After 5 EventsAlusta ruumist, mitte kuupäevast
Saal tuleb enne, kui tehnilise pakkumise saab teha. Sinu eelis on see, et logistikat sa juba teed — transport, toitlustus, nimekaardid on sama süsteem, mida kasutad tarnijate ja lepingutega. Tootmine töötab teistmoodi. Saal dikteerib riistvara, riistvara dikteerib meeskonna suuruse, meeskond dikteerib ülesehituse aja, ja ülesehituse aeg dikteerib, millal saali võtad. Iga pakkumine algab küsimusest: mis ruum, mis aeg, kui palju inimesi, kes räägib.
Finantssektoris ei ole ruum ainult pindala. See on ka see, mida saab pildistada. Kui firmapidu satub sotsiaalmeediasse, siis saali seintega koos. Vali seda silmas pidades. Üks firma kasutab hotelli, kus iga detail on neutraalne ja kontrollitud; teine läheb publikule suunatud kohta, kus foorum on osa kuvandist. Mõlemad on õiged, aga mitte samal ajal.
Heli ei ole lisateenindus
Iga saal võitleb heli vastu omamoodi. Klaasist sein peegeldab heli tagasi. Madal lagi surub selle alla. Vaip neelab seda. Toolide arv muudab kõike, sest inimesed neelavad sagedusi, mida tühi ruum peegeldab. Saali 'helisüsteem' võib tähendada lae kõlarit, mis töötab taustmuusika jaoks, mitte kõne jaoks.
Sul on riigijuht või divisjonijuht, kes räägib. See kõne peab kostma igas toolireas, selgelt, ilma kajata. Testimine võtab aega. Kui programm ütleb, et üritus algab kuueteistkümnest, siis tehnika tuleb varem — vähemalt tund, sagedamini kaks. Kui broneerid saali, broneeri ka selle aja. Kui saali vastus on, et eelnev üritus lõpeb pool tundi varem ja siis saab kohe alustada, siis see ei tööta. Ülesehitus võtab aega, mida ei saa kokku suruda.
Küsi saalist seda, mida tavaliselt ei küsita
Võimsus. Mitu kilovatti saad korraga kasutada, kust need pistikud tulevad, kas need on ühes faasis või kolmes. Valgustehnika ja heli koos tõmbavad koormust. Kui kohapeal tuleb generaator, siis see maksab ja see müra.
Sissepääs. Kui lai on uks. Kas lift mahutab kasti, mis on meetri korda kaks. Kas autos saab parkida laadimiseks, või tuleb kõik kanda.
Pimedus. Kas aknad saab kinni, või töötab projektor ainult pärast loojangut. Detsembris pole see küsimus; juunis on.
Need ei ole detailid, mida sa peaks teadma — need on küsimused, mida sa edastad. Tehnika meeskond ütleb, mida nad vajavad; sinu töö on küsida seda saalist enne, kui keegi kalendris kinnitab.
Alkohol ja reputatsioon
Su ettevõttel on poliitika. Alkoholi kogus võib olla piiratud, kingituste väärtus dokumenteeritud, külaliste nimekiri ka registreerimisprotokolli osa. See ei ole ürituse viga; see on reguleeritud sektor oma nõuetega.
Aga õhtu ei tohi olla ka see, mida keegi ei mäleta. Vahe on piiratud baari ja baari vahel, mida juhitakse. Esimene lõpeb kindla kellaajaga; teine jälgib tempot ja lõpetab loomulikult. Mõlemad töötavad, aga ainult siis, kui baarmeeskond teab, mida nad juhivad.
Lisa üks otsus: kas õhtu on ametlik või kas see lõdvestub. Finantsüritused on sageli mõlemad. Algus on istumisega, struktuuriga, kõnega. Hiljem võib osa lahkuda, osa jääda. Kui kavandad seda ette, saad muuta valgust, muuta muusikat, vabastada osa ruumist. Kui mitte, siis õhtu lihtsalt tühjendub.
Kahe agentuuri vahe
Üks agentuur planeerib, edastab tellimuse alltöövõtjatele, kellega nad pole varem koos töötanud, ja teenib igal real. Nende hinnapakkumine on kiire, nende vastutus hajus. Teine agentuur teeb hinnapakkumise, ehitab üles, juhib õhtut omaenda inimestega. Nende hinnapakkumine võtab kauem, aga seal on vähem lünki.
Sa tead seda ostmisest: üks tarnija vastutab kogu ahela eest, teine koordineerib. Mõlemad töötavad, aga kriisi hetkel on ühe number, kellele helistad.
Eelarve on kindel; arve peab klappima
Finantsettevõttes ei ole eelarve läbirääkimise koht. See on kinnitatud enne, kui sa helistad. Mis muutub, on koosseis: rohkem tehnikat, vähem esinejaid; pikem õhtu, väiksem meeskond. Need on päris kompromissid.
Aga arve peab olema õige. Ostutellimuse number peab klappima. Kui kulud jagunevad kulukohtade vahel, siis see peab olema dokumenteeritud enne üritust. Kui midagi lisandub kohapeal, peab see olema kinnitatud kirjalikult samal õhtul. Tootmismeeskonnad, kes on finantskliente teenindanud, teavad seda. Need, kes pole, õpivad seda sinu arvelt.
Hooaeg muudab broneerimist, mitte ainult plaani
Mai ja detsember on broneeritud kuud ette. Tehnika ja saali kalendrid liiguvad koos. Kui otsid detsembriks kohta oktoobris, on valik kitsas. Kui otsad juuniks veebruaris, saad valida. See ei ole eksklusiivne — see on lihtsalt see, kuidas kalendrid täituvad.
Aastaajad muudavad ka tehnikat. Talvel on õhtu pimedus kell neli; suvel kell kümme. See mõjutab valgust, projektsiooni, seda, kas õue pidu on üldse võimalik. Aprillis võid broneerida terrassi ja saada vihma. Septembris on soe, aga pikk õhtu otsa saamas.
Mis otsustada enne, kui helistad
Ruum ja kuupäev. Mitu inimest. Kas keegi räägib, ja kui kaua. Kas see on ainult istumisega või ka segu. Mis on firma poliitika alkoholi ja kingituste osas. Kes kinnitab eelarve ja millises formaadis arve peab olema.
Need on otsused, mis muudavad hinnapakkumist. Kõik muu on detailid, mida saab täpsustada, aga need kuus annavad pakkumise, mida saad võrrelda.
See juhend on kirjutatud After 5 Events meeskonna poolt — inimesed, kes saabuvad hommikul seitsme paiku kaubikuga, leiavad toite, paigaldavad tehnika ja on seal veel kell kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale.