After 5 EventsДата и примерное количество людей
Начните с этого. Точное число гостей придёт позже, но разница между пятьюдесятью и ста меняет весь формат. Определите диапазон — до семидесяти, около ста, больше ста двадцати — и зафиксируйте дату или хотя бы неделю.
Дата замыкает всё. Площадка может быть свободна на одни выходные в июле и занята на все остальные. Если дату выбирает генеральный, получите её прежде, чем искать место.
Площадка и крыша
Летние дни — это обычно загородный центр, усадьба, база отдыха. Программа днём на улице, вечером — застолье и танцы под крышей или в шатре. Ночуете на месте — нужны номера. Утром — завтрак и автобус обратно.
Первый вопрос к площадке: крытое пространство для вечера. Июнь в Эстонии — это дождь каждые три дня. Шатёр решает проблему, но его надо заказывать, завозить, ставить, подключать. Это уже не аренда зала — это монтаж, и он входит в смету отдельной строкой.
Второй вопрос: электричество. Если вечер на улице или в сарае без разводки, звук и свет съедят больше мощности, чем дают две бытовые розетки. Нужен генератор или отдельный ввод. Уточните это до подписания договора с площадкой, не после.
Бронируйте место, как только зафиксировали дату. Популярные усадьбы на июнь уходят в январе.
Формат дня и программа
Теперь — что происходит между приездом и отъездом. Летние дни обычно строятся так: автобус утром, размещение, обед, активности на улице до вечера, ужин, вечерняя часть с музыкой, ночь на месте, завтрак, отъезд.
Активности — это квесты, верёвочный парк, стрельба, сапбординг, что угодно, что площадка предлагает или что привозите с собой. Решите, ведёте их сами или нанимаете ведущего. Если программа сложная — несколько команд, ротация по станциям, итоги с призами — нужен человек, который это держит. Если просто «поиграть в волейбол и посидеть у костра», справитесь своими силами.
Вечерняя часть — застолье и танцы. Определите, нужна ли сцена, живая музыка или диджей, свет по залу или только у танцпола. Если компания привыкла к корпоративам с полным светом и звуком, летний сарай без этого разочарует. Если достаточно колонок и атмосферы — не платите за лишнее.
Техническая часть
Вечер под крышей в зале усадьбы — проще. Есть стены, есть розетки, обычно есть базовый свет. Вечер в шатре или в амбаре — сложнее. Звук в палатке уходит в ткань, и его нужно больше. Свет вешается на фермы, которые сначала надо привезти и собрать. Диджей работает с пульта, который питается от чего-то стабильного, не от удлинителя через три комнаты.
Если подрядчик говорит «мы всё организуем», уточните: это его люди грузят, везут, ставят, подключают и настраивают, или он пересылает заявку дальше и сам приезжает к началу. Разница в том, кто отвечает, когда в семь вечера выясняется, что генератор не тянет.
After 5 Events — это бригада, которая приезжает своим транспортом, ставит свою технику и остаётся на площадке до конца. Не посредники.
Кейтеринг и расписание
Еда решается после формата, но до последней недели. Загородные центры обычно кормят сами — уточните меню, учтите вегетарианцев и аллергиков. Если еду везёте, согласуйте с площадкой кухню и посуду.
Постройте расписание от конца к началу. Автобус уезжает в одиннадцать утра — значит, завтрак в девять. Танцы до двух ночи — значит, ужин в семь. Активности три часа — начало после обеда, пока светло и люди ещё в форме.
Последняя неделя — для run-sheet. Это документ с таймингом по минутам: когда автобус отправляется, когда регистрация, когда приветственное слово, когда квест, когда ужин, когда музыка, когда свет гаснет. Run-sheet нужен всем: ведущему, диджею, кухне, водителям. Без него каждый работает по своим часам, и всё сдвигается.
День мероприятия
Для организатора день начинается раньше гостей. Если техника монтируется утром, приезжайте к началу погрузки — не для того, чтобы помогать, а чтобы видеть, как идёт сборка. Если что-то не так, это момент исправить.
Гости приезжают — встречаете, размещаете, объясняете план дня. Дальше программа идёт по расписанию, и ваша задача — держать время. Активности затянулись — сокращаете перерыв, не ужин. Кто-то опаздывает к автобусу — решаете на месте, ждать или ехать.
Вечером — присутствуете, но не бегаете. Если техника работает и люди танцуют, вы свободны. Если звук пропал или свет моргает, ищете технаря, не пытаетесь чинить сами.
Что решить до звонка
Перед тем как звонить кому-либо, зафиксируйте три вещи: дату (или две возможные даты), примерное количество людей и бюджетную вилку. Без этого разговор останется общим.
Решите, нужна ли вам компания, которая только планирует и потом пересылает бриф подрядчикам, или та, чьи люди монтируют, включают звук и остаются до конца. Первая дешевле в договоре. Вторая дешевле, когда что-то идёт не так.