After 5 EventsСезон определяет площадку раньше, чем бюджет
Летом стеклянные залы превращаются в теплицы после полудня, и кондиционер не справляется, если на сцене стоит горячий свет. Зимой любая наружная часть — фуршет, фотозона, прибытие гостей — сокращается до пятнадцати минут, и вам нужен тамбур, который в планах площадки не нарисован.
Осенью и весной вы зависите от светового дня: презентация в шесть вечера в ноябре — это уже тёмный зал, а в мае — ещё полное солнце, которое съедает проекцию. Если в плане есть экран, начните с того, можете ли вы затемнить зал в то время, когда продукт будет показан.
Момент показа — это техническая задача, а не программная
Продукт выходит на сцену один раз, и в этот момент должны работать свет, экран, звук для видео, микрофон презентующего и часто ещё стрим или запись. Это не четыре отдельные задачи — это один технический сценарий, который кто-то должен был собрать, проверить и провести.
Если вы работаете с агентством, которое пересылает заказ на свет одному подрядчику, на звук другому, а на видео третьему, никто из них не видит, как их части соединяются. Человек, который вешает экран, не знает, что на нём должна идти прямая трансляция с камеры, а человек, который ведёт звук, не знает, что презентация начинается с видео без микрофона.
Когда одна бригада делает весь технический блок, всё собирается вокруг одного сценария. Проверка идёт один раз, с продуктом на месте, при том свете, который будет вечером.
Что вам нужно решить до звонка на площадку
Назовите количество гостей — не примерное, а то, на которое вы закладываете посадку или стоячий фуршет. Площадка, которая подходит для ста человек сидя, не подходит для ста человек стоя с бокалом — плотность другая, движение другое, доступ к столам другой.
Решите, будет ли продукт физически в зале. Если да, ему нужен свет отдельно от света для людей, и часто — отдельная зона или подиум, который надо строить. Если продукт — это экран или демонстрация на экране, вам нужна площадка, где экран виден из любой точки, где будут стоять гости.
Назовите, кто выступает и сколько это длится. Презентация на пять минут — это микрофон и свет. Презентация на двадцать минут — это уже внимание, которое надо держать, и значит, звук должен быть разборчивым, свет должен быть на лице, а не на затылке, и зал должен быть построен так, чтобы все видели.
Livestream и фотограф — это требования к освещению
Камера не прощает того, что прощает глаз. Если зал освещён точечно — светлая сцена, тёмный фуршет — камера покажет это как две разные локации, и переключение между ними выглядит как техническая ошибка.
Если в плане есть прямая трансляция, это требование к интернету, которое надо обсуждать с площадкой до договора. Скорость загрузки — не скорость, которую площадка называет для гостевого вайфая. Вам нужна выделенная линия или хотя бы возможность проверить реальную скорость загрузки в день монтажа.
Фотограф снимает то, что освещено. Если продукт тёмный или глянцевый, его нельзя просто поставить под общий свет — он либо уйдёт в тень, либо даст блик. Это решается на этапе построения света, а не в моменте съёмки.
Ошибки, которые делают те, кто организует впервые
Первая: ресторан с хорошей кухней, но без технического райдера. Звук отражается от кафельного пола и стеклянных стен, микрофон ловит эхо, и речь перестаёт быть разборчивой. Если зал не строился для мероприятий, он не будет работать для мероприятий, сколько бы оборудования вы туда ни привезли.
Вторая: наружная часть без плана Б. Май в Таллине — это одинаково вероятно плюс двадцать и плюс восемь с дождём. Если презентация или фуршет запланированы на улице, у вас должен быть либо шатёр, либо возможность за десять минут переместить всё внутрь.
Третья: "мы принесём колонку". Колонка работает для двадцати человек в тихой комнате. Для пятидесяти человек с бокалами, которые разговаривают, вам нужна звуковая система, которая покрывает зал равномерно, а не бьёт из одной точки.
Когда позвать бригаду, а когда справиться своими силами
Если презентация — это один человек, один микрофон, тридцать гостей в зале, который уже оборудован, и нет записи — вы справитесь с площадкой, которая даёт микрофон и проектор в аренду зала.
Если в плане несколько выступающих, экран, видео, продукт под светом, фотограф, стрим или хотя бы запись, и больше пятидесяти гостей — это уже сценарий, который надо собирать. Вопрос не в том, сможете ли вы найти оборудование. Вопрос в том, кто соберёт его в одну систему и проверит за день до того, как в зал войдут гости.
Есть два типа подрядчиков: те, кто планирует и передаёт бриф дальше, зарабатывая на каждой строке, и те, чьи собственные люди делают расчёт, монтаж, свет и звук вечером. After 5 Events — второй тип. Одна бригада делает всю техническую часть, и человек, который вешал свет, — тот же человек, который стоит за пультом, когда продукт выходит на сцену.
Что решить перед тем, как звонить
Сколько человек придёт — не диапазон, а число, на которое вы закладываете зал.
Будет ли продукт физически на месте, и если да, какого он размера и цвета.
Будут ли камеры — фото, видео, стрим — и кто их приводит.
Дата фиксирована или есть возможность сдвинуть на неделю, если площадка, которая подходит, занята.
Остальное обсуждается, но эти четыре вещи определяют, с чего начинается разговор.