After 5 EventsСезон решает формат раньше, чем вы
Зимний юбилей — это вечер в помещении, сидячий формат, речи за столами. Короткий день означает, что гости приедут в темноте и уедут в темноте, поэтому фотографируют внутри. Экран видно хорошо, но зал должен вместить всех сидя, и таких залов в центре Таллинна три.
Летний юбилей позволяет открытую территорию: терраса, двор усадьбы, лужайка перед рестораном. Часть программы можно вынести на улицу, но для видео и речей всё равно нужна крыша — летний вечер в Эстонии светлый до одиннадцати, но не сухой. Экран на улице требует либо полной темноты, либо LED-панели, которая стоит втрое дороже проектора.
Межсезонье коварно. Апрель и октябрь дают красивый свет для фотографий, но погода меняется за три часа, и открытая площадка требует крытого резерва на той же территории.
Площадка: адрес как часть бренда
Для юридической или консалтинговой компании адрес мероприятия — это сигнал. Клиенты запомнят не только содержание речи, но и то, где её произнесли. Выбирайте место, которое не нужно объяснять.
Зал должен вместить программу, а не только гостей. Сцена или подиум для выступающих, экран размером, при котором виден текст с последнего ряда, пространство для фуршета или ужина, место для регистрации гостей при входе — всё это занимает площадь. Если зал рассчитан на восемьдесят человек в театральной рассадке, он вместит пятьдесят за столами.
Проверьте техническую часть до подписания договора: откуда подаётся электричество, где крепится экран, как звучат речи в пустом зале. Пустой зал всегда гулкий; с гостями станет тише, но если в пустом помещении слышно эхо, в заполненном будет слышно плохо.
Видео и презентации: экран определяет всё остальное
На юбилее компании показывают фильм или презентацию с историей. Это всегда центральный момент вечера, и его всегда готовят в последнюю неделю. Экран, проектор и звук настраиваются за день до мероприятия, поэтому технические требования к видео нужно знать заранее.
Формат файла, разрешение, соотношение сторон, громкость звуковой дорожки — это не вопросы для вечера пятницы перед субботним юбилеем. Передайте технические требования тому, кто монтирует видео, минимум за две недели.
Проектор работает в затемнённом зале. Если программа предполагает фуршет с презентацией одновременно, изображение на экране будет бледным. LED-экран виден при любом освещении, но его аренда стоит дороже, и он требует другого формата видео.
Репетиция обязательна. Выступающий должен увидеть, где он стоит относительно экрана, где лежит пульт для переключения слайдов, как звучит его голос в микрофон. Короткая речь, произнесённая без подготовки в незнакомом пространстве, звучит длинно и неуверенно.
Звук: речи слышно или не слышно, середины нет
На корпоративном юбилее говорят. Учредители, партнёры, иногда министр или клиент, которого попросили сказать несколько слов. Каждый из них должен быть слышен с первого слова.
Микрофоны бывают трёх типов: ручной, петличка, радиомикрофон на стойке. Ручной даёт лучший звук, но требует, чтобы выступающий держал его правильно и не опускал руку. Петличка оставляет руки свободными, но её нужно закрепить заранее, и она ловит шорох одежды. Микрофон на трибуне привязывает выступающего к одной точке.
Чем больше зал, тем больше динамиков. Один динамик спереди означает, что звук приходит с задержкой к тем, кто сидит сзади, и они слышат эхо. Распределённая система ставит динамики по залу, звук приходит одновременно.
Фоновая музыка во время фуршета должна быть слышна, но не мешать разговору. Это настраивается на месте после того, как в зале появились люди — пустое помещение звучит иначе.
Свет: фотографии используются годами
Фотографии с юбилея компании попадают на сайт, в годовой отчёт, в презентации для клиентов. Это означает, что свет — это не атмосфера, это техническая задача.
Лица выступающих должны быть освещены ровно, без теней под глазами и без пересвета на лбу. Для этого нужен фронтальный свет и заполняющий свет сбоку. Один прожектор сверху, как в большинстве залов по умолчанию, даёт драматическую тень и плохую фотографию.
Если зал затемняется для видео, а потом снова включается свет, переход должен быть плавным. Резкое включение верхнего света выглядит как конец школьной дискотеки.
Свет на столах во время ужина должен позволять читать меню и видеть лицо собеседника. Свечи дают тёплый свет, но его недостаточно, если в зале нет другого источника.
Кейтеринг: еда как решение, а не как украшение
Юбилей компании редко бывает длинным ужином — чаще это фуршет или коктейль с несколькими переменами блюд. Формат определяет расстановку мебели, а расстановка мебели определяет, где стоит экран.
Фуршет означает, что гости стоят и перемещаются. Для восьмидесяти человек нужно минимум три раздаточных точки, иначе образуется очередь. Высокие столы ставятся так, чтобы не перекрывать обзор экрана.
Горячие закуски подаются с интервалом, а не все сразу. Это требует координации между кухней и залом, и кто-то должен отвечать за тайминг.
Бар обслуживают отдельно от фуршетных столов. Очередь за напитками не должна пересекаться с очередью за едой.
Тайминг: программа пишется от конца
Начните с того, во сколько гости должны разъехаться. Для официального мероприятия с клиентами это обычно одиннадцать вечера, максимум полночь. От этого времени идите назад.
Речи и видео занимают центральный час. Если выступают четыре человека по семь минут каждый, плюс видео на десять минут, плюс переходы и апплодисменты — заложите пятьдесят минут.
Фуршет или ужин до речей длится час-полтора. Фуршет после речей — ещё час. Регистрация гостей при входе и приветственный напиток — полчаса.
Сложите всё и получите время начала. Если юбилей начинается в шесть вечера и заканчивается в одиннадцать, у вас пять часов. Программа на пять часов означает, что никто не будет сидеть весь вечер за одним столом.
Подрядчик: кто приезжает в день мероприятия
Есть два типа компаний. Первые принимают бриф, составляют смету и пересылают задачу субподрядчикам: одни привезут свет, другие — звук, третьи — мебель. Менеджер проекта видит оборудование в первый раз одновременно с вами.
Вторые работают собственной бригадой. Те, кто называет цену, приедут с оборудованием и соберут зал. Они знают, как конкретный проектор ведёт себя в конкретном помещении, потому что ставили его там уже дважды.
Разница видна не в смете, а в том, как решается проблема в семь вечера, когда зал полон гостей. Субподрядчик позвонит менеджеру проекта. Собственная бригада уже стоит в двух метрах от проблемы.
После 5 Events — это производственная и техническая часть After 5 OÜ. Те же люди, которые называют стоимость света и экрана, привезут их и настроят.
Что решить до первого звонка
Теперь перед вами выбор: искать площадку самостоятельно и потом звать технику под готовое пространство, или начать с разговора о том, какие залы вообще подходят под формат.
Перед тем как звонить кому-либо, зафиксируйте три вещи: дату, примерное количество гостей и обязательные элементы программы — видео, речи, фуршет или ужин. Всё остальное обсуждается, но эти три пункта определяют, о каком зале вообще идёт речь.