After 5 EventsСезон решает больше, чем кажется
Летом все хотят на природу, и это создаёт иллюзию, что дача или усадьба решат половину задач. Не решат. На улице нет стен, которые держат звук, нет крыши, которая защищает оборудование, и нет розеток там, где они нужны. Всё это привозится, собирается и требует генератора. Зимой проблема обратная: крытых площадок с нужной вместимостью в нужные даты нет, а те, что есть, сдаются с наценкой. Межсезонье — апрель, май, сентябрь, начало октября — даёт больше вариантов и меньше погодных рисков. Если дата гибкая, сдвиньте её на месяц раньше или позже пика.
Решите формат до площадки
Площадка выбирается под формат, а не наоборот. Сначала ответьте на четыре вопроса: сколько человек, сидячий формат или стоячий, нужна ли сцена, будет ли выступление руководства. Банкет на сто человек с речью требует одного зала и одного комплекта оборудования. Фуршет на сто человек с диджеем — совершенно другого. Если программа включает официальную часть, а потом танцы, зал должен работать в обоих режимах, и не каждый на это способен. Запишите эти четыре ответа до того, как откроете сайт первой площадки.
Что спросить у площадки — и чего она не скажет сама
Вот чек-лист. Его можно переслать площадке целиком.
- Какая максимальная вместимость при банкетной рассадке — не фуршетной, не театральной, а именно за столами?
- Есть ли сцена или подиум? Если нет — можно ли его поставить, и сколько это займёт по площади?
- Какое звуковое оборудование входит в аренду? Если написано «профессиональное звуковое оборудование» — попросите модели и мощность. Потолочный динамик для фоновой музыки это тоже оборудование, но речь через него не слышно.
- Сколько микрофонов, и какие — ручные, петличные, на стойке?
- Есть ли проектор и экран? Какое разрешение, какая диагональ?
- Где точки питания? Сколько киловатт доступно без дополнительных согласований?
- Можно ли привозить своё оборудование и своих подрядчиков, или площадка работает только со своими?
- До какого часа можно вести мероприятие, и что считается окончанием — завершение программы или вывоз последнего кейса?
- Где гости оставляют верхнюю одежду, если это зима?
Площадка, которая честно ответила на все девять пунктов, уже сделала половину вашей работы.
Почему звук — это первое, что нужно решить
Если гендиректор выходит с речью, её должно быть слышно на каждом месте, без эха, без свиста, без того момента, когда он отворачивается от микрофона и пропадает. Это не решается «хорошим микрофоном». Это решается акустической картой зала: где колонки, под каким углом, на какой высоте, как они синхронизированы. Прямоугольный зал со стенами из стекла или бетона отражает звук обратно в centre. Длинный узкий зал гасит его на дальних столах. Если площадка говорит «у нас есть звук», уточните: для фона или для речи. Это разное оборудование.
Если вы привозите подрядчика со своим комплектом, он приедет заранее, снимет замеры, настроит систему по залу и проверит каждый микрофон до прихода гостей. Если вы работаете с тем, что стоит в зале, проверка ложится на вас. Приезжайте за три часа. Включите микрофон. Встаньте в самый дальний угол. Если слышно плохо сейчас, когда зал пуст, с гостями будет хуже.
Два типа подрядчика
Есть агентства, которые принимают бриф, рисуют концепцию, высылают смету и в день мероприятия присылают людей, с которыми сами видятся впервые. Каждая строка сметы — субподрядчик, каждый субподрядчик — наценка, каждый стык — место, где может что-то сломаться.
Есть бригады, которые сами считают, сами строят, сами ведут вечер. Человек, который назвал цену, — тот же, кто вешает свет. Техник, который настраивает звук, знает диджея, который будет через этот звук работать. Это не вопрос качества. Это вопрос, кто отвечает, когда что-то идёт не так, и есть ли вообще кто-то, кто может это исправить, не делая звонок.
Для финансовой компании это ещё и вопрос документов. Один подрядчик — один договор, одна смета, один счёт, одна закрывающая. Три субподрядчика — три комплекта, три согласования, три риска, что номенклатура не совпадёт с заявкой.
Согласования и бюджет
Вы знаете, как это работает: сначала одобрение от руководителя, потом заявка в procurement, потом тендер, если сумма выше лимита. Это занимает время, и время нужно закладывать в план. Если между решением провести мероприятие и самим мероприятием меньше шести недель, часть согласований пойдёт параллельно с поиском подрядчика. Это нормально, но это означает, что подрядчик должен быть готов выслать полный комплект — реквизиты, рег.номер, устав, справку о налогах, сертификаты на оборудование, если требуется — до внесения предоплаты.
Бюджет в финансовой компании не растёт по ходу. Если смета пришла выше одобренной суммы, либо сокращается программа, либо меняется площадка, либо переносится дата. Третий вариант почти всегда дешевле первых двух.
Алкоголь, подарки, фотографии
В вашей компании есть политика, которая регулирует всё это. Обычно она означает: алкоголь — да, но учтённый и в пределах разумного; подарки — если их стоимость не превышает порог; фотограф — да, но с правом компании на все материалы и контролем того, что публикуется.
Подрядчику достаточно знать две вещи: сколько бутылок вина на стол и нужен ли фотограф, который работал с корпоративными событиями и понимает, что снимок сотрудника с бокалом в корпоративном чате — это нормально, а тот же снимок в открытом посте — нет.
Что решить до звонка
- Дата. Если она плавающая — диапазон.
- Количество гостей. Примерное — достаточно.
- Формат: сидячий или стоячий, с речью или без, танцы или нет.
- Бюджет: хотя бы верхняя граница.
- Нужна ли площадка в комплекте, или она уже выбрана.
Эти пять пунктов позволяют подрядчику назвать реалистичную цену, а не диапазон от оптимистичного до честного.
Это руководство написала бригада After 5 Events — люди, которые приезжают с оборудованием, собирают зал и остаются до конца. Если что-то из написанного выше вызвало вопрос — это хороший знак. Значит, вы задаёте его сейчас, а не за день до мероприятия.