After 5 EventsBroneeri ruum enne, kui tegevus paika läheb
Tegevus müüakse pakettidena — kanuud kuuekümne inimesega, escape room kolmes vahetuses, kokkamise kursus, mis kestab kaks ja pool tundi. Pakett dikteerib kellaaega ja kohta. Kui broneerid ruumi enne, pead tegevust nende tundide sisse sobitama, ja enamik tegevusi ei mahu.
Muuda järjekord ümber: küsi tegevuse pakkujalt kõik variandid — mis kell saab alustada, kui kaua läheb, kas on vaja ümber riietuda, kas transport on kaasas. Alles siis otsi õhtuks ruumi, mis on sama päeva sees saavutatav ja kus õhtusöök ei alga enne, kui viimane inimene jõuab kohale.
Transport on osa ajakavast, mitte lisateenus
Kui päev algab ühes kohas ja lõpeb teises, siis kolmandik ajast kulub liikumisele. Autobuss seisab kakskümmend minutit, sest keegi ei leidnud aadressi; õhtusöögile jõutakse veerand tundi hiljaks, sest tegevus venis. Seda näed iga kord, kui keegi kirjutas päevakavasse ainult alguskellaajad.
Lisa igale liikumisele puhver. Kui tegevus lõpeb kell viis ja õhtusöök algab kuus, siis buss peab väljuma pool kuus, mitte kümne minuti pärast. Inimesed liiguvad aeglasemalt kui tühi buss, ja autojuht ei oota päevakavas, mida ta ei näe.
Kui juhtkond liigub oma autodega, anna neile eraldi juhend koos täpsete aadresside ja parkimisjuhistega. Nad ei küsi, kui ära eksinud, aga saabumine tähelepanu keskele pooleli kõne ajal küll märgatakse.
Õhtu on see, mida mäletatakse
Tegevus annab päevale põhjuse, aga õhtu annab tunde. Kui õhtusöök on broneeritud restoranis, kus lauad on nelja kaupa ja menüü tuleb valida nädal ette, siis see on lihtsalt söök. Inimesed räägivad tööst, sest pole põhjust rääkida millestki muust.
Ruum peab andma vabaduse liikuda. Seisulauad töötavad paremini kui laudu broneeritud istekohad. Muusika — kui seda on — peab olema piisavalt vaikne, et kaks inimest saavad rääkida ilma karjumata, aga piisavalt olemas, et vaikus ei muutu ebamugavaks.
Juhi kõne tuleb ette näha. Kui ta räägib, peab ruum kuulma. See ei tähenda mikrofoni igale õhtusöögile, aga see tähendab küsimist ette: räägib või ei räägi. Kui räägib, siis kus ta seisab, kust teda näha on ja kas taga olev laud kuuleb ilma, et ta karjuks. Kui esitlust näidatakse — slaididega, videoga, mis iganes — siis ekraan ja projektor on juba paigal enne, kui esimene inimene saabub. Tehnika ilmub alati viimase hetkega; külalised ei tohi seda näha.
Toit ja jook on ajastuse küsimus
Kui õhtusöök algab kohe pärast saabumist, siis pool gruppi on näljane ja pool veel tegevuse järel täis. Kui jook tuleb enne toitu, anna pool tundi. See ei ole vastuvõtt, see on moment, mil päev tõmbab hinge, ja kui sa seda ette ei näe, kulub esimene tund sellele, et inimesed leiavad oma tempo.
Teenindus peab olema märkamatu. Buffeelaud, mis täidetakse enne, kui tühjaks saab, on parem kui ettekandjad, kes küsivad iga kolm minutit, kas veel midagi soovitakse. Inimesed tulevad meeskonnapäevale, et kolleegidega rääkida; iga katkestus seda takistab.
Plaan B on kaks otsust, mis on juba tehtud
Päeval ei lähe valesti see, mida ette ei näe, vaid see, mille peale keegi pidama jääb. Vihm, kui tegevus oli väljas. Buss, mis hilinenud liikluses kinni jääb. Ekraan, mis ei ühildu juhi sülearvutiga.
Hea plaan B ei ole kõige jaoks varuvariant; see on otsus, mida ei pea päeva ajal tegema. Kui tegevus on väljas ja hakkab sadama, siis järgmine ruum on juba broneeritud ja teada. Kui buss hiljaks jääb, siis õhtusöök algab pooletunnise puhvriga ja köök teab sellest. Kui esitlust näidatakse, siis sobiv adapter ja varukaabel on kotis, mitte laos.
Juhtkond ei pea midagi teadma. Nende osa on kohale jõuda ja rääkida. Kõik muu peab olema juba otsustatud ja paika pandud.
Mis eristab kaht tüüpi partnerit
Osa korraldusagentuure planeerib ja edastab korralduse edasi alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi koos töötamas näinud. Nad teenivad igal real, aga päeval ei ole kedagi, kes tervet pilti tunneb.
Teine tüüp on see, kelle enda inimesed kohtuvad eelnevalt, ehitavad ruumi üles, jooksevad tehnikat ja on kohal kuni viimase kastini. Hinnapakkumine tuleb samalt inimeselt, kes õhtul mikrofoni paika paneb. Kui miski läheb valesti, ei pea nad helistama kellelegi, kes võib-olla vastab.
See vahe ei paista pakkumisest. See paistab kell kaheksa õhtul, kui midagi on vaja kohe.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistad
Kuupäev ja ligikaudne osalejate arv. Tegevus või vähemalt tegevuse tüüp — aktiivne, loov, õues või siseruumis. Kas õhtu on sama päeva sees ja kas juhtkond räägib. Kui juhtkond räägib, siis kas slaidid on ja kas videot näidatakse.
Ülejäänu saab paika nõu peale, aga need kuus asja määravad ruumi, aja ja hinnaklassi, ja kõik neli muutuvad vahetult enne päeva peaaegu võimatuks.
Selle juhendi kirjutas After 5 Events meeskond — inimesed, kes ehitavad ruumi ja jooksevad õhtut.