After 5 EventsСмены определяют всё остальное
Производство не может остановиться полностью. Если линия работает — одна часть коллектива сидит в зале, другая на участке. Вариантов два: провести событие дважды в один день со сдвигом на четыре часа или разнести на два дня и дать каждой смене полный вечер.
Два мероприятия в один день означают двойную накрытие, двойную техническую бригаду, два прогона с артистом. Бюджет удваивается не полностью — площадка и часть оборудования общие — но растёт примерно в полтора раза. Два отдельных дня обходятся дешевле на одного гостя, но занимают календарь и требуют второй раз организовать доставку, если завод за городом.
Решите это до всего остального. Количество смен определяет даты, даты определяют доступность площадки, площадка определяет, что физически возможно.
Площадка: цех, столовая, шатёр или аренда
Большинство производственных компаний проводят событие на территории завода: в заводской столовой, в цехе, который освобождается на день, или в шатре во дворе. Это решает логистику — люди уже на месте — но создаёт технические ограничения.
Цех или столовая: низкий потолок, жёсткий свет, голые стены, которые отражают звук. Микрофон без правильной обработки превращается в гул. Ди-джей в такой комнате звучит как в коридоре. Нужна акустическая коррекция — драпировка на стенах, направленные колонки, эквалайзер под помещение — иначе первые десять минут гости просто не слышат, что происходит.
Шатёр решает проблему с высотой, но создаёт другую: в октябре-марте его нужно отапливать, а аренда обогревателей на двести человек стоит дороже самого шатра. Пол остаётся земляным или асфальтовым — если идёт дождь, люди приходят в грязи.
Альтернатива — снять зал за городом. Это добавляет автобусы, но даёт сцену, звук, свет и кухню, которая работает на мероприятия, а не кормит рабочих в обед. Считайте: аренда зала плюс трансфер часто выходит дешевле, чем оборудование и кейтеринг в столовую, где нет ничего.
Языковой состав и ведение
На заводе работают на двух языках — эстонском и русском — и обе группы должны понимать, что происходит. Ведущий должен вести на обоих языках по очереди или работать в паре. Ди-джей объявляет конкурс по-эстонски, повторяет по-русски, и это удваивает хронометраж каждого блока.
Если артист говорит только на одном языке — а большинство групп говорит — предупредите заранее. Музыка понятна всем, но шутка, сказанная только по-эстонски, оставляет половину зала в стороне. Это чувствуется.
Самый простой вариант: ди-джей, который владеет обоими языками свободно. Группа требует технического райдера, саундчека, перерывов между сетами. Ди-джей работает с тем, что есть, начинает когда нужно, растягивает или сокращает программу под зал.
Еда, алкоголь и политика, которую придётся написать
Бюджет на человека обычно известен раньше, чем что-либо ещё. Сорок евро на гостя — это фуршет или шведский стол, не банкет. Шестьдесят — банкет с горячим, но не с официантами на каждый стол.
Алкоголь — это отдельный вопрос, и его решает HR, потому что его больше никто решать не хочет. Открытый бар до конца вечера с двумястами гостей означает, что кто-то напьётся, а завтра выйдет на смену с тяжёлым оборудованием. Закрытый бар обижает людей, которые видят в корпоративе одну из двух возможностей в году выпить за счёт компании.
Средний вариант: два напитка на человека по талонам, дальше за свой счёт. Или открытый бар до определённого часа, затем он закрывается. Это нужно объявить заранее, иначе решение выглядит как наказание за поведение конкретных людей.
Запишите политику. Разошлите её вместе с приглашением. Когда вопрос возникает в зале, уже поздно.
Доступность и те, кто не танцует
На производстве работают люди с разной подвижностью, и если площадка — второй этаж цеха без лифта, часть коллектива физически не доберётся. Проверьте пандусы, туалеты, ширину проходов между столами.
Вторая группа, которую легко потерять: те, кто не пьёт и не танцует. Если программа — это три часа музыки и бар, эти люди уходят через сорок минут. Им нужна причина остаться: настольные игры в отдельной зоне, фотобудка, мастер-класс, что угодно, кроме танцпола.
Если игнорировать это, они просто перестают приходить. Через два года у вас корпоратив для половины завода.
Партнёры: пригласить или нет
Партнёры удваивают бюджет и меняют атмосферу. Мероприятие только для сотрудников — это коллеги, которые знают друг друга и шутят над общими вещами. Мероприятие с партнёрами — это вечер, где половина зала сидит с незнакомыми людьми и вежливо улыбается.
Нет правильного ответа. Есть последствия каждого решения. Если приглашаете партнёров — программа должна быть понятна тем, кто не работает на заводе. Если не приглашаете — кто-то будет недоволен, особенно если в прошлом году их приглашали.
Решите один раз, придерживайтесь этого несколько лет. Менять правила каждый год хуже любого из вариантов.
Кто строит, кто ведёт, кто убирает
Есть два типа агентств. Одни планируют мероприятие, затем передают бриф субподрядчикам, с которыми никогда не работали вместе: звук от одной компании, свет от другой, кейтеринг от третьей. Агентство зарабатывает на каждой строке, но в день события его представителя в зале нет.
Другие — это бригада, которая сама приезжает, сама строит, сама работает до конца. Та же команда делает котировку, монтирует конструкцию, ведёт вечер и грузит оборудование обратно в два ночи. Если что-то идёт не так, решение принимает человек, который стоит рядом с пультом, а не сидит в офисе с выключенным телефоном.
Разница становится видна, когда микрофон отключается за десять минут до речи директора или когда выясняется, что розетки в столовой не выдерживают нагрузку.
Что решить до звонка
Это пишет бригада After 5 Events — те, кто монтирует конструкции, настраивает звук и остаётся в зале до конца.
Перед тем как звонить кому-либо, ответьте себе:
- Сколько смен, и будет ли линия останавливаться?
- Где физически может поместиться это количество людей?
- Какой бюджет на человека, и входит ли в него алкоголь?
- Приглашаются ли партнёры?
- Кто из коллектива нуждается в пандусе, переводчике жестового языка или альтернативе танцполу?
Остальное настраивается. Но эти пять вопросов определяют, какое мероприятие вообще возможно.