After 5 EventsВыбран зал, который не умеет в презентации
Площадка красиво выглядит на фотографиях, у неё есть проектор и микрофон. Организатор бронирует дату, а за неделю до мероприятия выясняется, что экран — это натяжное полотно три на два метра, что проектор выдаёт восемьсот люменов и гаснет при любом верхнем свете, и что микрофон один, проводной, на стойке у стены.
Продуктовая презентация живёт от того, что видно и слышно. Если изображение бледное, если спикер не может двигаться, если в зале нет затемнения — мероприятие проходит, но не работает. Всё это становится очевидно только в день события, когда менять уже нечего.
Вопрос, который это предотвращает: пришлите технический райдер зала и фотографию того, как выглядела последняя презентация с экраном. Если такой фотографии нет — площадка не делает презентации.
Техника заказана у трёх разных подрядчиков
Звук у одной компании, свет у другой, экран взяли у третьих, а видеозапись — у знакомого оператора. Все подтвердили, все приедут. Проблема в том, что никто из них не знает, кто за что отвечает и в каком порядке идёт монтаж.
Свет приезжает раньше звука и вешает приборы там, где через час будет стоять колонка. Оператор рассчитывал на свет с одной стороны, его поставили с другой. Экран смонтирован, но под него не подведено питание, потому что электрик ушёл до того, как экран приехал. В итоге монтаж занимает вдвое больше времени, а организатор тушит конфликты вместо того, чтобы заниматься программой.
Когда подрядчики не работали вместе раньше, они координируются через заказчика. Заказчик становится диспетчером без технического бэкграунда.
Есть два типа продакшна. Один планирует мероприятие и рассылает задачи субподрядчикам, зарабатывая на каждой строке. Другой приезжает своей бригадой — которая знает, кто когда заходит в зал и чьё оборудование куда встаёт — и несёт ответственность за всю цепочку.
Презентация идёт в дневное время, и об этом никто не подумал
Запуск назначен на полдень, чтобы успеть разослать новость в тот же день. Зал панорамный, с большими окнами. Экран поставили у стены напротив окон, и всё утро он залит контровым светом.
Проектор выдаёт нормальную яркость, но её недостаточно против прямого солнца. Изображение видно, но бледное. Продукт на слайдах выглядит хуже, чем он есть. Шторы на окнах либо нет, либо она ролетная и пропускает свет по краям.
Это можно было решить двумя способами: выбрать другую стену для экрана или сдвинуть презентацию на вечер. Но оба решения надо принимать на этапе выбора зала, а не в день монтажа.
Вопрос: если презентация днём, откуда падает свет в это время года и можно ли полностью затемнить зал.
Демонстрация продукта требует подключения, которого нет
Продукт — это приложение, устройство или что-то, что надо показать вживую. Спикер выходит на сцену с ноутбуком, подключает его — и обнаруживается, что переходника на проектор нет, что проектор не читает этот формат сигнала, или что между ноутбуком и экраном четыре секунды задержки.
Демонстрацию переносят на телефон спикера, проецируя его экран через беспроводной адаптер. Картинка мелкая, соединение рвётся дважды. Презентация проходит, но производит впечатление, противоположное тому, что планировалось.
Прогон на площадке за день до события решает это полностью. Прогон за час до — частично. Прогон в момент, когда гости уже заходят, не решает ничего.
Речь слышно в первых рядах, но не дальше
Звук есть — микрофон, колонки, пульт. Но система настроена на фоновую музыку или на камерное выступление, а не на презентацию перед полным залом. Спикер говорит, в первых трёх рядах слышно хорошо, дальше — как из коридора.
Проблема не в громкости. Проблема в том, что звук не покрывает зал равномерно. Если колонки стоят в углах сцены, между ними образуется мёртвая зона. Если в зале высокий потолок и нет акустической обработки, речь размывается реверберацией.
Звукорежиссёр, который работает с презентациями, слушает зал из последнего ряда, а не из-за пульта. И знает, что Speech и Music — это две разные настройки.
Вопрос: покажите схему расстановки звука для зала на это количество человек и пришлите запись последнего мероприятия с речью.
Организатор весь вечер решает технические вопросы
Организатор — это сотрудник компании, часто из маркетинга. Человек, который понимает продукт, знает гостей, согласовывал программу с руководством. В день презентации этот человек должен встречать людей, следить за таймингом, быть на связи со спикерами.
Вместо этого он стоит у пульта, объясняет технику, когда включать следующий ролик, ищет переходник, перезагружает проектор и координирует фотографа со светом. Потому что никто, кроме него, не знает, что за чем идёт.
Когда техническая бригада — это команда, которая делала это вместе раньше, у них есть распорядок. Они знают, в какой момент гаснет свет, когда выводится картинка, кто подаёт микрофон. Организатору остаётся один контакт — технический директор — и одна задача: дать отмашку на начало.
Что решать до звонка
Выберите дату и примерное число гостей. Решите, будет ли прямая трансляция — это меняет требования к свету и звуку. Уточните, нужна ли запись. Подумайте, будет ли демонстрация продукта вживую и что для неё требуется технически.
Если площадка уже выбрана — узнайте её технические возможности. Если нет — лучше выбирать её вместе с теми, кто будет строить презентацию.
Пишет бригада After 5 Events — та, что приезжает в семь утра с оборудованием и уходит, когда последний кейс упакован.