After 5 EventsДата и зал — одним решением
В профессиональной фирме дату назначают партнёры, зал выбирает тот, кому поручили организацию, а гости судят по обоим. Проблема в том, что середина декабря — это четыре пятницы на весь город, и хорошие залы в центре уходят за три месяца до праздника. Если вы звоните в ноябре, выбор уже сделан за вас.
Бронируйте зал и группу одновременно, сразу после того, как утвердили дату. Всё остальное можно решить позже, но эти две позиции — нет.
Выбирая зал, проверьте три вещи, которые не видны на фотографии: высоту потолка, расположение электрощита и маршрут загрузки оборудования. Зал с красивым адресом, но с потолком два двадцать и одной розеткой в углу, потребует генератора снаружи, низкого света и компромиссов, которые будут заметны гостям.
Акустика для речей
В зале на сто человек, где все сидят и едят, речь без микрофона не слышна дальше третьего стола. Стеклянные стены, голый бетон и высокие окна отражают звук обратно, и каждый разговор за столом складывается в гул, который заглушает даже усиленный голос.
Нужна озвучка: микрофон, пульт, две колонки по углам зала и человек, который это настраивает до прихода гостей. Партнёр, выступающий перед клиентами, не должен повышать голос — это техническое требование, замаскированное под вопрос комфорта.
Если речей несколько, понадобится радиомикрофон, чтобы выступающий мог двигаться, и пульт с отдельным каналом на случай, если кто-то говорит тихо или, наоборот, слишком близко к капсюлю. Всё это решается заранее — в день мероприятия регулировать уже поздно.
Форма вечера
Новогодний корпоратив в профессиональной среде строится по одной схеме: приём с напитками, рассадка, ужин, речи или награждение, затем музыка и танцы до позднего вечера. Ошибка — в пропорциях. Ужин на два часа, короткая речь в конце и музыка в одиннадцать — это вечер, где половина гостей уходит до того, как он начался.
Оптимальный расклад: ужин час-час десять, речь сразу после основного блюда, пока все ещё за столами, затем музыка. Танцпол работает, если к нему переходят не позже десяти вечера и если группа или диджей понимают средний возраст зала.
Для клиентской аудитории и партнёров подходит живая группа, которая играет узнаваемый репертуар без крика и без пауз между песнями. Диджей дешевле и гибче, но в формальной обстановке живой звук считывается как знак уважения к гостям.
Два типа подрядчика
Существует два способа собрать мероприятие. Первый: агентство получает бриф, обзванивает субподрядчиков — звук отдельно, свет отдельно, кейтеринг отдельно, артисты отдельно — накидывает процент на каждую строку и передаёт вам смету. В день мероприятия приезжают люди, которые никогда не работали вместе и не знают, кто за что отвечает.
Второй способ: одна бригада делает всё — даёт смету, привозит оборудование, строит сцену, настраивает звук, ведёт вечер и остаётся до погрузки. Никаких наценок на чужую работу, потому что вся работа своя. Когда что-то идёт не так — а в прямом эфире перед клиентами это случается — решение принимает тот же человек, который собирал систему.
Разница не в цене. Разница в том, что в первом случае вы координируете четыре компании, а во втором — разговариваете с одним прорабом, который знает, как его оборудование ведёт себя в конкретном зале.
Чего не видно в смете
В смете на корпоратив обычно три большие строки: зал, кейтеринг, техника и артисты. Но между ними лежит невидимая работа, которая либо включена, либо вылезет счётом в последний момент.
Доставка и монтаж оборудования. Если зал в старом центре без грузового лифта, оборудование поднимают по лестнице, и это добавляет два часа к графику загрузки. Если мероприятие начинается в семь вечера, бригада должна быть на месте в два дня.
Оператор звука и света во время мероприятия. Поставить оборудование — это полдела. Кто-то должен стоять у пульта, регулировать громкость во время речей, переключать свет с ужина на танцпол и глушить микрофон, когда выступление закончено.
Вывоз после мероприятия. Зал сдаётся к определённому времени, часто к часу ночи. Если бригада не успевает разобрать и вывезти оборудование, зал выставляет счёт за сверхурочные, и эта сумма ложится на организатора.
Что решить до звонка
Перед тем как связаться с кем-либо, закройте три вопроса внутри компании: дату, примерное количество гостей и верхнюю границу бюджета. Дата определяет доступность зала и артистов. Количество гостей определяет размер помещения и количество оборудования. Бюджет определяет, обсуждаете вы зал с панорамой на старый город или ищете камерное пространство в получасе от центра.
Ещё один вопрос, который стоит обсудить заранее: будут ли среди гостей клиенты. Если да, то уровень исполнения — это часть репутации фирмы, и экономить на видимых вещах нельзя. Если корпоратив только для своих, можно сместить бюджет в сторону хорошей еды и напитков, оставив технику и артистов на разумном минимуме.
Этот гид написан бригадой After 5 Events — теми, кто привозит оборудование, собирает сцену и остаётся до конца вечера. Сейчас перед вами выбор: искать подрядчиков по отдельности и координировать их самостоятельно или поручить всё одной команде, которая отвечает за результат целиком.