After 5 EventsДата и число гостей — первые два дня
Начинаете с двух цифр: дата и сколько человек придёт. Не примерно — конкретно. Потому что зал под сто двадцать человек и зал под двести — это разные залы, разные районы, разная акустика, разный ценник.
Дата привязана к пятницам декабря. Если в компании работает триста человек, суббота отпадает. Если работают посменно или люди приезжают из регионов, четверг не подходит. Остаются четыре вечера, на которых хотят провести корпоратив все остальные.
К началу октября больше половины мест уже занято. К середине ноября — почти всё. Если дата гибкая, сообщите это сразу: это единственный способ получить нужный зал.
Площадка — следующие три дня
Когда известны дата и число гостей, ищете зал. Сначала едете смотреть. Фотографии врут в двух направлениях: скрывают колонну посреди танцпола и не показывают, что потолок четыре метра, а звук уходит вверх.
Проверяете: где сцена, где столы, как далеко кухня, сколько розеток, можно ли затемнить зал, есть ли отдельная гримёрка. Спрашиваете, до которого часа можно шуметь, и кто убирает после.
Зал определяет звук. Стеклянные стены бросают эхо обратно, низкий потолок давит на голоса, ковровое покрытие глушит басы. Если помещение акустически сложное, это видно сразу, и техническая часть закладывается уже на этапе выбора.
Формат и программа — две недели на согласование
Теперь рисуете вечер по часам. Гости приходят, рассаживаются, ужинают. Потом речи — генеральный, HR, может быть награждение. Потом музыка.
Ошибка — делать ужин длинным. Два часа за столом, ещё полчаса речей, и к началу танцев люди уже устали сидеть. Оптимально: час на рассадку и закуски, сорок минут основное, двадцать минут речи, дальше группа или диджей.
Если в программе живая музыка, она бронируется на том же сроке, что и зал. После 5 Events работает с собственными артистами — группой after5.ee и диджеями dj.after5.ee, что значит: те, кто даёт техническое задание, и те, кто его выполняют, сидят в одной комнате. Нет цепочки подрядчиков, где каждый добавляет процент и никто не видел площадку.
Если формат — только диджей, срок чуть мягче, но не сильно. Хороший диджей в декабре занят.
Техническая часть — за три недели
Когда программа утверждена, собирается техническое задание. Звук для речей — это не тот же звук, что для группы. Речь в зале на двести человек, где гремят бокалы и половина уже выпила, требует направленных мониторов и микрофонов с узким углом захвата, иначе слова тонут.
Свет программируется под помещение. Если потолки высокие, приборы вешаются на фермы. Если зал вытянутый, нужна заливка с двух сторон. Если танцпол у окна, днём его не видно — окна затемняются или свет усиливается.
Проектор и экран для презентации награждений ставятся отдельно от сценического света, на своей линии питания. Если всё висит на одном щитке, и кто-то заденет кабель, гаснет всё.
Техническая бригада приезжает утром в день мероприятия, монтирует, проверяет, остаётся до конца. Это не наладчики, которые включили и уехали.
Кейтеринг — за две недели
Меню согласовывается после того, как известна площадка, потому что не на каждой кухне можно готовить горячее на двести персон. Если зал арендуется без кухни, кейтеринг привозной, и это меняет тайминг: блюда подаются быстрее, но выбор уже.
Обязательно уточняете ограничения по питанию: вегетарианцы, аллергии, религиозные требования. Одна альтернатива на стол — норма.
Бар работает отдельной строкой. Открытый бар до конца вечера или лимитированный — решение бюджетное, но оно влияет на атмосферу последних двух часов.
Последняя неделя — уточнения, не решения
За неделю до мероприятия все решения уже приняты. Остаётся: финальная рассадка, тайминг по минутам, список треков для диджея, текст для ведущего, сценарий награждений.
За два дня до вечера составляется run-sheet: кто когда выходит, кто включает микрофон, кто переключает свет. Его получают все: бригада, артисты, координатор, кейтеринг.
Если что-то меняется за три дня до даты, это уже дорого и сложно. Менять можно, но только если действительно необходимо.
День мероприятия — почасовая хронометрия
Бригада приезжает в семь утра. К обеду площадка готова, днём проходит прогон: звук, свет, видео, переходы. В пять вечера — финальная проверка.
Вы как организатор приезжаете за час до гостей, встречаетесь с координатором, проходите зал, проверяете рассадку. Дальше вечер идёт по run-sheet, и ваша задача — быть на связи, если что-то надо скорректировать на ходу.
После речей начинается музыка, и зал переходит от официальной части к танцевальной. Это момент, когда люди либо остаются, либо начинают расходиться. Если переход резкий, уходят. Если плавный — остаются до конца.
В два ночи последний кейс грузится обратно в машину.
Что решить до звонка
Дата — жёсткая или есть запасная. Число гостей — с точностью до десятка. Бюджет — хотя бы рамочный, чтобы понимать, какие залы вообще смотреть.
Остальное обсуждается, когда встречаетесь. Эту страницу пишет бригада After 5 Events — те, кто монтирует, настраивает и остаётся до конца.