After 5 EventsАктивность — это не весь день
Ведущий тимбилдинга работает три-четыре часа. Он приезжает, проводит программу, уезжает. Всё остальное — ваше: как люди доберутся до места, что будет до начала активности, чем они займутся после, когда и где ужин, кто остаётся трезвым, если нужно везти людей обратно. Самая частая ошибка — купить активность и считать день спланированным.
Если мероприятие за городом и заканчивается ужином там же, логистика простая: автобус туда, автобус обратно, между ними — связка «активность — перерыв — ужин». Если активность в одном месте, а ужин в другом, появляется провал. Люди едут переодеваться, кто-то опаздывает, половина приходит к началу, остальные — когда салаты уже на столах. Ресторан ждать не будет.
Площадка обещает больше, чем делает
Площадка — это помещение и базовая мебель. Иногда есть проектор, иногда микрофон, иногда колонка. Редко всё это работает без вопросов, и почти никогда нет человека, чья работа — чтобы это работало. Официанты не включают звук. Администратор не знает, где запасной кабель. Когда микрофон хрипит, вы идёте разбираться сами — или это делает кто-то из гостей, пока все смотрят.
Если вечером планируются выступления, музыка, видео, нужен человек, для которого это единственная задача. Не сотрудник площадки, который ещё отвечает за кухню. Не вы.
Вы хотите быть гостем, но будете хостом
В какой-то момент дня вам нужно сказать речь, нужно решить, когда подавать горячее, нужно объяснить диджею, что музыка слишком громкая, нужно понять, почему половина стола ещё без бокалов. Если это ваше мероприятие и вы — тот, кто его оплатил, все вопросы идут к вам. Даже если вы договорились с площадкой, с рестораном, с ведущим — в моменте спрашивать будут вас.
Самый честный вопрос: сколько времени в этот вечер вы готовы потратить на организацию, а не на людей? Если ответ «ноль», нужен кто-то, кто физически там, знает план и уполномочен решать без вас.
График строится от ужина назад
Ужин — это якорь. Если он в семь, значит активность должна закончиться не позже пяти, чтобы люди успели вернуться, переодеться, добраться до ресторана. Если все на месте, перерыв короче. Если площадка одна на весь день, можно начать позже.
Стройте день с конца. Ужин в семь — люди на месте в без пятнадцати — выехали из точки активности в пять — закончили в полпятого — начали в два. Добавьте буфер. Активность всегда идёт дольше, чем обещает ведущий, и кто-то всегда опаздывает к сбору. Если одна часть дня жёсткая по времени (ресторан не подвинет бронь), остальное подстраивается под неё.
Музыка, свет, микрофон — чья это забота
Площадка говорит, что у них есть звук. Уточните: микрофон со стойкой или петличка, колонка или полноценная система, кто её включает, есть ли резервная батарея, можно ли подключить телефон. «Есть звук» иногда означает одну колонку в углу зала, от которой идёт шнур к компьютеру администратора.
Если планируется диджей или живая музыка, уточните, что именно площадка даёт, а что приедет с исполнителем. Диджей привозит свой контроллер, но не всегда колонки, микшер и свет. Если это не оговорено заранее, вы узнаете об этом при загрузке.
Свет — это не просто выключатель. Если вечером будут тосты, видео, танцы, нужен свет, который можно менять по ходу. Обычный зал: либо светло, либо темно. Это достаточно для ужина, но недостаточно для вечера, который длится четыре часа.
Два типа подрядчиков
Есть агентства, которые принимают заказ, составляют смету, находят площадку, нанимают звук, нанимают официантов, нанимают диджея — и зарабатывают на каждой строке. В день мероприятия приезжают люди, которые видят друг друга впервые. Координация идёт через агентство, которого нет на месте.
Есть команды, которые приезжают сами. Тот, кто считал смету, руководит монтажом. Тот, кто обещал вам звук, его и подключает. Диджей — из того же состава, что и техник, и они работали вместе двадцать раз. Когда что-то идёт не так, решение принимается на месте, без звонков.
Это не вопрос качества. Это вопрос, как устроена цепочка в момент, когда времени на звонки нет.
Что решить до звонка кому-либо
Определите формат дня целиком, не только активности. Одна площадка или две. Нужен ли транспорт. Сколько человек. Будет ли музыка вечером, выступления, видео. Будете ли вы сами вести программу или нужен ведущий. Сколько времени вы готовы в этот день заниматься организацией.
Это пишет команда After 5 Events — те, кто приезжает с грузовиком, собирает конструкцию, настраивает звук и остаётся до конца. Решите, чем вы готовы заниматься сами, а что должно работать без вас. Остальное — разговор на десять минут.