After 5 EventsAlusta kuus nädalat enne, mitte kolm
Kolm nädalat jätab kõik tehnilise poole otsused kellelegi teisele. Kuus annab sulle valikud. Helitehnik ei ütle sulle mais, et juulis pole vaba päeva — ta ütleb, et lae kõrgus piirab riputatavat valgustust ja küsib, kas lava seisab akende all või tagaseina ääres. See vahe on otsus, mitte müügitekst.
Veelgi olulisem on sinu enda aeg. Ürituse nädal söögib päevi, mida sa arvad olevat tööle. Menüü kinnitamine, transpordi korraldamine ja küsimus, kas keegi peab tervituskõne — need ei teki korraga, aga nad tekivad kõik samal nädalal.
Ruum, parkimine ja see, mida "kohapeal personal" tegelikult tähendab
Logistikaettevõtte inimesed sõidavad tööle autoga. See pole detail — see on tingimus. Vanalinna üritusmaja parkimisega võib tähendada, et kolmandik külalistest jõuab kohale närvilisena või hilineb, sest nad ei tea, kuhu auto jätta. Terminal või sadama lähedane ruum, kus parkimine on selge, ületab ilusama saali, kuhu on keeruline jõuda.
Kui sa küsid kohalt, kas nad "kõik korraldavad", küsi järgmist: kes toob heli ja valguse? Kes ehitab lava? Kes jälgib mikrofoni taset? "Kohapeal personal" tähendab tavaliselt laudade katmist ja baari. Tehniline pool — heli, valgus, rigimine — tuleb kellegagi, või siis ei tule. Ja kui sa telliksed selle ise, ilma kellegagi, kes on varem selles ruumis töötanud, siis esimene pool tundi läheb katsetamiseks.
Kahe agentuuri erinevus
Üks agentuur võtab su briifingi vastu, lisab sellele marginaali ja saadab edasi alltöövõtjatele, kellega pole varem koos töötatud. Iga rida — heli, valgus, catering, personal — teenib. Sina ei näe neid inimesi enne õhtut, ja õhtul selgub, et helimees ei tea, kus lauamikrofon on, sest keegi ei öelnud talle, et juhataja tahab tervitada.
Teine agentuur töötab otsepakkumisega: sama meeskond, kes tsiteerib, ehitab ka ruumi, käivitab heli ja on kohal kella kahe ajal öösel, kui viimane kast läheb tagasi autosse. Nad ei teenina igalt realt, sest nad ei vahenda — nad teevad ise. See ei ole müügiargument; see on fakt selle kohta, kuidas töö käib. Vahe ilmneb siis, kui miski ei lähe plaani järgi ja ruumis on keegi, kes teab, kus varukaabel on.
After 5 Events on see teine. Meeskond, kes kirjutab seda juhendmaterjali, on sama meeskond, kes ilmub hommikul seitsme ajal veoautoga.
Transport ja see, mis juhtub pärast südaööd
Logistikafirma inimesed mõistavad logistikat paremini kui sina. See ei tähenda, et nad planeerivad seda ise. Õhtu lõpp — kes sõidab, kes jääb, kes vajab takso numbrit — ei ole kena probleem lahendada kell pool üks öösel ees ukse. Lahenda see enne.
Kui ürituspaik on väljaspool linna, otsi koostööd taksofirmaga, kes saadab kolm autot korraga, mitte ühe kaupa. Kui keegi jääb ööbima, ütle see välja kutses, mitte peo ajal. Ja kui sa arvad, et inimesed lahkuvad südaööks, lisa tund peale. Ainus üllatus, mis logistikaettevõtte üritusel ei tule, on see, et inimesed jäävad kauemaks kui lubatud.
Muusika, mikrofon ja see, millal sina pead rääkima
DJ-l või bändil on kaks tööd: mängida ja lugeda ruumi. Esimene on oskus, teine on kogemus. DJ, kes on kuus korda logistikafirma üritustel olnud, teab, et esimene tund on rahulikum ja et pärast kümmet hakkab põrand täituma. DJ, kes pole, mängib kogu õhtu ühtemoodi ja küsib kell üksteist, miks keegi ei tantsi.
Mikrofon tundub väikese asjana, kuni sa vajad seda. Kui keegi peab tervitama, ära oota, et DJ annab oma käest üle — too eraldi lauamikrofon, mille saab käivitada ilma muusikat peatamata. Ja kui sina pead tervitama, otsi hetk enne seda, mil sa seda teed — mitte keset pala, mitte siis, kui pool saalist on veel garderoobis.
Menüü, jook ja küsimus, mida sa ei küsi, aga peaksid
Praegune trend on pikkade laudade ja istumisega. Logistikaettevõtte õhtuks on see vale. Inimesed, kes ei kohtu igapäevaselt, ei istu maha üheks tunnikorda — nad liiguvad, räägivad seistes, tulevad tagasi. Buffet või seisulauad töötavad paremini kui kolmekandiline menüü, kus kõik istuvad.
Jook: kui sa piirad baari ajaliselt, ütle see välja. "Tasuta kuni südaööni" on aus; "avatud baar" ja siis arve hommikul on konflikti alge. Ja küsi baaripidajalt, kui palju nad tegelikult vajavad ruumi — kahe baarilett kahe meetri vahega ei kahekordista kiirust, see kahekordistab segadust.
Otsus, mille sa teed nüüd
Sa valid kahe õhtu vahel. Ühel neist sa oled külaline omal peol, sest keegi teine jälgib, kas mikrofon töötab, kas järgmine pala sobib ja kas keegi vajab takso numbrit. Teisel sa oled korraldaja kogu õhtu, sest sa arvasid, et kohapeal personal tähendab kõike, mida nad ei tee.
Enne kui sa helistad kellelegi, otsusta kolm asja: ruum ja parkimine, kas sa ise pead rääkima ja millal, ning mis juhtub pärast südaööd. Ülejäänu saab lahendada kõnega, aga need kolm mõjutavad kõike muud.