After 5 EventsДата и время — от графика магазинов, не от желания
Декабрь для розничной сети — это пик. Корпоратив переносится на ноябрь или на январь, когда можно закрыть все точки на день или собрать людей после смены. Если мероприятие начинается днём, учитывается время в пути из самого дальнего города — автобус выезжает рано утром, прибывает к десяти. Если вечером, то после закрытия последнего магазина, и тогда программа сжимается: три часа на всё, включая ужин и дорогу обратно.
Расписание утверждается до выбора площадки. Площадка под него подбирается, а не наоборот.
Активность — это содержание, но не весь день
Тимбилдинг обычно покупается готовым блоком у компании, которая этим занимается: квест, верёвочный парк, кулинарный мастер-класс. Длится два-три часа. Организатор обеспечивает помещение, регистрацию, кофе до начала и переход к ужину.
Ошибка — спланировать активность и забыть про вечер. Вечер запоминается, потому что люди наконец разговаривают не по делу. Если после квеста все молча ужинают и расходятся, день провален.
Презентация — это часть программы, и под неё нужен звук
Розничная сеть собирает людей не только ради активности. Директор или HR выступают с итогами года, объявляют планы, награждают лучший магазин. Это десять-пятнадцать минут, но они требуют экрана, который виден с последнего ряда, и звука, который покрывает широкий зал без эха.
Большинство площадок предлагают проектор и колонку. Этого хватает для двадцати человек за столом, но не для ста в банкетном зале. Если презентация идёт до ужина, люди стоят или сидят рядами — звук настраивается под это. Если во время ужина — микрофон должен перекрывать шум тарелок, и тогда нужна отдельная линия.
Стоит уточнить заранее: кто привозит оборудование, кто его подключает и кто переключает слайды. Если площадка говорит «у нас всё есть», стоит спросить, на сколько человек это «всё» рассчитано.
Помещение — под количество людей и формат ужина
Сто человек помещаются в зал, но не любой зал под них подходит. Если ужин банкетный — нужны столы, стулья, расстояние между рядами и доступ к кухне. Если фуршет — люди стоят, двигаются, нужно больше площади и меньше мебели. Если танцпол — он либо был заложен сразу, либо его освобождают, убирая часть столов после второй перемены блюд.
Зал с низким потолком и мягкой мебелью глушит звук. Зал со стеклянными стенами и кафельным полом звук отражает, и тогда разговор за соседним столом заглушает музыку. Это решается на этапе выбора помещения или компенсируется оборудованием.
Транспорт — это часть программы, а не приложение к ней
Если сотрудники едут из нескольких городов, автобусы заказываются заранее с точным временем подачи и обратного рейса. Водитель должен знать, где его ждут и куда везти. Если мероприятие заканчивается поздно, последний автобус не может уйти раньше, чем разъедутся все.
Некоторые площадки находятся за городом, и тогда такси вызвать сложно. Это уточняется до подписания договора.
Еда и напитки — под длину программы и время года
Если день начинается в десять, к приезду автобусов должен быть кофе. Если активность идёт три часа, между ней и ужином нужна пауза с водой и лёгкими закусками. Если ужин в январе и площадка за городом — горячее подаётся горячим, а холодное не стоит на столах с самого начала.
Меню согласовывается с площадкой или кейтерингом заранее. Если часть сотрудников не ест мясо или соблюдает пост, альтернатива закладывается в заказ, а не решается на месте.
Подрядчик — свой или чужой
Существует два типа агентств. Первые планируют мероприятие и пересылают бриф субподрядчикам, с которыми никогда не работали рядом, зарабатывая на каждой строке. Вторые приезжают своими людьми: те, кто дал смету, собирают конструкции, настраивают звук и остаются до конца.
Разница проявляется в момент, когда что-то идёт не так. Если экран не включается за десять минут до презентации, первый тип звонит кому-то, кто звонит кому-то ещё. Второй тип чинит.
Что решить до звонка
Дата, примерное количество людей и город. Формат ужина — банкет, фуршет или вообще без ужина. Есть ли презентация и нужен ли звук. Кто везёт людей и откуда. Нужна ли музыка после ужина, и если да — фоновая или танцевальная.
Всё остальное уточняется в разговоре, но эти шесть пунктов определяют помещение, и помещение в ноябре-январе бронируется за месяц, а иногда за два.
Этот текст написан бригадой After 5 Events — теми, кто приезжает с оборудованием, собирает, настраивает и остаётся до погрузки.