After 5 EventsКогда бронировать место
Базы отдыха работают на сезон вперёд. Хорошие усадьбы и дома у озера разбирают корпоративные группы до конца зимы. Если у вас команда больше десяти человек и вам нужен зал или шатёр на вечер, начинайте искать место в феврале. К апрелю выбор сужается до мест с плохой акустикой или площадок, где ничего нет.
Сначала найдите место. Потом договаривайтесь с теми, кто строит вечер.
Крыша — первое решение
В Эстонии летом дождь идёт без предупреждения. Вечеринка на поляне работает, пока все стоят. Как только гости садятся ужинать или начинается программа, дождь превращает план в проблему.
Зал, амбар или шатёр. Крыша решает не только погоду — она решает звук. Открытая площадка рассеивает музыку, и даже хорошая аппаратура звучит тихо и плоско. Закрытое пространство держит звук и позволяет работать со светом.
Если на базе есть шатёр, уточните его размер и узнайте, кто его ставит. Шатры ставят за день-два до мероприятия, и если база делает это сама, вы не контролируете сроки.
Электричество под звук и свет
Ресторан в городе даёт киловатты. База отдыха за городом — часто нет. Профессиональный звук на танцпол для тридцати человек тянет больше мощности, чем бытовая проводка.
Спросите у базы: сколько киловатт доступно в том месте, где будет вечер. Если ответ неуверенный или цифра меньше десяти, понадобится генератор. Его привозят с собой, он шумит, и его надо ставить так, чтобы шум не шёл в зал.
Бывает и наоборот: база обещает электричество, его подключают, а автомат вырубается в первый час. Человек, который собирает звук, должен это проверить до того, как гости сядут за стол.
Чем отличаются агентства
Есть два способа организовать вечер.
Первый: агентство принимает заказ, составляет смету и пересылает бриф подрядчикам — звуковикам, которых оно не знает, светотехникам, с которыми не работало, диджею, которого нашли через знакомых. Агентство зарабатывает на каждой строке и исчезает, как только что-то идёт не так.
Второй: приезжает бригада, которая делает это своими руками. Они привозят аппаратуру, которую собирают сами, вешают свет, настраивают звук и остаются до конца. Смету выставляет тот, кто её выполняет.
Разница проявляется в восемь вечера, когда микрофон свистит или свет не включается. В первом случае никто не знает, куда звонить. Во втором — человек, который это собрал, стоит рядом.
Активности днём и программа вечером
День проходит на улице: квесты, стрельба из лука, верёвочный парк, сауна. Программу днём обычно предлагает сама база, и её можно выбрать на месте.
Вечер требует подготовки. Если будет диджей или живая музыка, техника приезжает за несколько часов до начала. Танцпол, свет, звук — всё это собирается, пока гости ещё на активностях. К моменту ужина в зале уже стоит готовая сцена.
Если в команде есть семьи, вечер делится на два блока: ужин с программой, когда все вместе, и танцы после, когда дети уже спят.
Автобус, ночёвка, утро
Если база за городом, нужен автобус. Заказывайте его одновременно с местом — в июне перевозчики заняты так же, как и усадьбы.
После вечера — ночёвка. Узнайте, сколько номеров на базе, как они распределены и нужно ли доплачивать за размещение. Иногда аренда базы включает только зал, а номера считают отдельно.
Утром — завтрак и обратная дорога. Автобус на утро заказывается сразу, иначе водитель уедет после выгрузки вечером и вернётся только к обеду.
Что решить до звонка
Перед тем как звонить на базу или техническому подрядчику, у вас должно быть три цифры: сколько человек, какая дата и есть ли ночёвка.
Перед тем как утверждать место, узнайте четыре вещи: есть ли крыша, сколько электричества, кто ставит шатёр если его нет, и откуда едет автобус.
Остальное договаривается по ходу. Этот текст пишет бригада After 5 Events — те, кто собирает звук, вешает свет и остаётся с вами до двух ночи, пока последний кейс не уедет обратно на склад.