After 5 EventsIstekohtade arv kolmel viisil
Müügijuht ütleb, et saali mahutab kakssada inimest. See number kehtib seina ääres seisvate inimeste kohta ilma toolideta. Laudade taga istudes mahub sinna sada kaheksakümmend. Kui lisada lava ja tantsupõrand, jääb alles sada viiskümmend kohta — ja siis pole veel arvestatud tehnikariiulite ega mikserpuldiga, mis võtavad ruumi tagant.
Küsi alati mahutavust just selles formaadis, mida vajad: toolidega, laudadega, lavaga. Aastapäev on sündmus, kus enamik ajast veedetakse istudes ja vaadates ette, seega on number, mis loeb, istekohad ekraani ees.
Lae kõrgus ja kõik, mis sellest järgneb
Kolme meetri kõrgune lagi tähendab, et suur ekraan ei mahu vertikaalselt üles ja valgustid riputatakse põrandalt statiivirele. Viie meetri kõrguselt saab töötada, aga helendid on ikka publiku nägemisvälja lähedal. Alates kuuest meetrist hakkab tehnika tõesti kaduma ja ruum töötab nii nagu suurürituste fotodel.
Lae materjalil on samuti tähendus. Kõva pind viskab heli otse tagasi ja akustika muutub ähmasteks. Kui kõigil esinemisel on vaja mikrofoni, on heli seadistamine keerulisem ja aeganõudvam.
Sambad ja seinad, mis jagavad
Sambad ei kao kuhugi, seega pead neid arvestama. Kui sammas seisab vahetult ees, siis pool saalist ei näe ekraani. Kui tuleb seada kaks väiksemat ekraani, kahekordistub tehnika maht.
Klaassein loob võimaluse kahe ruumi jaoks — kohtumine ja pärast veel midagi —, aga heli kandub läbi ja kui üks ruum on vaikne ning teine mitte, siis kumbki ei tööta hästi.
Elekter: kus see on ja kui palju
Valgus, heli, ekraan ja projektor vajavad kokku rohkem kui tavaline pistikupesa annab. Küsi, kus on põhikarp, mitu faasi seal on ja kui palju amprit saab kasutada. Kui tuleb tuua generaator, muutub logistika keerulisemaks ja kallimaks.
Paljudes konverentsikeskustes on elekter lae all või põrandast kergesti kättesaadav. Vanemates saaliruumides võib olla vaja vedada kaablid läbi koridori teisest toast. See ei ole tehniline probleem, aga see on aeg ja meetrid, mis lisanduvad.
Sissetoomise tee ja lift
Esimene auto jõuab kohale kell seitse hommikul. Küsi: kas auto pääseb ukseni, kas lift mahutab kasti ja kui palju treppiastmeid on vahel. Trepid ei takista tööd, aga nad lisavad aega — iga kast kantakse käsitsi.
Kui hoone on vanalinna kitsas tänaval ja auto peab seisma saja meetri kaugusel, tuleb arvestada, et sissetoomine võtab kauem. Aastapäev on täpselt ajastatud üritus — minister saabub kindlal kellaajal —, seega on ajakava paindumatu ja ülesehitus peab lõpetama õigeks ajaks.
Maja helisüsteem ja sellele mõeldud kasutus
Paljud ruumid reklaamivad helisüsteemi ja projektori. Need on mõeldud ettekandele mikroniga ja slaidiesitlusele. Need ei ole mõeldud filmile, muusikale ega kahesajale inimesele, kes aplodeerivad samaaegselt.
Küsi, mis aastal süsteem paigaldati ja mitu kõlarit seal on. Kui vastus on kaks lakke riputatud kõlarit kümne aasta tagant, siis tee kohe algusest peale kindlaks, et tuleb tuua oma.
Piiraja: naabrid, komendanttund, loa
Mõned ruumid asuvad elamupiirkonnas, kus pärast üheteist õhtul ei tohi müra teha. Teised saavad luba kuni kahe, aga pärast südaööd muutub koristamine keerulisemaks, sest veoauto tekitab küsimusi.
Aastapäev lõpeb tavaliselt õigel ajal, aga kui sa ei tea piiri, ei tea sa ka, millal see võib probleemiks saada. Küsi juba esimesel kohtumisel.
Parkimine, bussipeatus ja viimane reis
Kui suurem osa külalistest tuleb autoga, siis parkimiskohtade arv loeb. Kui inimesed tulevad ühistranspordiga, küsi, kus on lähim peatus ja mis kell viimane buss läheb.
See ei ole tehniline küsimus, aga see on logistiline. Ja aastapäev on avaliku näoga üritus: kui partner seisab poole tunni jooksul bussi oodates, jääb see meelde.
Maja enda personal ja selle piir
Mõned ruumid pakuvad oma teenindajaid, teised lasevad ainult katust kasutada. Küsi täpselt, mida hinnas sees on ja kes vastutab mille eest. Kui tuleb tuua kogu personal — tehnikud, ettekandjad, turvamehed — siis see on täiendav rida.
Kaks moodi agentuuri: üks, kes planeerib ja edastab korralduse alltöövõtjatele, keda pole kunagi koos näinud, teenides igal real, ja teine, kelle enda inimesed hindavad, ehitavad, esinevad ja juhivad õhtut. See ei ole müügiargument, vaid kirjeldus sellest, kuidas töö tehakse.
Me, After 5 Events, oleme teine pool: meie inimesed riputavad valgustid üles ja on seal veel kell kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi.
Mida otsustada enne, kui helistad
Ruum on otsus, mis tuleb teha esimesena, sest temast sõltub enamik muud. Enne kui kedagi kutsud, mine kohale ja küsi: kui palju mahutab laudade ja lavaga, kui kõrge on lagi, kus on vool, kuidas kast sisse tuua, milline on maja helisüsteem ja millal peab valmis olema.
Kui sa tead neid vastuseid, tead sa ka, mis maksma hakkab.