After 5 EventsКогда можно собрать всех
Декабрь выпадает сразу. Торговый зал работает до позднего вечера, выходные заняты, смены удлинены, а попросить продавца остаться после закрытия в последнюю субботу перед праздниками — это выбор между корпоративом и увольнением половины персонала.
Остаются ноябрь и январь. Ноябрь — до начала ажиотажа, январь — после того, как распродажи закончились и можно подвести итоги года. Обе даты работают, но решают разные задачи: ноябрь настраивает на сезон, январь подводит черту и благодарит. Выбор даты — это не поиск свободного зала, а ответ на вопрос, зачем люди приезжают.
Если в компании больше десяти магазинов, дата согласуется с графиком инвентаризаций. Если склад один, он не может остановиться, и кто-то остаётся на смене.
Транспорт решает время начала и конца
Сотрудники из регионов приезжают на автобусах, которые заказывает компания. Если последний автобус уходит в одиннадцать, программа заканчивается к десяти тридцати. Если магазины в Тарту, Пярну и Нарве, время в пути — три часа в одну сторону, и начало в семь вечера означает, что люди выехали в три дня.
Когда персонал распределён по городам, расписание мероприятия строится от расписания транспорта. Указываете время отправления автобусов из каждого города, считаете самую дальнюю точку, добавляете час на сбор — и получаете момент, когда можно начинать. Обратное направление проще: последний автобус уходит не позже полуночи, иначе водитель нарушает норму рабочего времени.
Некоторые компании снимают гостиницу и переносят отъезд на утро. Это убирает ограничение по времени, но добавляет строку в бюджет и вопрос, как занять людей до завтрака.
Зал под презентацию, а не только под банкет
Корпоратив розничной сети — это не только ужин. Это одна из двух или трёх встреч в году, когда весь персонал в одной комнате: управляющие магазинами, продавцы, логисты, головной офис. Руководство говорит о результатах, планах, награждает лучший магазин квартала. Значит, нужен экран, который виден с любого стола, и звук, который покрывает широкий зал без эха.
Большинство банкетных площадок рассчитаны на свадьбы и дни рождения — на застолье и танцы. Презентационная часть там не предусмотрена: экран маленький, стоит сбоку, проектор слабый, микрофон один и без подзвучки. Если зал длинный и низкий, звук с передних столов не доходит до задних, а если потолок высокий и голый — отражается и накладывается сам на себя.
Зал выбирается не по фотографии интерьера, а по пропорциям: ширине, длине, высоте потолка и расположению колонн. Квадратный зал озвучивается проще, чем вытянутый. Если помещение Г-образное или разделено перегородкой, половина гостей смотрит презентацию на втором экране, а это уже другое восприятие.
Когда площадка выбрана до согласования технической части, выясняется, что мощности не хватает, вводной кабель тонкий, а ближайшая точка подключения — в коридоре. Эти вопросы решаются, но не за день до мероприятия.
Формат: стоя, сидя или смешанный
Классический корпоратив — это банкет: столы, посадка, три перемены блюд. Он занимает три с половиной часа и требует, чтобы люди оставались на местах. Для компании, чьи сотрудники видятся раз в год, это потерянная возможность: продавец из Валги сидит с коллегами из Валги, управляющий из Таллинна — с таллиннским офисом, и вечер проходит в тех же кругах, что и рабочая неделя.
Альтернатива — коктейльный формат: высокие столы, лёгкая еда на подносах, свободное движение. Презентация идёт стоя, потом музыка и бар. Люди перемещаются, разговаривают с теми, с кем обычно общаются только по почте. Формат быстрее — два с половиной часа вместо четырёх — и дешевле, потому что не требует сервировки и официантов на каждый стол.
Смешанный вариант: лёгкий фуршет во время приветствия, презентация стоя или сидя, затем ужин и музыка. Он позволяет встроить протокол — награждения, речи, видеоролики — не растягивая вечер.
Решение зависит от того, сколько времени отведено на официальную часть и как компания относится к алкоголю. Если политика строгая, длинный банкет становится скучным. Если мягкая, стоячий формат работает лучше.
Программа и музыка
Презентация занимает от двадцати минут до часа. Дальше нужна либо развлекательная программа, либо музыка, либо и то, и другое.
Некоторые компании приглашают артиста — комика, кавер-группу, ведущего с конкурсами. Это работает, если зал больше ста человек и аудитория однородная по возрасту. Если в зале двадцатилетние продавцы и пятидесятилетние управляющие, половина программы пройдёт мимо половины гостей.
Музыка — более безопасный выбор. Диджей ставит фоновые треки во время ужина, потом переходит на танцевальные. Живая группа создаёт другую атмосферу, но требует больше места, времени на настройку и другого бюджета.
Есть компании, которые планируют мероприятие, а потом отдают техническую часть субподрядчикам, с которыми никогда не работали. Есть те, у кого свои люди приезжают, строят, озвучивают и остаются до конца. Разница не в цене — разница в том, что происходит, когда что-то идёт не так. Если звук пропадает за десять минут до презентации, важно, чтобы человек, который его чинит, был тем же, кто его ставил.
After 5 Events — это бригада, которая приехала утром. Не отдел продаж, который передал заказ дальше.
Что решить до звонка
Дата. Примерное количество гостей. Город или район, если место ещё не выбрано. Будет ли презентация и сколько человек выступает. Формат: сидя, стоя или оба. Сколько времени от начала до последнего автобуса.
Всё остальное обсуждается, но эти шесть пунктов — основа, от которой считается всё: зал, техника, персонал, транспорт и смета.