After 5 EventsKuupäev ja külaliste arv
Alusta nendest kahest. Toode dikteerib kuupäeva ja turundus annab sihtarvu. Kõik ülejäänu sõltub nendest.
Kui kuupäev liigub, liigub kõik. Parim saal on kinni, valgusmeister on teisel objektil, fotograaf ei saa. Kinnita kuupäev enne, kui hakkad midagi broneerima.
Külaliste arv ei pea täpne olema, aga peab olema aus. Sada inimest ei mahu saali, kus on mugav viiekümnel. Paarikümnele kavandatud esitlust ei saa kolm päeva enne laiendada kahesajale — tehnika ja tool peab olema tellitud.
Saal
Valikus on kaks asja: mahutab õige arvu ja toetab demot.
Toode peab näha. Ekraan, laud, lava või võrdselt valgustatud pind — need pole detailid, need on esitluse sisu. Küsi saalilt, kus toode seisab ja kas külalised näevad seda igalt kohalt.
Kui plaanis on livestream või profifotod, küsi kohe katusekõrgust ja elektrit. Saal, kus on küllalt pistikupesi köögi jaoks, aga mitte valgustuse jaoks, ei sobi.
Kinnita saal kohe, kui number ja kuupäev on selged. Head saalid lähevad kinni kuus nädalat ette, mõnikord varem.
Programm ja formaat
Esitluse pikkus määrab ülejäänud. Kümme minutit laval ja kaks tundi võrgutamist on hoopis teine õhtu kui kolmveerandtunnine demo ja arutelu.
Otsusta järjestus. Kas toode tuleb kohe või pärast tervitust. Kas saalis on valgus peal kogu aeg või läheb pimedaks esitluse ajaks. Kas pärast demot on küsimused või lähevad inimesed kohe laiali.
Järjestus määrab tehnilise kava. Kui esitlus kestab kakskend minutit ja siis tuleb kohv, siis tehnika peab olema valmis enne, mitte poolel ajal. Kui ruumis on ring laudu ja presentatsioon käib nende vahel, peab valgus seda toetama — ja seda ei paigaldata samal päeval.
Tehniline kava
Demo peab töötama. Kõik ülejäänu andestab publik ära, selle mitte.
Ekraan ja projektor tulevad numbrist: mitu inimest vaatab ja kui kaugelt. Liiga väike ekraan ei paranda ükski valgustus.
Heli. Kui keegi räägib rohkem kui viis minutit, vajad mikrofoni. Kui esitluses on video heliga, vajad kõlareid, mis kannavad terve saali. Kui ruumis on kõrged laed või klaaspinnad, peab heli olema planeeritud — need ruumid viskavad kõik tagasi.
Valgus määrab, kas fotod õnnestuvad. Tootele peab langema valgus, mis ei aja detaile üle ega jäta varjudesse. Kui toode on tume, läheb erinevus veel kriitilisemaks.
Telli tehnika neli nädalat ette. Parimad valgusmeistrid on kinni, ja backup-varustus ei ole sama kvaliteet.
Toitlustus ja ajakava saalis
Kui esitlus on lühike — alla poole tunni — võib toitlustus olla ainult pärast. Kui demo või arutelu kestab kauem, pane midagi ette. Inimesed, kes on näljased, ei kuula.
Seisa või istuda. See määrab ruumi. Seisvale publikule mahub rohkem, aga tähelepanu kaob kiiremini. Istuvale läheb rohkem pinda ja rohkem toole, aga esitlus võib kesta kauem.
Õhtusöök muudab kõike. Kui plaanid õhtusööki pärast esitlust, lisa pool tundi ümberkorraldusteks. Lauad tuuakse sisse, toolid paigutatakse ümber, valgus läheb soojemaks. See ei juhtu viie minutiga.
Viimane nädal
See nädal ei ole plaanimiseks. See on kinnitusteks.
Kinnita numbrid toitlustajaga. Kinnita saabumise aeg tehnikaga. Kinnita kava esinejatega. Kinnita parkimine ja sissepääs saali haldajaga.
Tee läbimäng. Mitte terve õhtu, aga esitluse osa. Kes tuleb lavale, kust, mis on ekraanil, kui kaua kestab. Kui demo eeldab internetti või vooluvõrku, kontrolli seda saalis, mitte hotellitoas.
Liivakell jookseb. Kui kolm päeva enne selgub, et ekraan on liiga väike või lava liiga madal, siis parandused maksavad kolm korda rohkem ja tulevad varustusest, mida ei ole tellitud selleks ürituseks.
Päev ise
Laadimisaeg on hommikul. Tehnika saabub varakult, tavaliselt kuus tundi enne sündmust. Neile peab olema juurdepääs, elekter ja teada, kuhu iga asi läheb.
Esitluse ajaks peab ruum valmis olema. Valgus seatud, ekraan testitud, mikrofon töötamas, toolid paigal. Parandused tehakse enne, mitte siis, kui külalised on ukse taga.
Esimene külaline määrab, kas oled valmis. Kui see inimene astub sisse poolikku ruumi, algab õhtu valesti. Kui ta astub sisse valmis ruumi, kus keegi teda tervitab, oled aja võitnud.
Lõpuks lahtilaadimine. Tehnika lahkub viimasena, mitte esimesena. Veel veerand tundi pärast viimast külalist on kastid laos ja ruum tühi.
Kes korraldab seda tegelikult
On kaks viisi, kuidas üritusettevõte töötab.
Üks edastab tellimuse edasi alltöövõtjatele, keda pole kunagi koos näinud. Iga rida lisab marginaali, aga keegi ei vastuta, kui lava on vale kõrgusega või valgus ei sobi.
Teine viis: oma inimesed hindavad, ehitavad, paigaldavad, jooksevad õhtut. Neil on üks number, üks kontakt, üks meeskond algusest lõpuni. See on see, kuidas After 5 Events töötab — kõik inimesed, kes hinnapakkumises kirjas, on samad, kes hommikul kastidega saabuvad.
Mis otsustada enne, kui helistad
Kuupäev ja number — need peavad olema. Umbkaudne formaat: kas esitlus plus kohv või esitlus plus õhtusöök. Ja saal, kui oled juba valinud, või vähemalt piirkond ja tüüp.
See on küllalt. Ülejäänu saab välja töötada koos kellegagi, kes teab, kuidas ruum töötab ja mis läheb lukku millal.