After 5 EventsЗа сколько начинать
Площадку бронируют за два месяца, если событие попадает на май или декабрь — за три. Не потому, что мест нет, а потому что выбор сужается до одного-двух вариантов, и они могут не подходить.
Техническое задание подрядчику уходит за месяц. Меньше можно, но тогда вы работаете с тем, кто свободен, а не с тем, кого выбрали. Хорошая бригада в сезон расписана на шесть недель вперёд.
Меню, трансфер и финальный список гостей закрываются за две недели. Это жёсткий срок, потому что дальше начинается логистика: закупка, аренда посуды, расчёт посадки. Передвинуть нельзя.
Площадка: парковка против атмосферы
Зал в старом городе красивый, но бесполезный, если ваши люди приезжают на машинах с терминала или склада. Парковка на двадцать мест и маршрутка, которая ходит раз в полчаса, означают, что событие начнётся на час позже, чем в программе, и закончится в тот момент, когда первый скажет, что ему завтра к пяти утра на смену.
Площадка за городом работает, если вы организуете трансфер туда и обратно и чётко называете время отправления последнего автобуса. Без этого люди уезжают по одному, и к десяти вечера в зале сидит треть.
Площадка рядом с офисом или терминалом, с нормальной парковкой и возможностью вызвать такси — это не компромисс, это выбор в пользу того, чтобы люди приехали и остались.
Что уточнить при бронировании: входит ли звук и свет в аренду или это отдельная статья. Многие залы сдаются пустыми, и микрофон с колонкой, который «есть у площадки», это оборудование для речи, не для музыки.
Техника: что площадка не делает
Большинство площадок предоставляют зал, мебель и базовый свет. Дальше начинается недопонимание.
«Звук есть» обычно означает два динамика и микрофон на стойке — достаточно для приветственного слова, недостаточно для диджей-сета или музыки на танцпол. Если в программе что-то кроме речей, звук приносит подрядчик.
«Свет есть» означает потолочный, обычно белый или жёлтый. Цветной свет, диммирование, акценты на сцену или на столы — это отдельная позиция.
Видеопроекция для презентаций, экраны для трансляций, беспроводные микрофоны — всё это оборудование, которое площадка либо не имеет, либо сдаёт втридорога через своего монопольного партнёра.
Если вы работаете с подрядчиком, который приносит технику и сам её монтирует, это почти всегда дешевле и быстрее, чем арендовать через площадку.
Подрядчик или субподрядчик
Существует два типа компаний.
Первый тип — агентство, которое принимает бриф, рисует смету, добавляет свою маржу и рассылает задачи субподрядчикам: одни привозят звук, другие свет, третьи мебель. Координацию берёт на себя менеджер, который видит бригады впервые в день монтажа. Когда что-то идёт не так — а это всегда вопрос времени — агентство звонит субподрядчику, субподрядчик говорит, что это не его зона, и проблема зависает между ними, пока вы сами не начинаете её решать.
Второй тип — бригада, которая сама считает, сама привозит, сама монтирует и сама отвечает за результат. Одни и те же люди грузят кабели в семь утра и стоят за пультом в десять вечера. Если микрофон садится, его меняет тот, кто его подключал. Если нужно передвинуть свет — человек, который его вешал, здесь и помнит, на чём он висит.
Разница не в цене. Разница в том, что в первом случае вы координируете, а во втором — бригада.
Ваше время в день события
Самая частая ошибка владельца, который организует сам: он думает, что вечером будет гостем. Не будет.
Если техническая часть не делегирована, вы проведёте первый час, проверяя, подключён ли проектор, работает ли микрофон, почему музыка играет не из тех колонок. Вы встретите первых гостей стоя у входа с телефоном в руке, решая, куда поставить ещё один стол.
Хороший подрядчик приезжает за три часа, монтирует, тестирует, и к моменту, когда приходит первый гость, всё работает и вам показывают, а не спрашивают. Плохой приезжает за час, что-то не влезает, что-то забыли, и дальше вы его ассистент.
Если цель вечера — быть хозяином, а не диспетчером, технику делегируют той бригаде, которая умеет работать без вопросов.
Программа: речь, музыка, timing
В логистической компании люди привыкли к конкретике и не любят затянутых речей. Приветственное слово — пять минут, награждения — по минуте на человека, всё остальное время — еда и общение.
Музыка работает в два режима: фоновая во время ужина и танцевальная после. Между ними — пауза, пока столы частично убирают и люди выходят покурить. Если диджей начинает громко в восемь вечера, половина зала выйдет в коридор. Если в полночь всё ещё играет фон, танцпол пустой.
Тайминг в программе — это не украшение. Это контракт с гостем: во столько речи, во столько еда, во столько можно уехать, не обидев организатора.
Алкоголь и трансфер обратно
В компании, где люди водят, алкоголь на столах означает, что треть не поедет на машине домой. Если трансфер не организован, эта треть уедет на такси за свой счёт или попросит кого-то трезвого.
Организовать трансфер — это заказать автобус или несколько минивэнов, огласить маршрут и время последнего рейса, и напомнить об этом в начале вечера. Не сюрпризом в полночь, а частью программы.
Если событие за городом и трансфера нет, часть людей уедет к десяти. Если в городе, но далеко от дома — к одиннадцати. Это не вопрос лояльности, это вопрос логистики, и ваши люди считают логистику лучше вас.
Что решить до звонка
Дата, примерное количество гостей и локация — это минимум, с которым имеет смысл звонить. Бюджет можно не называть, но полезно хотя бы для себя понимать верхнюю границу, потому что разговор быстро превращается в выбор между вариантами, и без границы выбирать не из чего.
Что ещё стоит продумать: нужна ли сцена или достаточно микрофона в зале, будет ли видеопрезентация, играет ли музыку диджей или достаточно плейлиста, кто встречает гостей и coordinating ли вы сами монтаж или это делает бригада.
Последний вопрос — самый важный. Если делегируете — платите за работу, которую не видите, но результат которой чувствуете, когда вечером вас никто ни о чём не спрашивает. Если координируете сами — закладывайте на это день и будьте готовы, что это ваш день, не вечер.
Этот гид написала бригада After 5 Events — те, кто грузит кабели в семь утра и стоит за пультом в полночь.