Meeskonnaüritus — väikeettevõtte juhi juhend

Koht enne tegevust

Tegevuse korraldaja tahab teada inimeste arvu ja kuupäeva. Aga esimene küsimus, mille pead sina endale esitama, on teine: kas inimesed saavad ise kohale või pead korraldama transpordi. Selline vahe on kümme kilomeetrit Tallinnast või viiskümmend — esimesel juhul tuleb enamik oma autoga, teisel pead panema bussi või ütlema otse, et osa ei tule.

Kui koht on linna piirides, siis õhtusöök võib olla kuskil mujal. Kui koht on tunni kaugusel, siis kõik peab juhtuma seal — tegevus, einelaud, õhtu ja lahkumine — ja seda logistikat ei tee ükski teine sind eest ära.

Venue ise ütleb sulle ruutmeetreid ja istekohti. Aga ruutmeeter on kasutu number, kui sa ei tea, kas laudu saab seada ümber ja kas õues on varju. Küsi otse: kas ruum sobib nii tegevuseks kui ka õhtusöögiks, või on need kaks eri kohta. Kui on kaks, siis vahel on pool tundi, mil inimesed seisavad ja ei tea, mida teha.

Ajakava, mille keegi ei planeeri

Kõik planeerivad sissetuleku, tegevuse ja õhtusöögi. Keegi ei planeeri kolmveerand tundi vahel. See aeg tekib niikuinii: tegevus lõpeb, ja enne kui saab süüa, peavad inimesed käed pesema, riidesse panema, kohale jõudma. Kui sa ei ütle, kus ja mis juhtub, siis nad seisavad parklas.

See on aeg, mis vajab mingit vastust. Kas on kohv ja tool? Kas on terass, kuhu istuda? Kas on miski, millele toetuda? Tavaline viga on arvata, et venue personal toob kohvi ja leiab toolid. Kui sa seda konkreetselt ei telli ja ei maksa, siis tihti kedagi ei tule.

Õhtusöök ja see, mis pärast seda

Õhtusöök on ostmise poolest lihtne — menüü on menüü — aga logistika poolest keeruline. Kui lauad on püstitatud tegevuseks, siis keegi peab need ümber seadma. Kui on väljas, siis läheb külmaks, ja siis osad inimesed lähevad sisse, teised jäävad välja, ja grupp läheb pooleks.

Probleem ei ole toidu kvaliteet — restoran teab oma tööd —, vaid aeg, mil inimesed tahavad lahkuda. Ühe grupi jaoks on õhtusöök see, mis veel oli, ja nemad lähevad ära üheksa ajal. Teise jaoks on see alles algus, ja nemad istuvad kaksteist. Kui plaanid õhtut, mis kestab, siis vaja on muusikat, ja muusika vajab oma kohta ja korraldust, mida venue ise ei paku.

Otsusta juba varakult: kas õhtu lõpeb õhtusöögiga, või jätkub pärast seda. Kui jätkub, siis see ei sünni iseenesest. Keegi peab tassima toolid ära, keegi peab tooma helitehnika, keegi peab ütlema, kus on baar ja kui kaua see lahti on. Kui seda ei otsustataud ette, siis otsustab selle grupi kõige väsinum kolmandik, kes tahab koju ja ütleb seda valjult.

Kes teeb töö ära päeval

On kaks liiki firmasid. Esimene planeerib su ürituse, saadab edasi oma alltöövõtjatele, keda ta ise pole kunagi näinud, ja võtab igalt realt pealt. Teine firma inimesed teevad hinnapakkumise, ehitavad ruumi, toovad helitehnika ja on õhtul saalis.

See vahe ei paista paberil, aga paistab päeval. Kui midagi läheb valesti või muutub, siis esimese firma töötaja helistab kellelegi, kes helistab kellelegi. Teise firma töötaja läheb laualaua juurde ja nihutab selle kolm meetrit vasakule.

Suurem probleem on su enda aeg. Kui oled omanik, siis oled sa ka päeval seal, vastad küsimustele, otsustad, kus keegi istub, leiad kadunud telefoni. Kui lisaks pead sa veel jälgima, et keegi toob toolid või helitehnika, siis sa ei ole enam oma ürituse külaline, vaid selle töötaja.

Mida otsustada enne, kui helid kellelegi

Koht, kuupäev ja inimeste arv on ilmsed. Aga otsustad ka, kas tahad õhtut, mis kestab, või õhtut, mis lõpeb üheksaks. Teise jaoks pole vaja peale toidu midagi. Esimese jaoks on vaja muusikat, baari, valgust ja inimest, kes jääb kohale seni, kuni viimane läheb.

Otsusta, kas tahad kohal olla või korraldada. Kui tahad olla külaline oma firmas, siis keegi teine peab seadma lauad, viima läbi ajaplaanis muudatused ja teadma, mida teha, kui buss hilineb pool tundi. See tähendab inimesi, kes ei tee seda esimest korda.

After 5 Events on meie — sama meeskond, kes ehitab ruumi, toob tehnika, jääb õhtul kohale ja paneb viimase karbi hommikul tagasi veoautosse. Ei vahendajaid, ei edastatud briifingi, ei tasu igalt realt. Küsimustega võta ühendust — otsustad enne seda, kas õhtu lõpeb söögiga või kestab veel, kui taldrikud on ära koristatud.