After 5 EventsVahetustöö ja kaks üritust
Esimene küsimus pole koht ega eelarve, vaid see, kas tootmine seisab. Kui ei seisa, siis kolmandik rahvast jääb vahele ja see jõuab järgmisel hommikul kõigi kõrvu. Kui seisab, siis suvepäevad lähevad kallimaks, aga kõik on kohal.
Kui korraldad kaks üritust — ühe igale vahetusele — siis on vaja kahte õhtut või ühte päeva kahes ajaaknas. Teine variant tähendab, et esimene publik lahkub ja teine saabub samal ajal, ning õhtusse tuleb sisse ehitada tund vahet. Buss peaks käima mõlemas suunas samaaegselt. Heli ja valgus jäävad kohale, toit tuleb uuesti.
Keel saalis
Tootmises töötab eesti ja vene keelt kõnelevaid inimesi koos. Konferansjee valib keele või lülitab, DJ räägib mõlemat või ei räägi üldse, menüü on mõlemas keeles või pildis. Bänd mängib mõlemat repertuaari või selle, mis sobib, ilma et peaks tõlkima.
Üks halb lahendus: juht räägib eesti keeles ja keegi tõlgib vene keelde järele. See teeb kõigile mulje, et korraldaja unistas ühte üritust ja sai teistsuguse publiku. Parem on öelda vähem ja öelda korraga.
Kas oma territooriumil või väljas
Paljud tehased korraldavad suvepäeva kohapeal — sööklas, laos, hoovil telgi all. See hoiab kulud madalad, võimaldab lühikese puhkepausi ja väldib transpordi. Aga territoorium peab olema külastajale esitletav ja õhtul peab olema selge, kus saab ja kus ei tohi käia.
Tehas, kus töötab kolmsada inimest, vajab telki, mis mahutab kõik istuma, heli ja valgust, mida päevavalgus ei kahjusta, toitu, mida saab kohale tuua ja jagada ilma köögi ja nõudepesuta, ning elektrit, mida tavaliselt ei ole seal, kus telk mahub. Hoovis on õhtu jahe isegi augustis ja soe juunis ainult siis, kui päike paistab kella üheksani.
Puhkekeskuses või mõisas on katused, voodid ja hommikusöök, aga buss läheb kalliks ja osa rahvast ei taha ööseks jääda. Siis vajad seda, et osa läheb kella kaheteistkümneks tagasi ja osa jääb, ning bussi, mis teeb kaks sõitu.
Heli ja valgus saalis, kus neid tavaliselt ei ole
Tööstussaal või söögikoht ei ole ehitatud kontserdi jaoks. Kõrgus on vale, helipilt tuleb kõva, valgus on ühtlane ja valge. Tavaline lahendus: tõsta kõlarid kõrgemale, et heli läheks üle peade, mitte seina peale, riputada riie sinna, kus kõlab kaja, ja tuua valgustid sisse nii, et saab pimedat teha ja siis sisse lülitada.
Kui tegu on toiduga saalis, kus söödi päeval, siis lauad tuleb tühjaks saada enne, kui valgus ja muusika toimivad. Kas need liiguvad kõrvale, koristus teeb vahet, kas hilisõhtul on ikka laudu või kõik seisavad, ja kui istutakse maha uuesti, kas on selge, et toolid on puhtad.
Transport kõigile
Kui koht ei ole jala- või autokäigu kaugusel, siis vaja bussi. Buss tuleb mõlemas suunas samal ajal — hommikul kohale ja õhtul tagasi — ning kui keegi on joonud, siis peab olema selge, et auto jääb kohale või keegi viib hiljem järele.
Transport tuleb sisse arvestada eelarves, mitte lisada lõpus, kui kõik muu on kokku lepitud. Buss kahesajale inimesele läheb kolme bussi peale ja maksab rohkem kui DJ.
Ilm ja katus
Suvi Eestis tähendab, et plaan toimib, kui sajab, või plaan muutub sellel hommikul. Kui kogu üritus on telgis ja toidulauad kaetud, siis vihm ei muuda midagi. Kui programm on õues ja varju ei ole, siis kell kolm päeval on hilja midagi otsustada.
Telk peab olema kinni kõigist külgedest, kui tuul on tugev või sajab viltu. Põrand all hoiab kingi kuivana ja laua püsti; rohulappide vahel vajuvad toolid sisse. Soojendust vajad ka juulis, kui õhtu läheb jahedaks pärast üheksat.
Kes ehitab ja kes esineb
On kaks laadi firmasid ürituste turul. Ühed planeerivad, saadavad tellimuse edasi alltöövõtjatele, keda pole varem näinud, ja teenivad igal real. Teised tsiteerivad oma rahvaga, ehitavad oma käega, esinevad ja jooksevad õhtut.
Erinevus ei ole hinnakiri — alltöövõtjatega on sageli kallim, sest keegi peale — vaid see, mis juhtub, kui midagi läheb valesti. Kui sama inimene, kes rippus hommikul valgusteid, seisab nüüd puldis, siis ta teab, kus kaabel läheb ja mida keerata. Kui helistada kolmandale firmale, siis pool tundi läheb selgitamiseks.
See meeskond — After 5 Events — on tootmise ja personal, mitte etteaste. Bänd on after5.ee, DJ-d on dj.after5.ee, aga see, et nad kõlavad hästi, on riputatud, seatud ja jooksutatud sama seltskonna poolt.
Otsus, mis sul nüüd seisab
Oled kindel, kas tootmine seisab või on kaks üritust. Tead, kas kohapeal või väljas, bussiga või ilma. Järgmine samm on helistada kellelegi pakkumise järele.
Enne helistamist: kuupäev, koht, inimeste arv ja see, kas eelarve on peast või peab sobima. Kui koht on oma territooriumil, siis kes lubab sisse ja kus on elekter. Kui väljas, siis kas on vaja voodikohti või ainult õhtut.