After 5 EventsMiks avamine on erinev
Tavaliselt algab korraldamine kohast. Avamisel on koht olemas, aga ta pole veel kasutatav. Elekter on olemas, aga pole sisse lülitatud. Ruum on olemas, aga pole koristatud. Tool tuleb tuua sisse, sest oma toole pole veel. See tähendab, et kõik — heli, valgus, laudu, toolid, lava — tuleb kaasa võtta.
Ühtlasi ei tea keegi, millal ruumi saab sisse minna. Ehitusel on väga optimistlik ajakava ja väga reaalne viivitus. Avamise kuupäev on avalik ja fikseeritud, ehitus aga pole. Personalijuht planeerib midagi, mis peab toimuma kellaajalises punktis, aga ruumilises umbmäärasuses.
Külaliste nimekiri ja selle tagajärjed
Avamise külaliste loend pannakse kokku seitset eri allikat kombineerides. Juhatus tahab ministreid, turundus tahab ajakirjanikke, müük tahab kliente, omavalitsus peab olema, naabrid on kohustuslik viisakus, töötajad tunnevad, et nad peaksid kutsutud olema, ja investoril on omad nimed. Personalijuht saab selle loendi kokku ja näeb, et seal on inimesi, kellel pole midagi ühist.
See kooseis dikteerib programmi pikkuse. Keegi neist gruppidest ei peaks olema seal kauem kui pool tundi. Lühike liin, lühike kõne, lühike tuur, pirukad ja napsid, ongi kõik. Mida pikem programm, seda rohkem inimesi lahkub enne lõppu ja seda keerulisem logistika.
Samuti dikteerib see alkoholipoliitika. Kui juures on kohustuslik avalik sektor, ei saa olla baari, kus joovad kõik muud. Kui juures on lähipiirkonna elanikud, ei saa baari teha suuremaks kui kohvikulaud. Rahandus küsib, miks maksta täishinda jookide eest, kui pooled ei joo. Vastus on, et avamine pole meeleolupidu — see on avalik kuvand ja töökohustus.
Mis määrab eelarve
Enamasti küsitakse, mis maksab. Vastus on lihtne: külaliste arv ja ruumi seisund. Kui tuua sisse kõik — toolid, laud, akustiline lava, valgustus, heli kõnede jaoks — ja kui see kõik peab olema kohapeal juba hommikul, sest pärastlõunal pole enam aega, siis see töö maksab.
Teine muutuja on toit ja jook. Avamisel ei sööda — pakutakse midagi kätte. Aga kui see miski on restoranitoidu tase, mitte ostetud pagarikaubad, ja kui külalisi on kakssada, on see suurem kulurida kui tehnika kokku.
Kolmas punkt on see, et ehitusobjekt nõuab kindlustust, turvameeskonda, koristust ja varuplaan, kui midagi läheb valesti. Kui hoone pole veel käibele võetud, vastutab keegi üksikisik kõige eest. See inimene on personalijuht.
Mida otsustada kõigepealt
Kellaeg. Avamine peab toimuma valgel ajal, et ruumi oleks näha. Talvel see ei õnnestu; sügisel ja kevadel on see võimalik, suvel lihtne. Kui aeg on pimedal, peab valgus olema väga läbimõeldud, sest see on ainus asi, mis ruumi näitab.
Seejärel külaliste arv. Mitte ligikaudne, vaid maksimaalne. Kui kohale tuleb rohkem, ei ole toolidele kedagi istuma, ja kui kohale tuleb vähem, mõjub ruum tühjana.
Seejärel toidulaud. Kas see seisab ruumis, mida näidatakse, või eraldi ruumis, mida ei näidata. Esimene variant on aus — toit on osa avamisest. Teine variant on korrektne — külalised saavad rahulikult süüa ilma, et peaks seisma kuulatava kõne ajal.
Kuidas jälgida, kas see töötab
Avamisel pole müügitulemust ega tagasisidet, mida mõõta. Personalijuht vaatab nelja asja: kas riiklik külastaja jäi, kas ajakirjanikud said pildi, kas töötajad tunnistasid seda enda töökoha avamisena ja kas rahandus leidis eelarve põhjendatuks.
Esimene kolm neist nõuavad programmi, mis on piisavalt lühike, et keegi ei lahku enne lõppu, ja piisavalt sisu, et seda saaks kirjeldada. Neljas neist nõuab üksikasjalikku eelarvet — mitte ühe summa, vaid ridade kaupa — ja selgitust iga rea kohta.
Personalijuht ei võida kunagi. Kui avamine oli kallis, on ta kulutanud. Kui oli odav, pole see olnud esinduslik. Kui oli esinduslik, oli see juhtkonnakeskne. Kui oli töötajakeskne, ei tulnud õigeid külalisi. Ainus viis seda vältida on see, et kõik read on enne üritust heaks kiidetud, ja kõigi sündmuste jada on ette kirjutatud.
Milliseid vigu tehakse
Esimene: eeldatakse, et ruum on valmis. Pole. Ei mingil avamisel. Ruum on pool tundi enne ukse avamist veel ehitusplats, ja ettevalmistus peab seda arvestama.
Teine: programm on liiga pikk. Kõned kestavad kauem kui plaanis. Tuur venis. Praegu on see koht, kus külalised hakkavad lahkuma, aga praegu oli planeeritud baari avamine. Lahendus on teha programm lühemaks, kui tundub vaja.
Kolmas: pole selge, kes on vastutav turva eest. Ehitusplatsil võib olla konstruktsioone, mida ei tohi puudutada, või piirkondi, kuhu ei tohi minna. Kui külalistega juhtub midagi, peab keegi teadma, mida teha.
Kes seda teeb
Avamist korraldab tavaliselt agentuur, kes planeerib ja edastab töö edasi. See tähendab, et päeval koosolekul lubatu ja õhtul kohale jõudev ei ole seotud. Või teeb seda meeskond, kelle enda inimesed tsiteerivad, ehitavad, toodavad ja jooksevad samal õhtul.
After 5 Eventsi meeskond on see teine variant. Me oleme samad inimesed koosolekust kuni koristuseni. Me ei teeni edasisaadetud ridadelt, mistõttu on eelarve loetav.
Mida otsustada enne kõnet
Maksimaalset külaliste arvu, mitte ligikaudset. Kellaega, ja kas see on valgel või pimedal ajal. Kas ruumi saab kasutada päev enne või mitte. Ja kas personalijuht vastutab kõige eest üksinda või on juhatuse liige kaasatud enne, mitte pärast.