After 5 EventsСначала формат, потом всё остальное
Корпоратив без повода в календаре даёт свободу и одновременно забирает шаблон. Нет программы, которая досталась от прошлых лет. Нет понимания, стоять или сидеть, два часа или четыре, выступления или только музыка.
Решение принимается исходя из того, что именно вечер должен сделать. Если цель — чтобы половина команды, которая пришла за последний год, наконец познакомилась со второй половиной, нужен формат, в котором люди двигаются. Фуршет на террасе, коктейльные столы, зона с музыкой и зона без — чтобы тот, кто хочет говорить, мог говорить, и тот, кому нужно просто постоять рядом с коллегой, не чувствовал себя обязанным.
Если вечер готовится под съёмку — для инвесторов, для соцсетей, для найма — пространство должно читаться на камеру. Это не про красоту, а про узнаваемость: видно ли логотип, не сливается ли задний план, достаточно ли света для телефонов, которыми будут снимать гости.
Место выбирают по двум параметрам: вместимость и запас
Команда из двадцати человек помещается почти везде. Команда из восьмидесяти — уже нет, и выбор сужается до площадок, которые могут держать сто человек стоя или шестьдесят сидя.
Но дело не только в числе. Стартапу нужна площадка, которая выдержит изменение плана. Дата сдвигается на две недели из-за релиза продукта — место должно подтвердить новую. Список гостов вырос на тридцать процентов за неделю — зал должен растянуться или должна быть терраса, куда можно вынести часть программы. Бюджет урезали вдвое накануне — подрядчик не должен исчезнуть.
Площадки, которые работают только по полному пакету и не пускают своих подрядчиков, для стартапа рискованны. Как только что-то меняется — а оно изменится — гибкости не остаётся.
Программа: короткая часть с микрофоном, длинная без
Гости стартапа терпят выступления ровно до того момента, как становится понятно, что следующие двадцать минут будут про цифры квартала или благодарности по списку. После этого они достают телефоны.
Если нужны выступления — основатели, результаты команды, анонс — их ставят в начало, одним блоком, не дольше получаса. Микрофон, проектор если нужен, свет на сцену. Всё это требует звука, который слышно, и экрана, который виден с последнего ряда. Если в зале колонны или низкий потолок, звук размазывается, и к третьему слайду половина зала перестаёт слушать.
Дальше музыка. Либо диджей, либо живая группа, и здесь выбор зависит не от бюджета, а от того, как команда обычно проводит вечера. Группа задаёт громкость и ритм — под неё либо танцуют, либо уходят курить. Диджей даёт диапазон: может играть тихо, пока гости едят, и поднять громкость к десяти.
Еда и бар: не экономить на том, что видно сразу
Стартап может урезать декор, отказаться от фотозоны, снять площадку на час меньше. Но если бар пустой в первые двадцать минут или канапе кончились через полчаса, все запомнят именно это.
Фуршет рассчитывают исходя из того, что треть гостей придёт голодной, потому что работала допоздна. Бар — из того, что очередь больше трёх человек убивает атмосферу. Это значит: два бармена на пятьдесят гостей, напитки открыты заранее, лёд в достатке.
Вегетарианцев и тех, кто не пьёт алкоголь, всегда больше, чем кажется на этапе планирования. Если их выбор — одно блюдо из двенадцати и газировка — они не скажут вслух, но заметят.
Два типа подрядчиков
Есть агентства, которые принимают бриф, составляют смету и передают её дальше по цепочке: одна компания привозит свет, другая — звук, третья — мебель. Координатор агентства видит техников в первый раз в день мероприятия. Когда что-то идёт не так — проектор не подключается, музыка запаздывает, микрофон фонит — решение занимает время, потому что каждый подрядчик отвечает только за свой участок.
Есть компании, чья бригада приезжает, монтирует, запускает и остаётся до конца. Тот, кто дал цену, стоит у пульта. Тот, кто обещал звук, его и настраивает. Если программа меняется за час до начала — микрофон переносят, свет перенаправляют, музыку сдвигают — без звонков наверх.
Разница не в цене. Разница в том, что происходит, когда план ломается.
Что решить до звонка
Примерная дата и примерное число гостей. Если дата может сдвинуться на месяц, это нормально, но площадку всё равно бронируют под первый вариант, потому что к сезону корпоративов залы заполняются за шесть недель.
Формат: стоя, сидя или смешанный. Нужны ли выступления и сколько времени они займут. Будет ли еда или только бар.
Бюджет — не точная сумма, а диапазон или хотя бы понимание, во что уложиться критично, а что можно убрать, если денег станет меньше.
Команда After 5 Events строит корпоративы под стартапы с того момента, как в Таллинне появились стартапы: мы знаем, что бюджет изменится, дата сдвинется и к списку гостей добавятся люди, о которых никто не думал на первой встрече. Работаем от этого, а не вопреки.