After 5 EventsДата и место уходят в январе
Лучшие загородные площадки в радиусе полутора часов от Таллинна бронируют в январе—феврале на июнь и июль. Если вы начинаете в апреле, выбор уже узкий, и вы подстраиваетесь под то, что осталось. Дата зависит от того, сколько магазинов работают по выходным и можно ли закрыть их все в будний день — если нет, то это суббота, и на субботу в сезон свободно почти ничего.
Второй вопрос после даты: крыша или шатёр. Погода в Эстонии в июне непредсказуема, и если у вас нет крыши, у вас есть запасной план на дождь. Шатёр — это крыша, но это ещё электрика, пол, отопление, если вечер холодный, и подъездные пути для фуры. Barn или зал в усадьбе снимают половину этих вопросов.
Автобусы и расписание
Если сотрудники едут из Тарту, Пярну, Нарвы, вы заказываете автобусы, и автобусы определяют, во сколько начинается день и во сколько он кончается. Выезд из регионов в семь утра, прибытие к десяти, programme до вечера, ужин, вечеринка, отъезд в полночь или ночёвка — это разные сценария, и cada влияет на площадку.
Если ночёвка, нужны номера или домики на всех, и их количество на популярных базах ограничено. Если без ночёвки, вечер заканчивается в одиннадцать, и это нужно заложить в тайминг, потому что автобус в полночь означает, что в половине двенадцатого все уже стоят у выхода.
Презентация и звук для большого зала
Летние дни для розницы почти всегда включают официальную часть: результаты года, планы, награждение лучших магазинов. Это означает сцену или хотя бы возвышение, экран, который виден с последнего ряда, микрофон, который слышен без эха, и свет, при котором спикера видно.
Широкий низкий зал — худший случай для звука. Звук идёт в стены и возвращается, речь превращается в кашу, и к середине выступления половина зала перестаёт слушать. Это лечится расстановкой колонок и правильным микрофоном, но это не решается на месте — это нужно закладывать, когда выбираете зал.
Если зал большой, один экран недостаточно. Нужны два по бокам сцены или два экрана плюс центральный — иначе сотрудники с краёв ничего не видят и смотрят в телефоны.
Активности днём и техника вечером
День обычно заполняют активностями: верёвочный парк, командные игры на улице, мастер-классы, квесты. Это часть, которую организуют либо сами площадки, либо отдельные подрядчики. Здесь важно понимать, что если active programme кончается в шесть, а ужин в семь, между ними час, когда люди переодеваются, и этот час нужно чем-то занять — или сделать его короче.
Вечером нужна вечеринка, и вечеринка в зале на двести человек — это полноценный sound and light. Если это сарай или шатёр, туда завозят всё: пульт, колонки, свет, провода, и делают это за несколько часов до начала. Если площадка в лесу, first question — где электрощиток и тянет ли он нагрузку. Если не тянет, нужен генератор, и генератор заказывается заранее.
Кейтеринг, семьи и утро после
Если с сотрудниками приезжают семьи, programme делится: детям нужна своя зона и свои активности, взрослым нужно место, где можно просто сидеть и разговаривать, не участвуя в квестах. Ужин в этом случае длиннее и спокойнее.
Питание — это отдельная статья и отдельный подрядчик, если площадка не готовит сама. Летом это часто grill на улице, но если дождь, нужно либо навес, либо план Б в помещении. Breakfast после ночёвки кажется мелочью, но это момент, когда все собираются перед отъездом, и если завтрак затягивается, автобусы уходят позже, и люди приезжают домой позже.
Два типа подрядчиков
Есть компании, которые принимают заявку, составляют programme, а дальше пересылают задачу субподрядчикам: один привозит звук, другой свет, третий ведёт, четвёртый играет. Координатор знает, что должно произойти, но не знает, как эти люди работают, потому что видит их в первый раз.
Есть другой тип: бригада, которая даёт расчёт, сама строит, сама работает на месте и сама отвечает, если что-то идёт не так. Провода укладывает тот, кто их потом подключает. Свет вешает тот, кто будет им управлять вечером. Это видно не в договоре — это видно в том, как быстро монтируется конструкция и насколько спокойно она работает, когда зал уже полон.
Что решить до звонка
Вы сейчас стоите перед несколькими решениями. Первое: дата и готовность к тому, что выбор площадок уже сузился. Второе: формат — один день или с ночёвкой, и сколько автобусов. Третье: есть ли в программе официальная часть, и если да, то зал должен её выдержать технически.
Когда эти три вещи ясны, можно звонить. Этот текст написала команда After 5 Events — та часть компании, которая строит площадку и управляет техникой. Мы работаем с летними днями каждый сезон, и мы знаем, какие вопросы задавать первыми.