After 5 EventsKoht ja ilm — otsus, mida edasi ei lükka
Parimad kohad broneeritakse veebruaris-märtsis juunile ja juulile. Augustis on vahet veel, aga juunis on valikud tehtud pool aastat tagasi. Kui lähete pakkumisi küsima mais, ei ole enam võimalik valida — võtate, mis alles.
Ilm on risk, mida ei saa osaliseks muuta. Kas teil on katus, kui sajab, või kas teil on plaan B, mis ei tundu karistusena? Pubi Tallinnas sajusel õhtul on plaan B. Telk metsas ilma põrandata pole.
Paljud paigad müüvad ennast õuealana, aga tehniliselt on nad parklaplats ilma vooluta. Kolmekümne inimesega sünnib see läbi kahe pikenduskaabliga. Sada inimest, heli, valgus ja köök vajavad generaatorit, ja generaator maksab. Küsi kohe, kus on kilpid ja mitu kuni viiekümne amprit saad kätte.
Kaugtöö ja ekraan
Kui pool inimesi on Zoomis, on neil kaks valikut: tunne end nagu publikuna või tunne end ülearusena. Esimene tekib, kui ekraan on suur, heli selge ja keegi peale moderaatori neid päriselt küsib. Teine tekib, kui ekraan on sülearvuti nurgas ja saalis räägitakse omavahel edasi.
See tähendab tehnilist nõuet: LED-ekraan või vähemalt korralik projektor, valgus nägudele, et kaamera näeks, ja mikrofon, mis ei ole sülearvuti oma. Pole vaja stuudiot — vaja on paari otsust, mis tehakse enne, mitte kohapeal hommikul.
Kui rahvusvahelise meeskonnaga firma teeb suvepäevi ainult Eesti kontori jaoks, öeldakse see valjusti välja või mitte. Mõlemat saab teha ausalt, aga poolikut varianti — kus kümme inimest istub Zoomis kahe tunni jagu ilma, et keegi teaks, mida nendega peale hakata — tajutakse kohe.
Programm, mis ei tundu programmina
IT-inimesed ei taha icebreaker'it. Nad tulevad, kui õhtu on aus: hea toit, korralik heli ja võimalus rääkida inimestega, kellega nad tavaliselt ainult kirjutavad. Pikk ametlik osa tapab selle.
Aktiviteedid päeval toimivad, kui need on vabatahtlikud ja füüsiliselt mõistlikud. Supluskohaga aia servas olev laud võidab igasuguse juhendatud mängu, kus keegi peab selgitama reegleid kümme minutit.
Õhtu osa: DJ töötab, bänd töötab, aga ainult siis, kui heli on päris. Bluetooth-kõlar ei kanna üritus läbi, kui publik oskab vahet teha. LED-valgus, mille saab programmeerida, ei ole dekoratsioon — see on signaal, et õhtu võetakse tõsiselt.
Buss, alkohol ja hommik pärast
Kui koht on väljaspool Tallinna, läheb vaja bussi. Mitte ainult õhtul kohale, vaid hommikul tagasi. Inimesed ei küsi seda ette, aga märkavad küll, kui kell üheksa pole kedagi, kes viiks nad linna.
Alkoholi saab osta kohapeal või tuua kaasa. Esimene variant on kallis ja teine variant on logistika. Kummalgi juhul tuleb otsustada, kas baar on avatud kogu õhtu ja kes seda jooksutab. Paarikümne inimesega saab läbi ühe inimesega leti taga. Saja inimesega mitte.
Hommikusöök pole ilus detail — see on vahe selle vahel, kas inimesed mäletavad päeva hästi või hädiselt. Kui nad magavad samal krundil ja peavad hommikul kuskil sööma, planeerige see või öelge ette, et ei plaaneerinud. Üllatus kell kaheksa pole meeldiv kellelegi.
Kogu õhtu käib ühe firma pealt või mitte
On kaht tüüpi äri: üks, mis võtab tellimuse vastu ja edastab selle edasi kümnetele alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi varem koos näinud, ja teine, kelle enda inimesed ehitavad telgi, panevad valguse üles ja on saalis õhtu lõpuni.
Esimene mudel teenib igal real. Teine vastutab.
Vahe ei paista pakkumises — seal on mõlemal juhul kirjas heli, valgus, telk. Vahe paistab kell üksteist õhtul, kui midagi ei tööta ja kohapeal on keegi, kes teab, kus kaabel läks või on keegi, kes helistab kellelegi, kes ei vasta.
After 5 Events on see teine variant. Sama meeskond, kes numbri ütleb, on ka see, kes kilbi juurde läheb. Nad ei vahenda — nad teevad.
Mida otsustada enne, kui helistate
Koht ja kuupäev. Kas on katus, kui sajab? Kas on vool ja kui palju?
Kui palju inimesi kohapeal ja kui palju ekraanil?
Kui kaua õhtu kestab — kas lõpeb õhtusöögi järel või läheb hommikuni? See muudab riistvara, meeskonda ja bussiarvu.
Kui need kolm on paigas, saab numbri küsida ausalt. Kui neid pole, on iga pakkumine arvamus, mitte hind.