After 5 EventsРешите сначала: активность или ужин
Большинство планируют наоборот — находят активность, покупают её у компании, которая этим занимается, а потом ищут место, где можно поужинать после. Проблема в том, что активность длится три часа, а люди помнят вечер. Если вечер — это столовая в доме отдыха с общим столом на сорок человек, пластиковыми стульями и буфетной стойкой, откуда раздают еду, то именно это запомнится.
Начните с вечера. Сколько человек. Сидячий ужин или фуршет. Нужна ли сцена для выступления директора. Будет ли музыка — диджей, живая группа или просто фон из колонки. Алкоголь или нет, и если да, то как — бар, бутылки на столах или один бокал шампанского при входе. Всё остальное подчинено этому.
Активность покупается отдельно, и это нормально. Верёвочный парк, квест, кулинарный мастер-класс, стрельба из лука — у каждой компании своя программа, своё оборудование, свои инструкторы. Но помещение, звук, свет, столы, питание, трансфер — это другая работа, и её делает не тот, кто проводит квест.
Площадка: что на самом деле включено
Загородный дом на двадцать номеров пишет на сайте «конференц-зал на пятьдесят человек, кейтеринг, парковка». Приезжаете — зал есть, но проектора нет. Кейтеринг есть, но это шведский стол, а вам нужен сидячий ужин. Парковка есть, но мест двадцать, а едет сорок машин.
Звоните и спрашивайте конкретно:
- Сколько посадочных мест в зале. Театральная рассадка — это одно, столы по десять человек — совсем другое.
- Есть ли на площадке звук и свет, или их нужно привезти. «Есть колонка и микрофон» не означает, что звук будет слышен во всём зале.
- Какая мощность. Если планируется диджей, живой звук или сценический свет — уточните, выдержит ли проводка. Генератор возят с собой, но это отдельная строка.
- Где кухня и можем ли мы привезти своего кейтерера. Многие площадки работают только со своим.
- Сколько стоит продление. Вечер редко заканчивается по плану, и если после десяти каждый час стоит как аренда целого дня, это меняет бюджет.
График: три точки, которые нельзя сдвинуть
Первая — когда приезжает автобус или когда должны собраться те, кто едет на своих машинах. Если встреча в девять на парковке офиса, а дорога час, то выезд в девять тридцать. Заложите полчаса на тех, кто опаздывает.
Вторая — начало активности. Её проводит другая компания, у них инструкторы, оборудование, часто следующая группа в тот же день. Сдвинуть на час не получится.
Третья — ужин. Если горячее должно выйти в семь, то кейтерер начинает готовить в пять. Если активность затянулась и все пришли в половине восьмого, блюда уже стоят, остывают, и их либо разогревают, либо подают так.
Между этими тремя точками — зазор. Активность кончилась в пять, ужин в семь. Два часа. Люди переодеваются, кто-то курит, кто-то сидит в номере. Если в зале ничего не происходит, они расходятся и собрать их обратно трудно. Лучше запланировать: чай с выпечкой в холле, презентация результатов активности, неформальная часть с музыкой. Что-то, что держит людей в общем пространстве.
Алкоголь, партнёры, те, кто не пьёт
Это три вопроса, которые задаёт финансовый директор или генеральный, и отвечать приходится HR.
Алкоголь: открытый бар дорого и часто заканчивается плохо. Бутылки на столах — дешевле, но контроля никакого. Один бокал шампанского при входе и потом платный бар — компромисс, но тогда нужен барист, терминал и кто-то, кто это организует. Самый частый вариант — вино и пиво включены, крепкое за свой счёт.
Партнёры: если приглашаете, считайте сразу. Транспорт, питание, активность — всё умножается. Если не приглашаете, объясните внятно и заранее, иначе кто-то приедет с мужем, и будет неловко.
Те, кто не пьёт или не танцует: их не нужно заставлять. Но если весь вечер построен вокруг танцпола и бара, эти люди уходят первыми и чувствуют себя лишними. Зона с диванами, настольные игры, место, где можно просто поговорить — это не декор, это часть плана.
Два типа подрядчиков
Есть компании, которые принимают заявку, составляют смету и рассылают её дальше: одни привезут звук, другие — свет, третьи — мебель, четвёртые — еду. Координатор сидит в офисе, созванивается, сводит счета. В день мероприятия приезжает человек с планшетом, которого бригады видят впервые.
Есть другие: у которых свой склад, свои riggers, свои звукорежиссёры. Кто цену называет сам, потому что знает, сколько подвесов нужно на этот зал и какой пульт повезут. Кто в семь утра разгружает фуры и в два ночи грузит их обратно.
Разница не в цене. Разница в том, что происходит, когда что-то идёт не так. А что-то всегда идёт не так.
Что решить до звонка
Количество человек. Не примерно — точно, плюс-минус трое.
Дата и длительность. Один день или с ночёвкой.
Формат вечера: сидячий ужин, фуршет, шашлыки на улице.
Нужна ли сцена. Даже если это просто короткая речь директора — это определяет, где встанет звук.
Музыка: фон, диджей или живая группа.
Алкогольная политика. Потому что это меняет и бюджет, и требования к площадке.
Бюджет на человека. Не общий — на человека. Это единственная цифра, от которой можно считать.
Площадку можно искать вместе. Активность можете выбрать сами или попросить варианты. Транспорт,技術ику, кейтеринг — об этом говорят потом. Но эти семь пунктов должны быть решены до первого разговора, иначе разговор ни к чему не приведёт.
Этот гид написан бригадой After 5 Events — теми, кто собирает конструкцию, вешает свет и остаётся на площадке до конца.