на эту дату или сразу после. Но доступ для монтажа — отдельный вопрос, и на него почти никогда нет точного ответа до последней недели. Спросите у генерального подрядчика или управляющего стройкой, за сколько часов до начала можно войти с оборудованием. Если ответ расплывчатый, планируйте на худший случай: монтаж в утро события.
Это определяет состав бригады и то, что физически успеют сделать. Сцена из модульных секций собирается за три часа; если времени два, её не будет.
Уточните, что означает «есть электричество»
В технической спецификации нового здания может быть написано, что электросеть смонтирована. Это не означает, что её можно включить. Часто основное питание ещё не подключено или не принято в эксплуатацию, и объект работает от временного ввода или генератора.
Узнайте у ответственного за инженерные системы: какая мощность доступна в день открытия, где находятся щиты, можно ли подключать профессиональное оборудование. Если объект на генераторе, уточните его мощность и время непрерывной работы — звуковой пульт, световые приборы и проектор вместе могут потребовать больше, чем рассчитано.
Если ответ неопределённый, бригада привезёт собственный генератор. Это добавляет позицию в смету, но убирает риск остаться без питания за час до гостей.
Решите, где именно будет происходить официальная часть
Открытие включает речь, разрезание ленты, иногда символическую закладку или открытие мемориальной таблички. Всё это происходит в конкретной точке, и эту точку нужно назвать до того, как приедет бригада.
Если официальная часть на улице перед входом — потребуется уличный звук, микрофоны на стойках или петличные, иногда небольшой навес на случай дождя. Если внутри, в холле или атриуме — звук настраивается под акустику помещения, которая в пустом зале с голыми стенами обычно ужасная: каждое слово возвращается эхом.
Выберите место, исходя из того, где поместятся гости и куда можно подвести кабели. Сообщите его тому, кто будет монтировать звук, вместе с примерным количеством людей.
Учтите, что здание придётся показывать
Экскурсия по новому объекту — часть программы, и обычно она начинается сразу после официального открытия. Гости идут группой или несколькими группами, их нужно слышать на каждом этаже.
Если здание большое, одного микрофона с усилителем недостаточно. Либо потребуется несколько точек озвучивания по маршруту, либо переносная система, которую можно взять с собой. Если экскурсию ведут несколько человек одновременно — для каждого нужен отдельный комплект.
Решите заранее: маршрут, количество групп, кто ведёт. Это определяет, сколько комплектов микрофонов заказывать.
Спланируйте фуршет в помещении, которое для этого не предназначено
Новое здание обычно ещё не оборудовано как площадка для приёма гостей. Нет мебели, нет посуды, иногда нет даже столов. Кейтеринг привозит всё своё, но ему нужно где-то развернуться: точка подключения воды, если она требуется, доступ для разгрузки, место для размещения мобильной кухни или разогрева.
Узнайте у строителей, можно ли пользоваться служебным входом и грузовым лифтом. Если их нет или они заняты, всё оборудование пойдёт через парадный вход вместе с гостями — это нужно учесть при расчёте времени.
Согласуйте с кейтерингом, откуда они возьмут воду и электричество. Если здание ещё не введено в эксплуатацию, канализация может быть опечатана.
Обеспечьте свет для фото и видео
Официальные мероприятия снимают. Строительное освещение или временные лампы дают резкие тени и жёлтый оттенок; для съёмки этого недостаточно.
Если в программе есть сцена или зона, где будут выступать, она освещается отдельными приборами. Если речь произносят просто у входа — потребуется хотя бы два источника с рассеянным светом, чтобы лица не проваливались в тень.
Скажите оператору или фотографу, какое освещение будет на объекте. Если его нет, включите световое оборудование в техническое задание.
Различайте два типа подрядчиков
Есть агентства, которые принимают заявку, составляют план и передают его дальше субподрядчикам: одни привозят звук, другие — свет, третьи — мебель, и между ними нет прямого контакта. Координация идёт через менеджера, который сам на объекте не появляется.
Есть бригады, которые приезжают своим составом: те же люди, что оценивали объект, монтируют оборудование и остаются до конца вечера. Если что-то идёт не так, решение принимается на месте, без звонков в офис.
Второй вариант дороже в расчёте на одну позицию, но дешевле по итоговой смете, потому что не включает наценку посредника на каждую строку. Главное отличие проявляется в момент, когда выясняется, что помещение не готово: своя бригада перестраивается, субподрядчики начинают выставлять дополнительные счета.
Что решить до звонка
Дата открытия обычно жёсткая, но всё остальное — предмет согласования. Прежде чем запрашивать расчёт, определите: примерное количество гостей, где будет официальная часть, будет ли экскурсия и сколько человек её ведут, нужна ли сцена. Узнайте у управляющего стройкой, когда будет доступ в помещение и какое электричество работает.
Остальное уточняется после выезда на объект. Бригада After 5 Events оценивает акустику, просчитывает точки подключения и предлагает конфигурацию исходя из того, что реально успеет встать до прихода гостей.
Решение, которое стоит перед вами сейчас: делать монтаж силами разрозненных субподрядчиков или заказать работу у бригады, которая отвечает за результат от разгрузки до последнего гостя.