After 5 EventsВместимость — не число из прайса
В коммерческом предложении написано: до двухсот человек. Но это стоя, у стойки, без сцены. Поставьте ряды стульев для выступления — останется сто сорок. Добавьте танцпол — сто двадцать. Ещё минус двадцать на зону регистрации и экран с хроникой компании у входа.
Важна не площадь, а то, как она делится. Юбилей требует сценического пространства — подиум хотя бы восемь метров в ширину, если выступают трое, и метр двадцать в глубину, чтобы не стоять у самого края. Перед сценой нужна мёртвая зона: два метра, куда не ставят столы и где никто не ходит, иначе первый ряд смотрит снизу вверх в колени.
Спросите на осмотре, где именно они ставили сцену в прошлый раз. Если показывают на угол или на место под колонной — площадка не для выступлений, её сдают под фуршеты.
Потолок, колонны и свет, который не получится повесить
Высота три метра — это жилая комната. Для юбилея с экраном и речами нужно четыре, а лучше пять. Ниже — звук бьёт в потолок и возвращается плоским, проектор светит вам в глаза, а подвесить приличный свет некуда.
Колонны режут зал. Если они стоят по центру, часть зала не видит экран, и никакая рассадка этого не исправит. Осмотрите помещение от того места, где будет последний ряд, и от углов. То, что закрыто оттуда, закрыто.
Спросите, можно ли крепить оборудование к потолку и к стенам. Во многих залах нельзя — ни саморез, ни струбцину. Тогда весь свет идёт на стойках с пола, а это объём, который съедает место, и время на сборку, которое съедает день.
Мощность и где она на самом деле
В техническом паспорте написана одна цифра, но она описывает весь объект — кухню, освещение, вентиляцию. Для мероприятия доступна розетка на двадцать ампер в углу, и если вы включите звук, свет и проектор одновременно, выбьет автомат.
Спросите, где щиток, сколько свободных линий и какой номинал. Если ответ неуверенный или отсылают к техническому персоналу, которого сейчас нет, — это проблема, которая вскроется в день монтажа.
Многие площадки требуют своего электрика для подключения. Это нормально, если он приходит в оговоренное время. Это катастрофа, если его вызывают по факту и он появляется через три часа.
Маршрут завоза: лифт, лестница, двери
Оборудование для юбилея — это флайт-кейсы весом под сто килограммов, экран шесть на четыре метра в свёрнутом виде, акустические системы, которые не проходят в лифт. Если грузовой лифт есть, узнайте его размеры и грузоподъёмность. Если нет — сколько ступеней, какой ширины лестничный проём и можно ли пронести оборудование после того, как гости уже в зале.
Важна и парковка. Машина с оборудованием не помещается в подземный паркинг с низким потолком, и если её нельзя оставить у входа даже на разгрузку, каждый кейс пойдёт вручную через двор.
Спросите, до которого часа можно завозить. Если площадка открывается в день события за четыре часа до начала, а монтаж занимает шесть — вы либо платите за аренду предыдущего дня, либо идёте на риск.
Звук «от площадки» и для чего он годится
Многие залы предлагают встроенную аудиосистему. Она рассчитана на фоновую музыку и микрофон ведущего. Для юбилея, где выступают трое одновременно, идёт видеопрезентация со звуком и потом включается живая музыка, нужна внешняя система с отдельным пультом.
Если вам говорят, что «звук включён в аренду», уточните: сколько микрофонов, есть ли линейные входы для компьютера, кто управляет громкостью во время программы. Часто оказывается, что включён один микрофон, а пульт заперт в подсобке.
Комендантский час, соседи и что происходит в десять вечера
Площадка в жилом здании, даже если это первый этаж ресторана, живёт по жалобам соседей. Музыка после десяти — это участковый через полчаса. Юбилей редко заканчивается к десяти.
Спросите прямо: были ли жалобы, есть ли официальное ограничение по времени и громкости, что именно считается нарушением. Если вам отвечают «обычно нормально» или «мы договариваемся», закладывайте риск, что вечер оборвётся на середине.
Важно и расписание уборки. Некоторые площадки требуют, чтобы оборудование было вывезено до полуночи, даже если аренда оплачена до двух. Вывоз в спешке — это помятые кейсы и забытые кабели.
Чем занимается персонал площадки и чем нет
Администратор площадки открывает дверь и выдаёт ключ от подсобки. Он не таскает кейсы, не подключает проектор и не знает, где в этом здании фазный провод. Если в договоре написано «техническая поддержка», уточните, что именно это значит.
Есть два типа компаний. Одни принимают заявку, составляют смету и рассылают её субподрядчикам — звук от одних, свет от других, монтаж от третьих, и на площадке они видят друг друга первый раз. Другие приезжают той же бригадой, что собирала и прошлый ваш юбилей, и позапрошлый, — оборудование своё, люди свои, и если что-то идёт не так, решают на месте, без звонков куда-то наверх. After 5 Events — второе: те же люди, что дают оценку, разгружают машину и стоят за пультом во время речи.
Что решить до звонка
Назовите число гостей сидя, если будут выступления или презентация. Назовите, нужна ли танцевальная зона после официальной части. Скажите, во сколько начало и до которого часа продлится программа.
Если уже выбрали площадку — узнайте на этой неделе всё, что перечислено выше. Если ещё нет — откажитесь от зала, где хотя бы на три вопроса ответили неуверенно.