After 5 EventsДата и количество гостей — первое решение
Дата запуска продукта фиксируется маркетингом или командой разработки. Презентация подстраивается под эту дату, а не наоборот. Количество гостей определяется списком приглашённых: пресса, партнёры, ключевые клиенты. Эти две цифры — дата и число мест — задают всё остальное.
Считайте реальные головы, не заявки. Презентация продукта обычно даёт явку выше восьмидесяти процентов, но если приглашена пресса, планируйте на сто — опоздавшего журналиста нельзя не пустить.
Площадка — под дату, формат и головы
Площадка выбирается из того, что свободно в назначенный день для нужного числа гостей. Презентация требует сцены или хотя бы зоны для выступления, экрана или проекционной поверхности, света, который ставит акцент на продукт, и звука, который донесёт речь до дальнего ряда.
Площадки в центре Таллинна бронируются за шесть-восемь недель в сезон. Если дата попадает на май, сентябрь или декабрь, начинайте искать место за два месяца. Если времени меньше, вариантов меньше, и выбор делает не формат, а календарь.
Проверьте три вещи до подписания договора: есть ли достаточная электрическая мощность для света и экрана, можно ли затемнить зал для проекции, и где встанет фотограф, чтобы снять и сцену, и зал.
Формат и программа — что видит гость
Гость приходит, регистрируется, получает бейдж или бокал, ждёт начала. Начинается презентация: выход спикера, речь, показ продукта, возможно демонстрация или видео, вопросы. Потом либо networking с едой и напитками, либо сразу завершение.
Длина презентационной части редко превышает сорок минут — дольше требует антракта или смены формата. Networking занимает ещё час-полтора. Всё вместе укладывается в два с половиной часа от открытия дверей до момента, когда последние гости уходят.
Сценарий пишется маркетингом, но технический райдер строится из сценария. Если в программе живая демонстрация — нужен стол на сцене и свет, который не слепит того, кто её проводит. Если видеоролик — проектор с разрешением, которое не превращает титры в мыло. Если спикеров несколько — два микрофона и пульт, который позволяет переключаться без щелчков.
Техническая часть — свет, звук, экран, камера
Свет на презентации работает на продукт. Если запускается физический объект — светильник, прибор, упаковка — свет должен показать форму и материал без пересветов и провалов в тень. Если это софт или услуга — свет работает на спикера и на экран, но не конкурирует с проекцией.
Звук настраивается под помещение. Стеклянные конференц-залы бросают речь обратно в лицо; если стен не гасить драпировкой, каждое слово приходит дважды. Микрофон выбирается по формату: петличка для спикера, который ходит и показывает, ручной для того, кто стоит за трибуной, головной для ведущего, который работает руками.
Экран или проекционная поверхность рассчитывается от дальнего ряда. Если последний гость сидит в восьми метрах от сцены, диагональ экрана начинается от двух с половиной метров, иначе текст на слайдах не читается.
Фотограф и livestream строятся в техническую схему сразу. Фотографу нужна точка, с которой виден и спикер, и первые ряды, и нужен свет, который не оставляет лица в тени. Трансляция требует отдельного звука — дублирующий сигнал с пульта, не микрофон в зале, который ловит каждый кашель.
Вся техническая часть заказывается за три-четыре недели. Если подрядчик появляется в брифе позже, он работает с тем, что осталось в парке, а не с тем, что нужно. Есть два типа агентств: одни планируют мероприятие и рассылают бриф субподрядчикам, с которыми встретятся впервые утром монтажа. Другие приезжают своей бригадой, которая знает, как каждый прибор ведёт себя в каждом зале. After 5 Events — вторые. Те же люди, которые составляют смету, вешают свет и выводят звук в зале.
Кейтеринг и логистика гостей
Еда и напитки решаются после программы, потому что формат определяет меню. Если networking стоит после презентации — фуршет, лёгкое, на один укус, с напитками на выбор. Если презентация короткая и гости приглашены к определённому времени — welcome-drink на входе, основная еда после.
Алкоголь рассчитывается из двух бокалов на гостя за вечер для корпоративной аудитории. Для прессы и партнёров — меньше, потому что многие за рулём или пришли из офиса и уйдут обратно в офис.
Регистрация гостей занимает от пяти до пятнадцати минут в зависимости от системы. Если печатаются бейджи на месте — стол, два человека, принтер и список. Если просто отметка в списке — один человек и планшет. Очередь на входе видна с улицы, и это первое, что гость запоминает.
Последняя неделя — финальные детали и монтаж
Последняя неделя — для уточнений, не для решений. Финальный список гостей, хронометраж программы, текст для ведущего, если он есть, содержимое слайдов для проверки технической читаемости.
Монтаж техники обычно занимает от четырёх до шести часов. Свет вешается, направляется, программируется. Звук выставляется по помещению. Экран подключается, картинка выводится и проверяется с дальних точек зала. Если презентация начинается в шесть вечера, бригада приезжает к полудню.
Прогон — обязательно. Спикер выходит, говорит первые фразы, переключает слайды, проверяет, что видит зал и что видно его. Это занимает двадцать минут и отлавливает девяносто процентов технических проблем до того, как в зале появится первый гость.
День мероприятия — час за часом
Двери открываются за тридцать минут до начала программы. Регистрация, welcome-зона, первые гости. Организатор в этот момент на площадке, на связи с бригадой, с кейтерингом, с ведущим.
Программа начинается вовремя или с задержкой не больше десяти минут. Опоздавшие входят, но свет уже настроен под сцену, и их никто не ждёт.
Презентация идёт по сценарию. Спикер говорит, слайды переключаются, продукт показан, вопросы заданы. Networking начинается сразу после, пока энергия ещё высокая.
Через полтора часа после окончания презентации гости начинают уходить. Ещё через час уходят последние. Демонтаж начинается, когда зал пуст.
Что решить до звонка
Перед тем как звонить кому-либо, зафиксируйте дату, примерное количество гостей и город. Если презентация привязана к запуску продукта, эта дата не обсуждается — её нужно назвать сразу. Если бюджет согласован — назовите рамку, это сократит выбор площадок и формата до реалистичных.
Остальное — формат, техника, меню, тайминг — обсуждается, когда понятно, что в принципе возможно в эту дату для этого числа людей.