After 5 EventsОбъект диктует график, не организатор
Строители сдают объект по своему календарю, и он всегда сдвигается. Вы назначаете открытие на пятницу, подрядчик обещает закончить во вторник — а заканчивает в четверг вечером. Звук и свет привозят в здание, где ещё пахнет краской, где нет мебели и где вы не знаете, будет ли работать розетка, в которую вам указали.
Поэтому техническую разведку делают дважды: один раз по чертежам и второй раз на месте, за день до события, когда уже видно, что реально сдано. Если объект большой — завод, склад, торговый центр, — нужен день на монтаж, и он должен быть заложен в договор аренды или в график сдачи. Строители не считают вашу аппаратуру причиной задержать приёмку, и вы не сможете занести стойки, пока в помещении работают.
Свой звук, свой свет, своя сеть
Даже если в здании есть встроенная система озвучивания, она либо ещё не введена в эксплуатацию, либо настроена под фоновую музыку, а не под речь. Микрофоны, пульт, линейный массив — всё привозное. То же самое со светом: строительное освещение либо слишком яркое и холодное, либо ещё не включено, а архитектурная подсветка фасада управляется системой, к которой у вас нет доступа.
Электрическую мощность уточняют заранее. Если объект ещё не подключён к городской сети, нужен генератор — тихий, в кожухе, на достаточном расстоянии, чтобы его не было слышно. Если подключён, но счётчик не опломбирован, вам нужно письменное разрешение от застройщика на использование временного ввода. Звучит формально, но без этого разрешения энергетики могут обесточить площадку прямо во время события.
Гости трёх категорий — три сценария
На открытии присутствуют чиновники, пресса и сотрудники. Чиновникам нужен протокол: встреча у входа, короткий брифинг, речь, лента, фотография. Прессе нужен хороший кадр и цитата, которую можно пустить в эфир. Сотрудникам нужно увидеть, где они будут работать, и почувствовать, что их ценят.
Эти три аудитории не смешиваются легко. Официальную часть делают короткой — до двадцати минут, — и начинают её вовремя, потому что у чиновников следующая встреча через час. После протокола идёт экскурсия, её ведут небольшими группами, чтобы все слышали. Потом напитки, негромкая музыка и время для неформального общения. Если сотрудников много, их приглашают вторым потоком или на следующий день — совмещать не стоит, это разные события.
Алкоголь, безопасность, репутация
Вопрос об алкоголе решает HR, но отвечать за последствия будет тоже HR. На открытии алкоголь обычно есть — шампанское для тоста, вино к фуршету, — но его подают дозированно, через официантов, не барной стойкой. Это не вечеринка, это рабочее мероприятие с прессой и партнёрами, и человек, который перебрал, попадёт не только в корпоративную сводку, но и в районную газету.
Если среди гостей есть те, кто не пьёт по убеждениям или по здоровью, безалкогольные напитки должны быть поданы с той же степенью внимания: в бокалах, на подносе, не из пластиковых стаканчиков на отдельном столике. То же самое с едой: халяль, кошер, веганское — уточняют заранее и готовят отдельно, с маркировкой.
Кто монтирует и кто отвечает
Существуют два типа подрядчиков. Первый — агентство, которое принимает бриф, накидывает маржу на каждую строку и пересылает заказ субподрядчикам, с которыми никогда не работало вместе. Второй — команда, чьи собственные люди приезжают, монтируют, озвучивают и разбирают.
Разница проявляется в момент, когда что-то идёт не так: микрофон фонит, проектор не ловит сигнал, график сдвинулся на три часа. В первом случае координатор агентства звонит субподрядчику и ждёт. Во втором случае человек, который собрал систему, стоит рядом с пультом и устраняет проблему, пока вы ещё не заметили.
Этот гид пишет команда After 5 Events — те, кто привозит аппаратуру, подключает её и остаётся на объекте до конца.
Что решить до звонка
Перед тем как обращаться к подрядчику, зафиксируйте три вещи. Первое: дату и время, когда вам гарантированно отдадут ключи и электричество. Второе: список гостей с указанием, кто из них требует протокола. Третье: бюджет на человека и общий потолок, за который нельзя выйти.
Остальное — техника, сценарий, кейтеринг — обсуждается с подрядчиком на объекте, после осмотра. Чем точнее вы опишете состояние здания и состав аудитории, тем точнее будет смета и тем меньше вероятность, что в день открытия обнаружится то, о чём никто не подумал.