After 5 EventsДата решается раньше зала
В декабре четыре пятницы. Каждую из них хочет половина компаний города. Площадки бронируются за несколько месяцев, группы — ещё раньше. Если вы начали искать в ноябре, выбор уже сделан за вас: остались те залы, от которых отказались.
Начните с календаря. Соберите возможные даты, проверьте доступность площадок и только потом показывайте коллегам картинки.
Вместимость: стоя, сидя, сидя с танцполом
Площадка называет цифру. Эта цифра — для фуршета, когда люди стоят. Посадите их за столы — влезет вдвое меньше. Добавьте сцену и танцпол — ещё меньше.
Спросите на осмотре: сколько человек поместится за столами, если после ужина будет выступление и танцы. Попросите план рассадки с учётом сцены. Если вам показывают только пустой зал, считайте сами.
У корпоратива два режима. Первый — ужин, речи, награждение. Второй — музыка и движение. Зал должен работать в обоих.
Акустика: высота потолка и что стоит между сценой и столами
В низком зале с бетонным потолком звук бьёт обратно в лицо выступающему. Речь директора слышна плохо, музыка — громко и грязно. Если потолок ниже роста человека с поднятой рукой, это уже ограничение.
Столбы посреди зала режут видимость. Гости за колонной не видят сцену — и это половина зала, если колонна стоит неудачно.
Спросите: есть ли штатная звуковая система, для чего она рассчитана. Домовая колонка для фона — не то же самое, что концертный комплект. Если система есть, но ею никто не пользуется для живых выступлений, значит, она не подходит.
Электричество и где оно находится
Оборудование требует мощности. Свет, звук, проекция — всё это нагрузка на сеть. Спросите, где находятся вводы, сколько можно взять, нужен ли отдельный кабель от щитка.
Если мощности не хватает, её завозят генератором. Генератор стоит снаружи, кабель идёт через окно или дверь. Это ещё одна статья в смете, и об этом лучше узнать до подписания договора с площадкой.
Завоз: как оборудование попадает в зал
Бригада приезжает утром. С ней — кофры, колонки, фермы, приборы. Если подъёмник узкий или его нет, всё идёт по лестнице. Это медленнее, дороже и иногда физически невозможно.
Пройдите маршрут от парковки до зала. Запомните дверные проёмы, повороты, лестницы. Если что-то вызывает сомнения, скажите об этом при составлении сметы.
Комендантский час, соседи и жалобы
У площадки есть регламент: до которого часа разрешена громкая музыка. Это не пожелание — это условие договора с арендодателем или требование соседей. Если написано «до двадцати трёх», значит, в двадцать три музыка выключается.
Ужин с речами занимает время. Если начало в семь, музыка начнётся не раньше десяти. Комендантский час в одиннадцать оставляет вам час танцев. Этого мало.
Спросите прямо: до которого часа можно, были ли жалобы, что происходит, если время вышло.
Свет, затемнение и окна
Проекция требует темноты. Видео на экране при верхнем свете выглядит блёкло. Если в зале большие окна без штор и мероприятие начинается засветло, проектор бесполезен до вечера.
Спросите, можно ли затемнить зал, чем и насколько. Если шторы светлые или их нет, закладывайте начало программы на тёмное время.
Парковка и как гости уезжают
Гости приезжают на машинах или заказывают такси. Если парковки нет или она на другой стороне квартала, люди опаздывают, раздражаются и это задерживает начало.
Посмотрите, где останавливается транспорт. Последний автобус, станция метро, разворот для такси. Корпоратив заканчивается поздно, и это часть логистики, которую редко планируют.
Что делает команда площадки и чего не делает
У площадки есть штат: администратор, охрана, иногда официанты. Спросите, что входит в аренду, а что оплачивается отдельно. Уборка после мероприятия, гардероб, подача блюд — всё это либо включено, либо нет.
Если площадка требует работать только со своим кейтерингом или техникой, узнайте условия заранее. Монополия на поставщиков поднимает цену и убирает выбор.
Две модели работы
Есть агентства, которые принимают бриф и рассылают его подрядчикам: одни привозят звук, другие — свет, третьи ставят сцену. Координация остаётся на вас. Если что-то идёт не так, каждый подрядчик отвечает только за свой участок.
Есть команды, которые приходят одним составом: те же люди, что составляли смету, монтируют оборудование и ведут вечер. Это After 5 Events — бригада, которая делает корпоративы, концерты и технически сложные мероприятия. Родительская компания управляет тремя брендами: продакшн, живая группа, диджеи. Всё под одним началом.
Выбор модели — это выбор того, с кем вы разговариваете, когда возникает проблема.
Что решить перед звонком
Вы знаете дату или диапазон дат. Вы знаете примерное число гостей. Вы понимаете формат: сидячий ужин, танцы, нужна ли сцена.
Теперь решите: будете искать площадку самостоятельно и потом подбирать технику под неё, или отдадите всю связку одной команде. В первом случае готовьтесь координировать. Во втором — выбирайте того, кто это делал достаточно раз, чтобы знать, где ломается.