After 5 EventsСначала решите, где люди припаркуются
Если ваша команда приезжает на работу на машине, она приедет на машине и на корпоратив. Центр Таллинна в пятницу вечером — это платные парковки, односторонние улицы и двадцать минут на поиск места. Ресторан может быть отличным, но если половина команды опоздает или потратит начало вечера на нервы, вечер начнётся не так.
Площадка рядом с терминалом, складом или на выезде из города работает лучше. Люди знают дорогу, парковка есть, и если кто-то уедет пораньше, он просто уедет, а не будет ждать такси полчаса.
Если всё-таки выбираете центр, закладывайте автобус туда и обратно. Не маршрутку на десять человек — полноценный автобус, который заберёт всех из одной точки и развезёт по районам в конце. Это не роскошь, это логистика.
Крыша — это не опция
Летний корпоратив на природе звучит хорошо до того момента, когда в семь вечера начинается дождь. У вас сорок человек, мангал, музыка из блютуз-колонки и полная растерянность.
Если мероприятие на улице, нужен шатёр. Не тент на четырёх столбах, а конструкция со стенками, которые можно опустить. Шатёр заказывается заранее, его привозят, ставят, закрепляют, и если он стоит правильно, внутри сухо даже в ливень.
Альтернатива — площадка с крытой частью, куда можно переместить людей, если погода сломается. Ресторан с верандой и залом внутри. База отдыха с беседкой и тёплым помещением. План Б, который не требует импровизации в последний момент.
Звук: почему ресторанный зал не работает
Ресторан, который хорош для ужина на восемь человек, становится катастрофой для корпоратива на сорок. Голые стены, кафельный пол, стеклянные перегородки — звук отскакивает, слова размазываются, и через полчаса все переходят на крик.
Если в зале нет ковров, штор или мягкой мебели, там нужна звуковая аппаратура, которая это компенсирует. Не колонка из машины. Комплект с микшером, который распределяет звук так, чтобы его было слышно ровно, а не громко.
Мы возим свою аппаратуру и настраиваем её под помещение. Прослушиваем зал до того, как придут гости, находим частоты, которые режут ухо, убираем их. Если в зале эхо, добавляем поглощающие панели. Если потолок низкий, поднимаем колонки выше, чтобы звук шёл поверх голов.
Если вы бронируете площадку сами, спросите, есть ли там своя звуковая система и кто её обслуживает. Если вам говорят «есть колонки», уточните, кто их включает, настраивает и остаётся на месте, пока идёт мероприятие. Часто выясняется, что колонки есть, а человека нет.
Свет: что меняется, когда темнеет
Корпоратив начинается в шесть вечера, пока светло. Через два часа темнеет, и если единственный свет в помещении — это потолочные лампы, атмосфера падает.
Свет задаёт, как выглядит пространство. Верхний свет делает помещение плоским и казённым. Боковой свет, цветная заливка, акценты на стены или на барную стойку — это другой вечер.
Мы привозим светодиодные приборы, которые можно настроить под любой цвет и яркость. Вешаем их на фермы, ставим на пол, программируем сцены: одна для ужина, другая для танцев, третья для окончания вечера. Переключение идёт со светопульта, без того, чтобы кто-то бегал и крутил выключатели.
Если площадка своя — склад, ангар, открытая территория — свет строится с нуля. Это не сложнее, чем в ресторане, просто требует больше времени на монтаж.
Два типа подрядчика
Есть агентства, которые принимают заявку, составляют план, а потом рассылают задачи субподрядчикам: одни привозят звук, другие — свет, третьи — мебель. Агентство зарабатывает на каждой строке, координирует по телефону и приезжает к началу мероприятия посмотреть, как всё выглядит.
Есть бригады, которые делают всё своими руками. Приезжают с утра, разгружают фуры, вешают фермы, тянут кабели, настраивают пульты и остаются до конца, пока последний кофр не уедет обратно.
Разница не в цене. Разница в том, что происходит, когда что-то идёт не так. Если микрофон хрипит, если свет мигает, если нужно переставить стол — бригада решает это на месте, потому что оборудование их, руки их, и они знают, где что лежит. Субподрядчик звонит агентству, агентство звонит поставщику, поставщик говорит, что человек уже уехал.
After 5 Events — это вторая модель. Те же люди, которые дают вам цену, грузят аппаратуру и стоят за пультом.
Программа: меньше сцены, больше пространства
Команда логистов не сидит тихо два часа и не смотрит шоу. Люди хотят поговорить, выпить, подойти к тому, с кем обычно пересекаются только в переписке.
Если вы заказываете ведущего, ему нужно сказать одну вещь: коротко. Поприветствовать, передать слово руководителю, запустить конкурс, если он нужен, и отойти. Ведущий, который заполняет паузы шутками и растягивает каждое объявление на пять минут, убивает вечер.
Музыка — фоном в начале, громче ближе к концу. Если планируете диджея, скажите ему, что аудитория не танцует с первой минуты. Пусть первые полтора часа играет то, под что удобно разговаривать. Танцы начнутся сами, когда люди будут готовы.
Если нужен конкурс, делайте его коротким, простым и с призом, который можно забрать сразу. Никаких сложных правил, никаких туров, никаких объяснений на пять минут.
Алкоголь и дорога домой
Логистическая команда едет на машинах, и если на мероприятии алкоголь, половина уедет на такси, а машины останутся на парковке до утра. Это нормально, но это нужно учесть.
Либо вы заказываете автобус обратно, либо закладываете бюджет на такси, либо выбираете площадку, от которой легко уехать на общественном транспорте. Вариант «разберутся сами» работает, но создаёт неудобство в конце вечера, когда все устали и хотят просто попасть домой.
Если заказываете автобус, уточните, во сколько он уезжает, и скажите об этом в начале вечера. Не в конце, когда половина уже разошлась, а в самом начале, чтобы люди могли планировать.
Что решить до звонка
Вы звоните не за тем, чтобы вам предложили три пакета. Вы звоните, чтобы описать ситуацию и услышать, что из этого следует.
Перед звонком определите: сколько человек придёт, в какой день и в какое время, есть ли уже площадка или её нужно найти, нужна ли программа или только техника, и сколько денег на всё это выделено.
Остальное настраивается. Но эти четыре вещи — основа, от которой строится всё остальное.