After 5 EventsAlusta aastaajast ja ruumist
Kui aastapäev langeb mai lõppu või juuni, arvestage suvepäevade kallale. Igaüks, kes teie õhtul peaks olema, on samal ajal kutsutud veel kolmele. Kuupäev kinnitatakse vähemalt kaks kuud ette ja saadetakse koos esialgse programmiga — formaalse ürituse puhul ei piisa ainult kalendrikutsest.
Talvisel aastapäeval on ruum kõik. Klaaspinnaga saalid, mida hinnatakse kaunite vaadetega, viskavad heli tagasi seintelt. Vanad saaliruumid neelavad heli ära. Mõlemad on teostatavad, aga tehnika ja eelarve kohanduvad ruumiga. Valige ruum enne, kui kirjutate programmi. Programm järgneb ruumist tulenevatele piirangutele, mitte vastupidi.
Külaliste nimekiri ja istumiskord määravad saali
Kaheksakümmend inimest mahub laua taha. Kakssada ei mahu. Advokaadibüroo aastapäev on harva suur — kliendid, partnerid, mõned endised töötajad, mõnikord ajakirjanik. Küsimus pole arv, vaid see, kas nad istuvad.
Juhul kui õhtu keskmes on kõned ja ettekanne — ajalugu, numbrid, film —, siis inimesed peavad nägema ekraani ja kuulma kõnelejat. See tähendab istekohti, mitte seisulaudu. Laudade arv piirab saali valikut ja saali valik piirab kuupäeva. Seda ahel tuleb lahti harutada algusest.
Kõned ja ekraaniesitlus on tehniline küsimus
Kõne, mis peab kõlama loomulikult, vajab head heli. Partneril, kes räägib oma ettevõtte kahekümneaastasest teekonnast, ei tohi olla mikrofoni, mis praksub ega võimendust, mis muudab tema hääle kõlama nagu rongijaamas. See ei ole luksus, see on miinimum.
Film või slaidiesitlus nõuab ekraani, mida näeb ka viimane rida, ja projektsiooniseadet, mis töötab saali valgustuse kõrval. Kontrollige, kas saalis on kinnituspunktid laes või tuleb ekraan üles ehitada. Kui te ei tea, siis ruum ei tea samuti. See selgub kohapeal.
Kui keegi peab lugema ette paberilt, on midagi valesti. Teleprompter pole uhkus, see on abivahend, mis hoiab kõne sujuva ja kõneleja pilgu saalis. Seda saab paigutada nii, et külalised seda ei näe.
Programmi ajastus peab olema kirjas
Aastapäeva programm ei saa olla 'kuskil seitsme ja üheksa vahel'. Külalistele saadetakse ajakava — vastuvõtt pool seitse, kõned algavad täpselt seitsme paiku, õhtusöök kell kaheksa. See tähendab, et keegi peab seda ajastust ka jälgima.
Kui kellelgi ei ole ülesandeks öelda kõnelejale, et tal on veel kaks minutit, siis pool tundi hilinetakse. Kui kellelgi ei ole ülesandeks lülitada valgust ja käivitada muusikat täpselt siis, kui vastuvõtt algab, siis ei alga midagi täpselt. See on töö, mida keegi peab tegema. Mitte plaanis, päriselt.
Menüü ja teenindus peavad sobima ettevõttega
Advokaadikontor ei tellige lihtsat pika laua sööki. Kliendid on saalis. Menüü peab olema väärikas, esitlus peab olema korrektne, teenindajad peavad olema tähelepanelikud ja vaiksed. See maksab rohkem kui tavaline ettevõtte suvepäev, aga see maksmine on nähtav.
Otsustage ette, kas õhtusöök on serveeritud või buffet. Serveeritud söök hoiab programmi kontrolli all — te teate, millal inimesed söövad ja millal nad kuulavad. Buffet annab rohkem vabadust, aga siis ei saa keegi pidama vahepeal kõnet, sest pool saali on järjekorras.
Fotograaf ja järeltöötlus kuluvad aega
Aastapäeva fotod lähevad veebilehele, aastaaruandesse, partnerite seintele. See ei ole telefonikaamera töö. Tellite professionaalse fotograafi ja küsite ette, kui kiiresti materjal kätte jõuab.
Kui õhtul on ametlik osa — lint, tordilõikamine, raamatud — siis fotograaf peab sellest teadma. Kui tegemist on kõnede ja ekraaniga, siis ta peab teadma, millal kõneleja on tribüünil. Seda ei saa lahendada kohapeal.
Kellega te tegelikult räägite
On kaks liiki ettevõtteid, kes korraldavad üritusi. Üks võtab kõne vastu, koostab pakkumise ja edastab teie kava alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi koos näinud. Teine saadab oma inimesed — need, kes loovad hinnapakkumise, kes ehitavad üles, kes seisavad tehnika juures kogu õhtu. Vahe ei ole hinnas, vahe on selles, mis juhtub siis, kui midagi läheb valesti.
Meie oleme meeskond, kes kirjutas selle juhendi. Me ei planeeri, me ehitame.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistate
Kuupäev ja ligikaudne külaliste arv. Kas nad istuvad või seisavad. Kas programmis on kõned, film või esitlus. Kas õhtusöök on osa üritusest või toimub pärast. Need neli asja määravad, milliseid ruume üldse vaadata ja mis suunas liikuda. Ülejäänu saab lahendada hiljem, aga need neli mitte.